Заявки на аренду торговых площадей. Заявка на аренду помещения

Типы заявок, поступающих от арендаторов:

1. Срочный аварийный ремонт (выход из строя коммуникаций, поломка элементов помещения окна, двери и т.п.)
2. Текущий аварийный ремонт (устранения повреждений отделки и пр. не срочные работы)
3. Реконструктивные работы в помещении и на сетях в интересах арендатора. (прокладка доп. Коммуникаций, изменения в помещении)

Как ведется прием и учет заявок на объекте:

1. Журнал учета заявок находится на посту охраны для заявок 2 и 3 типа (не срочных). По всем вопросам исполнения заявок можно обращаться к администратору или управляющему.
2. Управляющий и администратор офисного центра - принимают любые заявки типа 1, типа 2 и 3, как в письменной так и в устной форме.
3. Пост охраны - принимает устные заявки по телефону и лично только типа 1 (аварийные).А также организует доступ к журналу заявок.

Кто финансирует исполнение заявок?

Тип 1 - за счет Арендодателя.
Тип 2 - за счет Арендодателя, за счет арендатора, смешанное. Решение о финансировании принимается в результате переговоров с Управляющим.
Тип 3 - за счет арендатора, смешанное. Решение о финансировании принимается в результате переговоров с Управляющим.

Сроки выполнения:

Тип 1 - немедленно.
Тип 2 - в плановые сроки, или по поступлению средств или то и другое.
Тип 3 - по поступлению средств, в договорные сроки.

Как происходит выполнение заявок?

Заявка типа 1. Выполняется немедленно за счет Арендодателя в любом случае, даже если авария произошла по вине арендатора. В последнем случае по представлению СТО управляющий выставляет арендатору претензию и производит расчеты в счет покрытия убытков. В представлении указывается характер происшествия, причины, выводы о виновности арендатора и сметный расчет затрат на восстановление.

Срок выполнения (начала работ): немедленно после поступления заявки.

Заявка типа 2 . Может выполняться как за счет Арендодателя так и за счет арендатора, возможны смешанные варианты. В этом случае сначала определяется сметный расчет работ и подрядчик для их выполнения, сроки выполнения. Порядок финансирования определяет управляющий. Он же выставляет арендатору счета и производит расчеты в счет выполненных работ.
Тип 3. Выполняется в основном только за счет арендатора, но возможны и смешанные варианты. В этом случае сначала определяется сметный расчет работ и подрядчик для их выполнения (своими силами или внешний подрядчик) и сроки выполнения. Порядок финансирования определяет управляющий. Он же выставляет арендатору счета и производит расчеты в счет выполненных работ.
Убедительная просьба для Арендаторов не общаться с работниками СТО по финансовым вопросам. Возможно недопонимание.

Список лиц, ответственных за прием заявок:

Типа 1. (аварийные)

1. Охрана на посту (круглосуточно).
2. Управляющий/ администратор (в рабочее время).
3. Служба СБ (в рабочее и дневное время).
4. Служба СТО напрямую (в рабочее и дневное время) - любой сотрудник в униформе.

Тип. 2 и 3. Управляющий, администратор.

Утвержденный порядок приема заявок:

Тип. 1 (аварийная) — принимается по телефону или лично любым сотрудником ОЦ «Олимпия», который немедленно связывается с соответствующей службой, с руководством и т.д.
Тип. 2 — фиксируется в существующем журнале.
Тип. 3 — в журнале не фиксируется. Оформляется письменная заявка и передается управляющему.