प्रिय पत्र नमूना. किसी संगठन को आधिकारिक पत्र कैसे लिखें
व्यवसाय दस्तावेज़— प्रबंधन गतिविधियों को अंजाम देने, सूचना रिकॉर्ड करने और प्रसारित करने का मुख्य साधन। दस्तावेज़ की सहायता से व्यावसायिक गतिविधियों का समन्वय किया जाता है और जानकारी संग्रहीत की जाती है। एक बड़े संगठन में, आमतौर पर निर्देश तैयार किए जाते हैं जो इंगित करते हैं कि कौन आधिकारिक तौर पर दस्तावेज़ लिखता है, कौन किसे और किस मामले में रिपोर्ट करता है, कौन किसको जानकारी प्रसारित करता है, आदि। सूचना के हस्तांतरण को औपचारिक बनाने के सबसे महत्वपूर्ण तरीकों में से एक मानक प्रपत्र (फॉर्म) हैं। फॉर्म का फायदा यह है कि इसे भरने वाले व्यक्ति को यह सोचने की जरूरत नहीं है कि कब, कैसे और कौन सी जानकारी देनी है। इस मामले में; इससे समय की काफी बचत होती है.
व्यावसायिक जीवन में पत्राचार का हिस्सा बहुत बड़ा है।
सही ढंग से संकलित, यह निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करता है:
- प्रस्तुति की विश्वसनीयता और निष्पक्षता;
- जानकारी की पूर्णता;
- प्रस्तुति की संक्षिप्तता (एक व्यावसायिक पत्र एक पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए);
- तर्क और कथन की कमी;
- प्रस्तुति का तटस्थ स्वर, लेकिन साथ ही सद्भावना, अशिष्टता और विडंबना की अनुपस्थिति, दिखावा, झूठी विनम्रता;
- स्थिति और तथ्यों के भावनात्मक-अभिव्यंजक मूल्यांकन के बजाय तार्किक साधनों का उपयोग।
व्यावसायिक पत्र कई प्रकार के होते हैं। इस प्रकार, चेतावनी, अनुस्मारक, निमंत्रण, पुष्टिकरण, इनकार, कवर पत्र, गारंटी, सूचना, अधिसूचना पत्र और आदेश वाले पत्रों को अनिवार्य लिखित प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है। उत्तर एक अनुरोध, अपील, प्रस्ताव, अनुरोध, मांग के साथ एक पत्र में लिखा जाना चाहिए।
व्यवसाय लेखन नैतिकता
एक व्यावसायिक पत्र के लेखक का अनादर, भले ही वह छिपा हुआ हो, प्राप्तकर्ता द्वारा हमेशा महसूस किया जाता है, जो संदेश को समझाने के प्रतीत होने वाले त्रुटिहीन तरीकों के बावजूद, पत्र और उसके लेखक के प्रति लगातार नकारात्मक रवैया बनाता है।
इनकार वाला पत्र पढ़ते समय आपको विशेष रूप से सावधान रहने की आवश्यकता है। आप ऐसे पत्र की शुरुआत इनकार के बयान से नहीं कर सकते। सबसे पहले, ठोस स्पष्टीकरण दिया जाना चाहिए। निम्नलिखित फ़ार्मुलों का उपयोग करें: "आपका अनुरोध निम्नलिखित कारणों से स्वीकार नहीं किया जा सकता..."; "दुर्भाग्य से, आपके अनुरोध को पूरा करना संभव नहीं है..."; "हमें गहरा खेद है, लेकिन हम आपके अनुरोध को पूरा नहीं कर सकते...", आदि। इस सूत्र का स्थान पत्र के अंतिम पैराग्राफ में है। इस मामले में, आपको नियम याद रखना चाहिए: "इनकार करते समय, किसी मित्र या ग्राहक को खोने से सावधान रहें।"
किसी अनुरोध को अस्वीकार करने या किसी प्रस्ताव को अस्वीकार करने वाले प्रतिक्रिया पत्र के लिए यहां एक नमूना योजना है:
- अनुरोध की पुनरावृत्ति - प्राप्तकर्ता को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उसका पत्र ध्यान से पढ़ा गया है और उसके अनुरोध का सार सटीक रूप से समझा गया है;
- किसी अनुरोध को क्यों स्वीकार नहीं किया जा सकता या किसी प्रस्ताव को स्वीकार क्यों नहीं किया जा सकता, इसके कारण बाद में इनकार के लिए प्राप्तकर्ता की तर्कसंगत और मनोवैज्ञानिक तैयारी है;
- किसी प्रस्ताव को अस्वीकार करने या अस्वीकार करने का विवरण एक अस्वीकृति सूत्र है।
व्यावसायिक पत्र भाषा
शिक्षाविद् डी.एस. रूसी भाषा के एक प्रतिभाशाली विशेषज्ञ लिकचेव ने अपने युवा सहयोगियों के लिए "वैज्ञानिक कार्यों की अच्छी भाषा पर" एक ज्ञापन में लिखा: "अच्छी भाषा पर पाठक का ध्यान नहीं जाता है। पाठक को केवल विचार पर ध्यान देना चाहिए, लेकिन उस भाषा पर नहीं जिसमें विचार व्यक्त किया गया है।
लेखन में आत्मविश्वास कई वर्षों के अनुभव से संभव है। सबसे पहले, विशेषज्ञों से व्यावहारिक सलाह लेने की सलाह दी जाती है:
- आपको सरल शब्दों का चयन करना चाहिए, लेकिन भाषा को ख़राब नहीं करना चाहिए;
- विशेषणों की तुलना में क्रियाओं का अधिक उपयोग करें: इस तरह पाठ गतिशील होगा और साथ ही सहज भी होगा;
- दूर से शुरू न करें, विषय से विचलित न हों, बहुत सारे विवरणों का वर्णन न करें;
- लंबे बयानों से बचें: वे असंबद्ध होते हैं, इसलिए आपको संक्षिप्त होना चाहिए और कम से कम अधीनस्थ उपवाक्यों का उपयोग करना चाहिए;
- एक वाक्यांश से दूसरे वाक्यांश में परिवर्तन तार्किक और स्वाभाविक होना चाहिए, "किसी का ध्यान नहीं";
- प्रत्येक लिखित वाक्यांश को कान से जांचें;
- न्यूनतम सर्वनामों का उपयोग करें जो आपको यह सोचने पर मजबूर करें कि वे क्या संदर्भित करते हैं, उन्होंने किस शब्द को "प्रतिस्थापित" किया है (विशेष रूप से लिखें, न कि "इसके बारे में," "वह," "वह/यह/वे," आदि)।
एक व्यावसायिक पत्र साक्षर और शैलीगत रूप से सही होना चाहिए।
व्यावसायिक पत्र का प्रारूपण
एक आधिकारिक पत्र हमेशा संगठन के लेटरहेड पर लिखा जाता है।
आउटगोइंग पत्र के ऊपरी बाएं कोने में (यानी संगठन से भेजा गया) आउटगोइंग नंबर इंगित किया गया है, जो संगठन के दस्तावेज़ लॉग में दर्ज किया गया है। पत्र लिखे जाने की तारीख अवश्य बतायी जानी चाहिए। ऊपरी दाएं कोने में संगठन का नाम (नाममात्र मामले में), प्राप्तकर्ता की स्थिति और उसका अंतिम नाम है। निचले बाएँ कोने में प्रबंधक की स्थिति, उपनाम और हस्ताक्षर हैं, और 2 सेमी नीचे - पत्र के निष्पादक का उपनाम (आद्याक्षर के बिना) और उसका टेलीफोन नंबर है।
मूलतः और दृष्टिगत रूप से, पत्र की सामग्री में कई खंड होते हैं: o पत्र का सूत्र - अनुरोध का सार क्या है; o अनुरोध का औचित्य; o सहायक जानकारी.
अपने प्रतिक्रिया पत्र में, उसके अंतिम पत्र का विनम्र संदर्भ अवश्य दें। यदि यह पत्र किसी विदेशी भागीदार के साथ पत्राचार खोलता है, तो आपको संगठन का परिचय देना होगा, अंतर्राष्ट्रीय गतिविधियों के क्षेत्र में उसके लक्ष्यों और उद्देश्यों का वर्णन करना होगा। पत्र का यह भाग अत्यंत संक्षिप्त है, क्योंकि संगठन के बारे में बुनियादी जानकारी पत्र के साथ संलग्न पुस्तिका (जिसका लिंक पत्र में आवश्यक है) में दी जानी चाहिए। ऐसा पत्र सहयोग के लिए आभार और/या भविष्य में ऐसी आशा की अभिव्यक्ति के साथ समाप्त होना चाहिए। एक सिद्ध सूत्र है "ईमानदारी से आपका (आपका नाम)।"
अच्छे लेखन के लिए बड़ी शब्दावली और उन्हें जोड़ने की क्षमता की आवश्यकता होती है, जिसके लिए काल्पनिक और गैर-काल्पनिक को व्यवस्थित और सावधानीपूर्वक पढ़ने की आवश्यकता होती है। मानवतावादी ज्ञान के निरंतर पोषण के बिना, एक पूर्ण नेता उभर कर सामने नहीं आएगा। यह प्रख्यात प्रबंधन विद्वान ली इयाकोका का निष्कर्ष है: "वर्षों से, जब मेरे बच्चे पूछते थे कि क्या पढ़ना है, तो मेरी निरंतर सलाह थी कि उन्हें मानविकी में एक अच्छी शिक्षा प्राप्त करने की आवश्यकता है... कुंजी एक मजबूत निर्माण करना है साहित्य के क्षेत्र में ज्ञान की नींव, मौखिक और लिखित भाषण में अच्छी तरह से महारत हासिल करना।
हाल ही में, व्यावसायिक पत्राचार में ई-मेल ने तेजी से महत्वपूर्ण स्थान ले लिया है। इसके लाभ स्पष्ट हैं: दक्षता, पहुंच और उपयोग में आसानी। यह याद रखना चाहिए कि इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार की अपनी बारीकियाँ होती हैं।
पत्र प्राप्त करना
- अपना ईमेल दिन में कम से कम 2 बार जांचें - सुबह और दोपहर में। अन्यथा, आप अन्य लोगों के काम को रोक सकते हैं और मुद्दों के समाधान में देरी कर सकते हैं;
- यदि आपको कोई पत्र प्राप्त हुआ है, तो इसका मतलब है कि किसी ने इसे भेजा है और किसी कारण से ऐसा किया है। अत: प्राप्त पत्रों को अवश्य पढ़ना चाहिए। बेशक, यहां स्पैम पर विचार नहीं किया गया है;
- यदि आप एक प्रबंधक हैं, तो आपका कार्य दिवस एक ईमेल क्लाइंट लॉन्च करके शुरू होना चाहिए जो पूरे दिन अनलोड नहीं होता है और स्वचालित रूप से मेल की जांच करता है। कम से कम हर 10 (या बेहतर 2 - 3) मिनट में मेल की स्वचालित डिलीवरी/प्राप्ति सेट करें;
- यदि आप बहुत व्यस्त हैं और आपको कोई पत्र प्राप्त हुआ है, तो मूल्यांकन करें कि यह किससे है, विषय है और इसे ध्यान से पढ़ें - इससे आपको जल्दी से यह समझने में मदद मिलेगी कि क्या पत्र को तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है या थोड़ा इंतजार करना पड़ सकता है;
- चीजों को आगे बढ़ाने और मेल ढेर जमा न करने का सबसे सरल और सबसे प्रभावी तरीका पत्रों का तुरंत जवाब देना है। इसलिए, यदि आप किसी बातचीत या अन्य गतिविधि में शामिल नहीं हैं जिसमें रुकावट बर्दाश्त नहीं होती है, तो तुरंत पत्र का जवाब दें।
फ़ील्ड "प्रति", "सीसी", "गुप्त प्रतिलिपि"
आपको "टू", "सीसी" और "बीसीसी" फ़ील्ड को समझना, याद रखना और सही ढंग से उपयोग करना चाहिए। पत्र प्राप्त होने पर आपके कार्य या प्राप्तकर्ता के कार्य इस पर निर्भर करते हैं।
- "किसके लिए"। यदि आप कोई प्रश्न भेजते हैं, तो आप "प्रति" फ़ील्ड में निर्दिष्ट प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं। यदि आप प्राप्तकर्ता हैं, तो आपको उत्तर अवश्य देना होगा। अर्थात्, पत्र और उसमें मौजूद जानकारी या प्रश्न सीधे इस क्षेत्र में दर्शाए गए प्राप्तकर्ता को संबोधित होते हैं।
- "कॉपी करें"। इस क्षेत्र में प्राप्तकर्ताओं को जानकारी के लिए एक पत्र प्राप्त होता है या उन्हें "गवाह के रूप में आमंत्रित किया जाता है।" प्रतियों के प्राप्तकर्ता को आम तौर पर पत्र का जवाब नहीं देना चाहिए। इसके अलावा, जब ऐसी कोई आवश्यकता होती है, तो "दखल देने के लिए क्षमा करें" वाक्यांश से शुरुआत करना विनम्र माना जाता है।
- "छिपी हुई प्रति"। यह तथ्य कि पत्र "गुप्त प्रति" फ़ील्ड में निर्दिष्ट व्यक्ति को भेजा गया था, मुख्य प्राप्तकर्ता या प्रतियों में मौजूद लोगों को पता नहीं चलेगा। इस फ़ील्ड का उपयोग सामूहिक मेलिंग के लिए भी किया जाता है ताकि आपकी पता पुस्तिका सभी प्राप्तकर्ताओं को ज्ञात न हो।
उत्तर देते समय, "सभी को उत्तर दें" बटन के बारे में न भूलें - यह प्रारंभिक पत्र प्राप्तकर्ताओं की प्रतियां सहेज लेगा और आपका उत्तर उनके पास से नहीं गुजरेगा। आप हमेशा अवांछित प्राप्तकर्ताओं को हटा सकते हैं या अन्य को जोड़ सकते हैं।
यदि प्राप्त पत्र में "टू" फ़ील्ड में दो से अधिक प्राप्तकर्ता हैं, तो इसका मतलब है कि इन दोनों संवाददाताओं या उनमें से किसी एक को जवाब देना होगा। तय करें कि किसे उत्तर देना चाहिए. हालाँकि, "टू" फ़ील्ड में दो से अधिक प्राप्तकर्ताओं वाले पत्र भेजते समय सावधान रहें: यदि आप सभी को एक पत्र भेजते हैं, तो आपको किसी से भी प्रतिक्रिया नहीं मिलने का जोखिम है।
विषय क्षेत्र
आपको यह फ़ील्ड ख़ाली नहीं छोड़नी चाहिए. जिन लोगों से आप पत्र-व्यवहार करते हैं, उन्हें एक दिन में सैकड़ों ईमेल प्राप्त हो सकते हैं और वे ईमेल की सामग्री के महत्व का त्वरित आकलन करने के लिए इस फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं।
विषय पंक्ति को संक्षेप में पत्र के विषय को प्रतिबिंबित करना चाहिए। "प्रश्न", "हैलो!" जैसे शीर्षक या खाली शीर्षकों से पता चलता है कि या तो आप नौसिखिया हैं, या व्यावसायिक पत्राचार में बुनियादी कौशल की कमी है।
"लेखन का महत्व"
यदि पत्र में तत्काल परिवर्तनों, अनुबंध के पाठ या अन्य जानकारी के बारे में जानकारी है जिस पर आपको पहले ध्यान देने की आवश्यकता है, तो "उच्च" महत्व का उपयोग करें, यह इनबॉक्स में पत्र को हाइलाइट करेगा।
- व्यर्थ में "उच्च" महत्व का प्रयोग न करें!
- किसी व्यावसायिक संवाददाता को लिखे गए व्यक्तिगत पत्र या मजाकिया और गैर-व्यावसायिक चित्र या लिंक वाले पत्र को "कम" महत्व के साथ चिह्नित किया जाना चाहिए।
प्रतिक्रिया लिखना
- अभिवादन से शुरुआत करें, यह विनम्र है।
- व्यक्ति के साथ वही भाषा बोलें. यह न केवल रूसी/अंग्रेजी भाषा से संबंधित है, बल्कि पाठ के रूप से भी संबंधित है। किसी औपचारिक पत्र का अनौपचारिक उत्तर प्रतिवादी का अनादर है और किसी की अपनी निम्न संस्कृति का प्रदर्शन है।
- मोबाइल उपकरणों से ईमेल भेजते समय लिप्यंतरण का उपयोग न करें। यदि आपका ईमेल क्लाइंट रूसी भाषा का समर्थन नहीं करता है या एन्कोडिंग को दूषित कर देता है, तो कृपया अनुलग्नक में प्रतिक्रिया का पाठ संलग्न करें।
- एक व्यावसायिक पत्र सटीक, विशिष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए।
- शुद्धता- सटीक विवरण इंगित करें जिसका आप उल्लेख कर रहे हैं (उदाहरण के लिए, बैठक की तारीख, बैठक का एजेंडा आइटम, किसी अन्य ईमेल की तारीख और विषय, या फ़ाइल का नाम)।
- विशेषता- पत्र से यह स्पष्ट होना चाहिए कि प्राप्तकर्ता से वास्तव में क्या अपेक्षित है।
- संक्षिप्तता. जो स्पष्ट रूप से सोचता है वह स्पष्ट रूप से बोलता है, और आपका प्राप्तकर्ता इसे देखता है। इसलिए, आपको तीन वाक्यों में जो लिखा जा सकता है उसे तीन पन्नों पर नहीं लिखना चाहिए। एक संक्षिप्त व्यावसायिक पाठ सूखापन नहीं है, बल्कि समय की बचत और विचार की सटीकता है।
- यदि पत्र में कई प्रश्न, विषय या कार्य हैं, तो उनकी संरचना करें और उन्हें अलग करें। एक सतत "साबुन की धारा" को पढ़ना मुश्किल है और आप, वास्तव में, पत्र का मुख्य प्रश्न चूक सकते हैं।
- पत्र में किए गए अनुरोधों का यथासंभव सटीक उत्तर दें। किसी अनुरोध या कार्य का उत्तर है "चलो इसे करें!" अधूरा "हम इसे अमुक तारीख तक करेंगे," "इतने दिनों में," "अमुक घटना के बाद" एक अधिक निश्चित और सटीक उत्तर है।
- पाठ में त्रुटियाँ नहीं होनी चाहिए! टाइपो त्रुटियां भयानक नहीं हैं, लेकिन यदि आप प्रत्येक अक्षर में शब्दों की गलत वर्तनी करते हैं, तो यह बहुत जल्दी ध्यान देने योग्य हो जाता है और एक व्यावसायिक भागीदार के रूप में आपकी छवि पर नकारात्मक छाप छोड़ता है।
- आपने जो लिखा है उसे पढ़े बिना कभी भी पत्र न भेजें! अपना उत्तर पढ़ें और सुनिश्चित करें कि यह संक्षिप्त, सटीक, स्पष्ट, विशिष्ट और व्याकरण संबंधी त्रुटियों से मुक्त है। जांचें कि सभी आवश्यक प्राप्तकर्ता दर्शाए गए हैं और उन्हें "प्रति" और "सीसी" फ़ील्ड में सही ढंग से रखा गया है। व्याकरण संबंधी त्रुटियों की जाँच करें.
- मूल पत्र का पाठ उद्धृत करें.
- पूरा उद्धरण देते समय (यदि आपकी प्रतिक्रिया पूरे पत्र पर है), तो प्रतिक्रिया का पाठ पत्र की शुरुआत में लिखें, अंत में नहीं!
- यदि आपके उत्तर बिंदु-दर-बिंदु हैं, तो उद्धरण को ऊपर और नीचे रिक्त पंक्तियों से अलग करें।
संलग्नक
- अक्षरों के साथ EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR प्रारूपों में फ़ाइलें संलग्न न करें - कई ईमेल क्लाइंट या सर्वर ऐसे अनुलग्नकों को कसकर ब्लॉक कर देते हैं, और प्राप्तकर्ता उन्हें कभी नहीं पढ़ेगा। उन्हें एक संग्रह (ज़िप, रार) में पैक करें जैसे कि एक शेल में और उन्हें इस रूप में डालें।
- बिना किसी चेतावनी के 2-3 मेगाबाइट तक के अटैचमेंट भेजना सामान्य माना जाता है। यदि आप कोई बड़ा अनुलग्नक भेजना चाहते हैं, तो संवाददाता से जांच लें कि क्या ऐसी फ़ाइल उसके सर्वर से होकर गुजरेगी या उसके मेलबॉक्स में फिट होगी।
- संदिग्ध सामग्री के निवेश से बचें: सबसे पहले, आपका संवाददाता आपके स्वाद को साझा नहीं कर सकता है, और दूसरी बात, आप उस संगठन में काम करने वाले व्यक्ति के लिए परेशानी पैदा कर सकते हैं जहां मेल सेंसरशिप का उपयोग किया जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर
- इसका होना उपयोगी है (इसमें आपकी संपर्क जानकारी है) और यह एक अच्छा रूप है जो आपकी व्यावसायिकता को प्रदर्शित करता है।
- हस्ताक्षर 5-6 पंक्तियों से अधिक नहीं होना चाहिए। इसमें कम से कम आपका पहला और अंतिम नाम शामिल होना चाहिए। इसके अलावा, सलाह दी जाती है कि आप अपना टेलीफोन नंबर, ईमेल पता, कंपनी का नाम और भौतिक पता, साथ ही इसकी वेबसाइट का पता भी बताएं।
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए दो विकल्प हैं: पूर्ण हस्ताक्षर वाले पहल (स्वयं) पत्रों के लिए
एक व्यावसायिक पत्र की संरचना स्पष्ट होनी चाहिए, जिसके लाभ हैं:
- आपका समय और प्राप्तकर्ता का समय बचाना;
- गारंटी दें कि प्राप्तकर्ता पत्र पढ़ेगा और उसके सार को सही ढंग से समझेगा;
- एक समझदार, स्पष्ट उत्तर प्राप्त करना।
व्यावसायिक पत्र की संरचना
निवेदन
यह पत्र के शीर्षलेख में स्थित होता है और इसमें प्राप्तकर्ता का पद और पूरा नाम शामिल होता है। आधिकारिक व्यावसायिक पत्राचार के लिए, मानक पता "प्रिय" है, जो बड़े अक्षर से और पृष्ठ के केंद्र में लिखा जाता है। और फिर वे क्या लिखते हैं और किसे लिखते हैं इसके आधार पर बहुत सारे विकल्प होते हैं। इस प्रकार, रूस में लोगों को नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करने की प्रथा है, पश्चिमी कॉर्पोरेट संस्कृति वाली कंपनियों में - केवल नाम से। यदि आप अपने साथी को व्यक्तिगत रूप से जानते हैं, तो आप उसे इस तरह संबोधित कर सकते हैं: "प्रिय एंड्री पेट्रोविच," यदि आप नहीं जानते हैं, तो "प्रिय श्री स्मिरनोव।" वैसे, किसी व्यक्ति को संबोधित करते समय "मिस्टर" शब्द को छोटा करके "मिस्टर" नहीं किया जा सकता। और किसी भी परिस्थिति में आपको "प्रिय श्री ए.पी. स्मिरनोव" नहीं लिखना चाहिए। या तो "आंद्रे पेत्रोविच" या "मिस्टर स्मिरनोव"।
यदि आप राजघरानों, धार्मिक संप्रदायों के प्रतिनिधियों, राष्ट्रपतियों और विभिन्न देशों की संसदों के सदस्यों को नहीं लिख रहे हैं, तो अपने आप को भाग्यशाली समझें। उनके लिए आधिकारिक रूपांतरण सूत्र हैं, और प्रत्येक रैंक के लिए विशेष सूत्र हैं। ऐसा पत्र भेजने से पहले, ध्यान से जांच लें कि चयनित संदेश प्राप्तकर्ता की स्थिति से मेल खाता है या नहीं। यह याद रखना बहुत आसान है कि सैन्य कर्मियों को कैसे लिखना है: "प्रिय कॉमरेड कर्नल," भले ही यह कर्नल एक महिला हो। लेकिन पता "देवियों और सज्जनों" धर्मनिरपेक्ष है, और इसका उपयोग, मान लीजिए, फैशन सैलून के उद्घाटन के निमंत्रण के लिए करना बेहतर है। यदि आप किसी को व्यावसायिक प्रस्तुति के लिए आमंत्रित कर रहे हैं - उदाहरण के लिए, नई ड्रिलिंग रिग - तो, स्थापित प्रथा के अनुसार, सभी के लिए सामान्य संबोधन "प्रिय महोदय" का उपयोग किया जाता है। ऐसे में इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि इस संगठन में महिलाएं भी काम करती हैं.
उदाहरण:
सीईओ को
एलएलसी "कॉनकॉर्ड"
डोब्रोवोल्स्की पी.आई.
प्रिय पावेल इलिच!
या
प्रिय श्री डोब्रोवोल्स्की!
प्रस्तावना
पत्र का पहला पैराग्राफ बनता है, जो इसका उद्देश्य, वह कारण बताता है जिसने आपको इसे लिखने के लिए प्रेरित किया। प्रस्तावना पढ़ने के बाद, प्राप्तकर्ता को पत्र का सार समझना चाहिए। उदाहरण: मैं आपको फर्नीचर के उत्पादन के लिए कच्चे माल की गुणवत्ता पर अपना असंतोष व्यक्त करने के लिए लिख रहा हूं जो आपकी कंपनी हमें आपूर्ति करती है, और मैं आपके कार्यों पर भरोसा करता हूं इसका उद्देश्य स्थिति को जल्दी से बेहतर बनाना और हमें हुए नुकसान की भरपाई करना है।
उदाहरण:पिछले महीने में, इस वर्ष के दूसरे जून से शुरू होकर, आपके कच्चे माल के प्रत्येक बैच का 10-15% ख़राब है। इन तथ्यों को हमारी कंपनी के विशेषज्ञों द्वारा उचित रूप से प्रलेखित किया गया था। इस पत्र के साथ दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न हैं। दोषपूर्ण कच्चे माल की प्राप्ति के कारण हमारी कंपनी का घाटा लगभग 1 मिलियन रूबल है। हम पांच साल से कॉनकॉर्ड एलएलसी के साथ सहयोग कर रहे हैं, और अब तक हमारे पास शिकायत करने का कोई कारण नहीं है। ऐसे में हम अपने नुकसान की पूरी भरपाई पर जोर देते हैं.' यदि आवश्यक हुआ तो हम अस्वीकृत कच्चे माल की संयुक्त जांच कराने के लिए तैयार हैं।
निष्कर्ष
लिखी गई हर चीज़ का संक्षिप्त सारांश और पत्र के तार्किक निष्कर्ष के लिए आवश्यक है।
उदाहरण:मुझे यकीन है कि आप इस स्थिति को समझेंगे और निकट भविष्य में हमारा सहयोग सामान्य हो जाएगा।
हस्ताक्षर
पत्र प्राप्तकर्ता के हस्ताक्षर (स्थिति + पूरा नाम) के साथ समाप्त होता है, जिसके पहले मानक विनम्र फॉर्म "सम्मान के साथ" होता है। विकल्प भी संभव हैं: "ईमानदारी से आपका", "उत्पादक सहयोग की आशा के साथ", "आपके सहयोग के लिए आभार के साथ", आदि। किसी पत्र पर हस्ताक्षर करते समय, प्राप्तकर्ता और प्राप्तकर्ता के पद को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। महानिदेशक को संबोधित पत्र पर भी महानिदेशक या कम से कम उसके डिप्टी के हस्ताक्षर होने चाहिए। इस मामले में, हस्ताक्षर को उसके डिकोडिंग के अनुरूप होना चाहिए: वह स्थिति जब उप निदेशक निदेशक के अंतिम नाम के आगे एक स्लैश लगाता है और अपने नाम के साथ हस्ताक्षर करता है, अस्वीकार्य है।
उदाहरण:साभार, ज़रिया फ़र्निचर फ़ैक्टरी के जनरल डायरेक्टर ए.डी. किसेलेव
पी.एस
पोस्टस्क्रिप्ट (पी.एस.) - हस्ताक्षर के बाद पत्र के अंत में एक पोस्टस्क्रिप्ट - का उपयोग व्यावसायिक पत्राचार में बहुत कम किया जाता है। यह प्राप्तकर्ता को पत्र लिखे जाने के बाद हुई एक महत्वपूर्ण घटना के बारे में सूचित करने या उसे ऐसी जानकारी देने का कार्य करता है जो अप्रत्यक्ष रूप से पत्र के विषय से संबंधित है।
उदाहरण 1:पी.एस. मैं आपको सूचित करता हूं कि 3 घंटे पहले प्राप्त कच्चे माल के एक बैच में दोषों का प्रतिशत बढ़कर 17% हो गया है!
उदाहरण 2:पी.एस. हमारे कच्चे माल के स्वागत विभाग के प्रमुख कल 14:00 बजे आपके उद्यम में आपके विशेषज्ञों से मिलेंगे।
अनुप्रयोग
अनुलग्नक पत्र के मुख्य पाठ में एक वैकल्पिक जोड़ है और इसलिए अलग-अलग शीट पर तैयार किए जाते हैं - प्रत्येक अनुलग्नक अपनी शीट पर। इन्हें लिखने के कोई नियम नहीं हैं.
व्यावसायिक पत्राचार के लिए मानक वाक्यांश
नोटिस
- हम आपको सूचित करते हैं कि शिपमेंट में देरी...के कारण हुई...
- हम आपको सूचित करना चाहेंगे कि प्लांट प्रबंधन ने एक निर्णय लिया है...
- हम आपको सूचित करते हैं कि आपका प्रस्ताव स्वीकार कर लिया गया है।
- हम आपको सूचित करते हैं कि हम...
- हम आपको सूचित करना चाहते हैं कि...
- हम आपको सूचित करते हैं कि, दुर्भाग्य से, हम नहीं कर सकते...
उद्देश्यों की व्याख्या करने वाले अभिव्यक्तियों के मॉडल (मानक व्यावसायिक पत्र की शुरुआत में सबसे आम वाक्यांश)
- प्रोटोकॉल के अनुसार...
- संपत्ति की सुरक्षा को मजबूत करने के लिए...
- आपके अनुरोध के जवाब में...
- हमारी टेलीफोन बातचीत की पुष्टि करने के लिए...
- हमारे समझौते की पुष्टि करने के लिए...
- तकनीकी सहायता प्रदान करने के लिए...
- कठिन परिस्थिति के कारण...
- संयुक्त कार्य के संबंध में...
- ग्राहक के पत्र के अनुसार...
यदि लेखक एक कानूनी इकाई है, तो क्रियाएँ स्थानांतरित की जाती हैं:
- तीसरा व्यक्ति एकवचन, उदाहरण के लिए:
- ज़रीया पौधे को कोई फ़र्क नहीं पड़ता...
- रूसी-अंग्रेजी संयुक्त उद्यम सोयुज के ऑफर...
- नैव सहकारी गारंटी देता है...
- तीसरे व्यक्ति बहुवचन से, उदाहरण के लिए: ज़रिया संयंत्र की प्रबंधन और ट्रेड यूनियन समिति ईमानदारी से पूछती है...
- प्रथम व्यक्ति बहुवचन:
- कृपया...
- हमारी पुष्टि...
- हम सूचित करते हैं...
यदि लेखक एक व्यक्ति है, तो क्रियाएं स्थानांतरित की जाती हैं:
- प्रथम व्यक्ति एकवचन, उदाहरण के लिए:
- आपकी जानकारी के लिए…
- पूछना…
- मैं आपको सूचित कर रहा हूं...
- प्रथम व्यक्ति बहुवचन, उदाहरण के लिए:
- हमें मंजूर है...
- हमें आपका टेलीग्राम प्राप्त हो गया है...
- बधाई हो...
- हम समर्थन करते हैं...
अनुरोध
- कृपया कार्य की प्रगति जांचें...
- कृपया कार्यवाही करें…
- कृपया प्रदर्शन डेटा प्रदान करें...
दस्तावेज़ या भौतिक संपत्ति भेजना
- हम मशीन असेंबली चित्र भेजते हैं...
- हम आपकी रुचि के दस्तावेज़ पंजीकृत डाक से भेजते हैं...
- हम आपको हमारे द्वारा हस्ताक्षरित अनुबंध भेजते हैं...
पुष्टीकरण
- हम कृतज्ञतापूर्वक आपके आदेश की प्राप्ति स्वीकार करते हैं और इसके कार्यान्वयन के लिए आगे बढ़ते हैं...
- हम इसके लिए विशिष्टताओं की प्राप्ति की पुष्टि करते हैं...
- ज़रिया संयंत्र उपकरणों की आपूर्ति की शर्तों की पुष्टि करता है...
प्रस्ताव
- हम आपको पेशकश कर सकते हैं…
- हम आपको खरीदारी के लिए आमंत्रित करते हैं...
- हम आपकी अनुशंसा कर सकते हैं...
आमंत्रण
- हम आपको परियोजना की चर्चा में भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं...
- कृपया समस्या की चर्चा में भाग लें...
- हम आपकी कंपनी के एक प्रतिनिधि को यात्रा के लिए आमंत्रित करते हैं...
प्रस्ताव की अस्वीकृति और अस्वीकृति (परियोजना)
- निर्माण परियोजनाओं के लिए आपके द्वारा भेजी गई शीर्षक सूची का मसौदा निम्नलिखित कारणों से हमारे द्वारा अनुमोदित नहीं किया जा सकता है।
- आपका प्रस्ताव (परियोजना) निम्नलिखित कारणों से अस्वीकार कर दिया गया है...
अनुस्मारक
- हम आपको याद दिलाते हैं कि संयुक्त कार्य की योजना के अनुसार आपको...
- हम आपको याद दिलाते हैं कि... के अनुसार आपको...
- हम आपको याद दिलाते हैं कि आपका बकाया भुगतान...
- हम आपको याद दिलाते हैं कि पांडुलिपि जमा करने की समय सीमा समाप्त हो रही है...
गारंटी
- हम भुगतान की गारंटी देते हैं.
- हम समय सीमा की गारंटी देते हैं।
- हम उत्पादों की गुणवत्ता की गारंटी देते हैं।
अपनी ही स्थिति का विवेचन |
- इस मुद्दे पर हमारी अपीलों के सकारात्मक परिणाम नहीं निकले।
- हमें डिज़ाइन पर कोई आपत्ति नहीं है.
- निम्नलिखित कारणों से हम आपको सामान वितरित नहीं कर सकते:...
दूसरे पक्ष के कार्यों की व्याख्या
- इस तरह की देरी से हो सकता है...
- यह पूरी तरह से समझ से परे है कि आपका कारखाना सांचों को भेजने में देरी क्यों कर रहा है...
- आपने जो वादे किये थे, वे पूरे नहीं किये गये।
अंतिम शब्द
- हमें उम्मीद है कि हमारा अनुरोध पूरा होगा.
- हम आगे सहयोग की आशा करते हैं।
- सफलता की कामना के साथ.
- हम आपसे अनुरोध करते हैं कि आप अपनी प्रतिक्रिया में देरी न करें।
- प्रतिक्रिया में देरी (त्रुटि) के लिए कृपया हमें क्षमा करें।
व्यावसायिक पत्राचार के लिए नैतिक मानक
व्यावसायिक पत्राचार, मानवीय संपर्क के किसी भी अन्य रूप की तरह, नैतिक नियमों और मानदंडों के एक सेट पर आधारित है, जिनमें से मुख्य है "आपके साथी के लिए शुद्धता और सम्मान।" भले ही पत्र का उद्देश्य शिकायत व्यक्त करना हो, उसके पाठ में असभ्य शब्द या गलत अभिव्यक्ति नहीं होनी चाहिए जो आपके प्रतिपक्ष को अपमानित कर सकती हैं। अपने प्राप्तकर्ता की गरिमा बनाए रखने का ध्यान रखकर, आप अपनी गरिमा को सुरक्षित रखते हैं।
- संदेश की शुरुआत इनकार के बयान से करें। सबसे पहले, आपको लिए गए निर्णय की प्रेरणा बतानी चाहिए और यह स्पष्ट करना चाहिए कि कुछ परिस्थितियों में मुद्दे पर दोबारा विचार किया जा सकता है;
- प्रश्न के अपेक्षित परिणाम को प्राप्तकर्ता पर थोपें, उदाहरण के लिए: "कृपया अध्ययन करें और मुद्दे को सकारात्मक रूप से हल करें" या "कृपया इस उम्मीदवारी को मंजूरी दें"
- "तत्काल", "तत्काल", "कम समय में" शब्दों के साथ निर्णय लेते समय प्राप्तकर्ता को जल्दबाजी करने के लिए प्रोत्साहित करें। शिष्टाचार सूत्रों का उपयोग करना बेहतर है "मैं आपसे अमुक तारीख तक जवाब देने के लिए कहता हूं", "मैं आपसे आग्रह करता हूं कि आप मुझे तुरंत अपने निर्णय के बारे में सूचित करें"
- पत्र के पाठ में "मैं सावधानीपूर्वक अध्ययन करने का प्रस्ताव करता हूं..." जैसे शब्दों का परिचय देते हुए, प्राप्तकर्ता को उसकी काल्पनिक असावधानी, अक्षमता के बारे में संकेत देता हूं।
व्यावसायिक पत्र प्राप्तकर्ता के लिए नैतिक मानकों की दृष्टि से अनिवार्य आवश्यकताएँ हैं:
- प्रतिक्रिया फॉर्म को अस्वीकार करना, जिसमें अनुरोध पत्र या प्रस्ताव पत्र लेखक को प्रतिक्रिया जानकारी के साथ वापस कर दिया जाता है;
- भेजने वाले संगठन को त्वरित और स्पष्ट प्रतिक्रिया। देरी या प्रतिक्रिया की कमी को असहयोगी माना जा सकता है।
ऊपर सूचीबद्ध व्यावसायिक पत्राचार के नैतिक मानकों का पालन करने के लिए आपको कोई उपलब्धि हासिल करने की आवश्यकता नहीं होगी और समय के साथ यह आसान और अभ्यस्त हो जाएगा। इसके अलावा, यह आपको एक व्यवहारकुशल व्यक्ति के रूप में प्रतिष्ठा प्रदान करेगा और यहां तक कि आपको विरोधियों को सहयोगियों में बदलना भी सिखाएगा।
व्यावसायिक पत्र लिखने के सामान्य नियम
संरचना के अलावा, एक सक्षम व्यावसायिक पत्र का एक अन्य महत्वपूर्ण घटक इसका साफ-सुथरा डिज़ाइन है।
सूचना मेल
सूचना मेल- यह एक आधिकारिक पत्र है जो प्राप्तकर्ता को आधिकारिक जानकारी से अवगत कराता है।
समाचार पत्र की लंबाई एक पैराग्राफ से लेकर कई पृष्ठों तक होती है।
एक नियम के रूप में, सूचना पत्रों पर संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, और सामूहिक मेलिंग के मामले में (उदाहरण के लिए, कंपनी के सभी ग्राहकों को) उनमें मैन्युअल हस्ताक्षर बिल्कुल भी नहीं हो सकते हैं। सूचना पत्र अक्सर एक मानक के होते हैं प्रकृति।
एक पूछताछ- कोई आधिकारिक जानकारी या दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए भेजा गया एक आधिकारिक पत्र।
सामान्य तौर पर, पूछताछ पत्रों को अनुरोध पत्रों की तरह ही तैयार किया जाता है। अनुरोध पत्र पर आमतौर पर संगठन के प्रमुख या आधिकारिक तौर पर अधिकृत अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
अनुरोध पत्र के पाठ में सामग्री या जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता का औचित्य और अनुरोध का वास्तविक विवरण शामिल होना चाहिए।
अनुरोध पत्र के लिए प्रतिक्रिया पत्र की आवश्यकता होती है।
प्रतिक्रिया पत्र
प्रतिक्रिया पत्र एक सेवा पत्र है जो किसी पूछताछ पत्र या अनुरोध पत्र के जवाब के रूप में लिखा जाता है।
उत्तर नकारात्मक (अस्वीकृति पत्र) या सकारात्मक हो सकता है।
प्रतिक्रिया पत्र के पाठ में उसी भाषा और शब्दावली का उपयोग होना चाहिए जिसका उपयोग लेखक ने पहल पत्र में किया था, बशर्ते कि अनुरोध पत्र भाषा के संदर्भ में सही ढंग से लिखा गया हो।
आपको प्रतिक्रिया पत्र के पाठ में प्राप्त पत्र का लिंक शामिल नहीं करना चाहिए ("आपके पत्र दिनांक _______#__...")।
पहल पत्र के बारे में जानकारी प्रतिक्रिया पत्र की पंजीकरण संख्या में शामिल है। इनकार पत्र को इनकार के औचित्य के साथ शुरू करने की सलाह दी जाती है: "संबंध में...", चूंकि एक नकारात्मक प्रतिक्रिया को उचित ठहराया जाना चाहिए, आप ऐसा नहीं कर सकते बिना स्पष्टीकरण के किसी अनुरोध को अस्वीकार कर दें।
पुष्टिकरण पत्र
पुष्टिकरण पत्र एक आधिकारिक पत्र है जिसमें प्राप्तकर्ता पहले हुए समझौतों, इरादों, सूचना की प्राप्ति, दस्तावेजों या अन्य सामग्रियों आदि की पुष्टि करता है।
इस प्रकार के पत्र का मुख्य भाषा सूत्र है: "हम पुष्टि करते हैं (दस्तावेजों की प्राप्ति, प्रारंभिक सहमति, सहमति ...)।"
प्रारंभिक समझौते की पुष्टि करते समय, पत्र के पाठ में इसके सार को संक्षेप में रेखांकित किया जाना चाहिए।
यदि दस्तावेज़ों की प्राप्ति की पुष्टि हो गई है, तो आपको उनका नाम आदि बताना चाहिए। पुष्टिकरण पत्र एक अनुरोध, इच्छा या प्रस्ताव के साथ समाप्त हो सकता है।
शिकायत का पत्र
शिकायत पत्र एक पहल व्यावसायिक पत्र है, जिसका उद्देश्य प्राप्तकर्ता को शिकायत या असंतोष व्यक्त करना है।
निष्कर्ष में, स्थिति को सुधारने के लिए विशिष्ट इच्छाएँ या प्रस्ताव व्यक्त किए जाने चाहिए।
प्रत्याभूत के पत्र
गारंटी पत्रों का उद्देश्य लेखक (भेजने वाले संगठन) के कुछ वादों या शर्तों, इरादों या कार्यों की पुष्टि करने के लिए प्राप्तकर्ता को लिखित गारंटी प्रदान करना है, जो किसी न किसी तरह से प्राप्तकर्ता के हितों को प्रभावित करता है।
गारंटी पत्र किसी संगठन या व्यक्ति को संबोधित होते हैं। पत्र के पाठ में "गारंटी" शब्द का बिल्कुल भी उल्लेख नहीं किया जा सकता है, हालाँकि, पत्र एक गारंटी युक्त दस्तावेज़ बना रहेगा।
किए गए कार्य के लिए भुगतान, उसके पूरा होने का समय, कार्य की गुणवत्ता, उत्पाद की गुणवत्ता, उसकी डिलीवरी का समय, प्राप्त उत्पादों के लिए भुगतान आदि की गारंटी दी जा सकती है। ये पहलू सामग्री का निर्माण कर सकते हैं संपूर्ण पत्र या उसके घटक के रूप में पत्र के पाठ में शामिल किया जाना चाहिए।
गारंटी पत्र सशक्त रूप से कानूनी प्रकृति के होते हैं, जो संविदात्मक प्रकृति के दस्तावेजों की स्थिति के अनुरूप होते हैं। अक्सर, भुगतान की पुष्टि के लिए गारंटी पत्र जारी किए जाते हैं।
इस मामले में, अनुबंध संख्या और चालान को इंगित करना अनिवार्य है जिसके अनुसार भुगतान किया जाना चाहिए।
गारंटी पत्र स्पष्टता, सटीकता और स्पष्ट शब्दों से भिन्न होते हैं - चूंकि हम किसी संगठन या अधिकारी की ओर से प्राप्तकर्ता को गारंटी प्रदान करने के बारे में बात कर रहे हैं। इसमें निष्पादित किए जाने वाले ऑपरेशन के प्रकार का उल्लेख होना चाहिए।
ऐसे पत्र प्राप्तकर्ता को प्रदान की गई गारंटी के सार के विवरण के साथ शुरू हो सकते हैं, उदाहरण के लिए: "इस पत्र के साथ मैं गारंटी देता हूं..."।
अन्य मामलों में, गारंटी पत्र में प्राप्तकर्ता को कुछ गारंटी प्रदान करने के लिए अपनी तत्परता घोषित करने के लेखक के इरादे के पीछे के कारणों का विवरण हो सकता है। इस मामले में, संबंधित कथन अंतिम वाक्य में तैयार किया गया है, उदाहरण के लिए: "हम भुगतान की गारंटी देते हैं" या "मैं समय पर और पूर्ण भुगतान की गारंटी देता हूं।"
इस प्रकार के पत्रों की एक ख़ासियत लेखक के हस्ताक्षर (उदाहरण के लिए, किसी संगठन के निदेशक) के साथ-साथ एक अधिकारी के हस्ताक्षर की उपस्थिति है जो सीधे वित्तीय या अन्य मुद्दों के लिए जिम्मेदार है। यदि गारंटी पत्र किसी खरीदारी, प्रदान की गई सेवा आदि के भुगतान के दायित्व के रूप में भेजा जाता है, तो इसमें भुगतान करने वाले संगठन के बैंक विवरण का उल्लेख होना चाहिए।
गारंटी पत्र के मुख्य वाक्यांश में निम्नलिखित शब्द और अभिव्यक्तियाँ शामिल हो सकती हैं:
- हम स्नातक हुए...
- हम गारंटी देते हैं कि...
- भागीदार कंपनी गारंटी देती है...
- कृपया हमारे पते पर कैश ऑन डिलीवरी (गारंटी का प्रकार) भेजें...
- हम भुगतान की गारंटी देते हैं...
- हम इसके द्वारा गारंटी देते हैं...
सारांश
बायोडाटा एक प्रकार का व्यावसायिक पत्र है जिसका उद्देश्य किसी नियोक्ता को किसी विशेषज्ञ की सबसे पूर्ण और लाभप्रद प्रस्तुति प्रदान करना है।
बायोडाटा लिखते समय आपको कई नियमों का सख्ती से पालन करना चाहिए:
- अपना परिचय दें
- शिक्षा
- अनुभव
- क्या मुझे वांछित वेतन स्तर बताने की आवश्यकता है?
- क्या मुझे अपने बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता है?
- क्या आपको व्यक्तिगत विवरण चाहिए?
- अपने बायोडाटा को नियोक्ता की आवश्यकताओं के अनुरूप बनाएं
- व्यावसायिक यात्राओं के प्रति दृष्टिकोण
- सिफ़ारिशों की उपलब्धता
- कवर पत्र
सभी अवसरों के लिए ऐसा कोई एक बायोडाटा नहीं है और न ही हो सकता है जिसे बिना बदलाव के सभी कंपनियों को भेजा जा सके।
हर बार, आपको पहले यह सोचना चाहिए कि नई नौकरी में किन गुणों को महत्व दिया जाएगा, और उनके अनुसार अपने बायोडाटा में संशोधन करना चाहिए। बायोडाटा में प्रस्तुत जानकारी विश्वसनीय होनी चाहिए। अपने बायोडाटा में कोई खाली स्थान न छोड़ें।
और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि बायोडाटा छोटा होना चाहिए: एक से डेढ़ पेज से ज्यादा नहीं। स्पष्ट रूप से तैयार करने और संक्षेप में प्रस्तुत करने की आपकी क्षमता सामान्य संस्कृति के उच्च स्तर का संकेतक है।
आपके बायोडाटा पर एक फोटो होना स्वागत योग्य है।
- संगठन में तथ्य और काम की शर्तों की पुष्टि, धारित पदों और निष्पादित जिम्मेदारियों के बारे में संक्षिप्त जानकारी (एक निजी व्यक्ति से सिफारिश पत्र के लिए, यह पैराग्राफ इंगित करता है कि पत्र के लेखक को किस अवधि के लिए और किस क्षमता में पता है) अनुशंसित व्यक्ति)। जिम्मेदारियों की सूची में अनुशंसित व्यक्ति की योग्यताओं का उल्लेख होना चाहिए। यदि अनुशंसित व्यक्ति विभिन्न पदों पर कार्यरत है, तो प्रत्येक समय अंतराल के लिए धारित पदों और निष्पादित कार्य जिम्मेदारियों का डेटा दर्शाया जाता है। उदाहरण:सिदोरोव व्लादिमीर अलेक्जेंड्रोविच ने 12 मार्च 1998 से 16 मार्च 2002 तक वेक्टर कंपनी में काम किया, जिसमें 12 मार्च 1998 से 16 मार्च 2002 तक - व्यापार और क्रय विभाग के प्रबंधक के रूप में, 17 मार्च से 25 नवंबर 2002 तक - के रूप में काम किया। उसी विभाग में एक वरिष्ठ प्रबंधक। एक प्रबंधक के रूप में उनकी जिम्मेदारियों में घटकों की आपूर्ति को व्यवस्थित करना और एक वरिष्ठ प्रबंधक के रूप में - घटकों और उत्पादन की आपूर्ति करने वाली कंपनियों के बीच बातचीत को व्यवस्थित करना शामिल था।
- अनुशंसित पेशेवर, व्यावसायिक और व्यक्तिगत गुणों और संगठन में उनके काम के दौरान हासिल की गई सफलताओं का संक्षिप्त विवरण। आपको विश्वसनीय, सक्षम, कर्तव्यनिष्ठ आदि जैसे सामान्य शब्दों को त्याग देना चाहिए, और विशिष्ट तथ्यों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए जो अनुशंसित व्यक्ति को उसके पेशेवर गुणों और कुछ कार्यों से निपटने की क्षमता के संदर्भ में चित्रित करते हैं। यहां आप स्तरीय ज्ञान जैसी श्रेणियों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और बुनियादी कर्तव्यों को निभाने में कड़ी मेहनत, गैर-मानक कार्यों से निपटने की क्षमता, सरलता, पहल, सीखने की क्षमता, विभिन्न परिस्थितियों में अनुकूलन करने की क्षमता, भावनात्मक स्थिरता, नेतृत्व गुण। यहां आप अनुशंसित व्यक्ति की अनुमानित तुलना भी दे सकते हैं अपने सहयोगियों के काम के साथ काम करें, सबसे महत्वपूर्ण उपलब्धियों, उनके द्वारा व्यक्तिगत रूप से विकसित और कार्यान्वित की गई परियोजनाओं को इंगित करें। उदाहरण:उन्होंने स्वतंत्र रूप से सॉफ्टवेयर में महारत हासिल की, स्वतंत्र रूप से और सफलतापूर्वक व्यापार वार्ता आयोजित की, अपने अधीनस्थों की प्रभावी ढंग से निगरानी की, आदि।
- नौकरी बदलने के कारण (संगठन छोड़ना, दूसरी जगह जाना)। यह संगठन की प्रोफ़ाइल में परिवर्तन, किसी प्रभाग को बंद करना, संगठन में कार्मिक परिवर्तन, निवास स्थान में परिवर्तन आदि हो सकता है।
- निष्कर्ष. अनुशंसित व्यक्ति की योग्यता, व्यावसायिक गुण, रचनात्मक क्षमता और कैरियर के अवसरों का संक्षिप्त और विशिष्ट मूल्यांकन। किसी विशिष्ट पद या पदों पर कब्जा करने के लिए सिफारिशें (कुछ मामलों में, यहां यह इंगित करना उचित है कि आप वांछित पद के लिए किसी व्यक्ति की किस हद तक सिफारिश करते हैं: बिना शर्त, दृढ़ता से, कुछ आरक्षणों के साथ, अनुशंसा न करें)। उदाहरण:व्लादिमीर अलेक्जेंड्रोविच सिदोरोव प्रौद्योगिकी में पारंगत हैं... (सर्वर सॉफ़्टवेयर के साथ काम करने का व्यापक अनुभव है... या... स्वतंत्र रूप से कॉर्पोरेट ग्राहकों के साथ काम कर सकते हैं... आदि)। मेरा मानना है कि श्री सिदोरोव एक विभाग प्रमुख के कर्तव्यों को प्रभावी ढंग से निभा सकते हैं, एक विभाग प्रमुख, एक मध्य-स्तरीय उद्यम के कंप्यूटिंग विभाग के उप प्रमुख के रूप में काम कर सकते हैं।
- पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का संपर्क विवरण। यह बिंदु निजी व्यक्तियों द्वारा लिखे गए अनुशंसा पत्रों के लिए विशेष रूप से प्रासंगिक है, क्योंकि यह बहुत संभव है कि एक नया नियोक्ता, अनुशंसा पत्र पढ़ने के बाद, कुछ विवरण स्पष्ट करना चाहेगा।
प्रेस विज्ञप्ति
एक प्रेस विज्ञप्ति मीडिया के लिए एक सूचना संदेश है, जिसका उद्देश्य मीडिया में इस घटना के कवरेज को अधिकतम करने के लिए एक निश्चित घटना (घटित या आगामी) पर ध्यान आकर्षित करना है।
प्रेस विज्ञप्तियाँ कंपनियों और संगठनों की प्रेस सेवाओं द्वारा संकलित और भेजी जाती हैं और उनके कुछ लेखन नियम होते हैं:
- दस्तावेज़ के शीर्षलेख में "प्रेस विज्ञप्ति" शब्द अवश्य दर्शाया जाना चाहिए और इसके वितरण की तारीख भी दर्शाई जानी चाहिए;
- प्रेस विज्ञप्ति के शीर्षक में उसका विषय और सूचना संदेश का संदेश यथासंभव स्पष्ट रूप से प्रतिबिंबित होना चाहिए;
- प्रेस विज्ञप्ति शीर्षक का सार उपशीर्षक में अधिक विस्तार से प्रकट किया जा सकता है (हालांकि, इसकी उपस्थिति आवश्यक नहीं है);
- प्रेस विज्ञप्ति के पहले पैराग्राफ में आवश्यक रूप से निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए: क्या, कहाँ और कब हुआ (होगा);
- प्रेस विज्ञप्ति का आकार टाइप किए गए पाठ के डेढ़ पेज से अधिक नहीं होना चाहिए। इस मामले में, अपने आप को एक पृष्ठ तक सीमित रखने की सलाह दी जाती है, जिसमें संगठन के लेटरहेड के हस्ताक्षर और पादलेख शामिल हैं;
- प्रेस विज्ञप्ति में समाचार निर्माताओं के उद्धरण शामिल हो सकते हैं - संगठन के जिम्मेदार वक्ता;
- प्रेस विज्ञप्ति संगठन के लेटरहेड पर तैयार की गई है;
- प्रेस विज्ञप्ति के हस्ताक्षर में उस संपर्क व्यक्ति का पूरा नाम अवश्य दर्शाया जाना चाहिए जो प्रेस विज्ञप्ति के विषय पर अतिरिक्त जानकारी प्रदान कर सकता है, और उसकी संपर्क जानकारी: टेलीफोन (अधिमानतः मोबाइल), ई-मेल, आईसीक्यू नंबर।
बधाई पत्र
"बधाई" प्रारूप व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्राचार की श्रेणी से संबंधित है।
इसे ग्रीटिंग फॉर्म या पोस्टकार्ड पर तैयार किया जाता है, और इसकी तैयारी में एक रचनात्मक दृष्टिकोण अपनाया जा सकता है और होना भी चाहिए। यह पत्र के पाठ और उसके डिज़ाइन दोनों पर लागू होता है।
बधाई व्यक्तिगत (जन्मदिन मुबारक) या सामूहिक (उदाहरण के लिए, नया साल मुबारक) हो सकती है।
पहले मामले में, प्राप्तकर्ता का पता व्यक्तिगत होना चाहिए - नाम और संरक्षक के अनुसार; दूसरे मामले में, यह सामान्य हो सकता है, उदाहरण के लिए, "प्रिय मित्रों!"
दोनों ही मामलों में, प्रेषक को व्यक्तिगत रूप से बधाई पर हस्ताक्षर करना होगा (सामूहिक बधाई भेजते समय एक प्रतिकृति का उपयोग किया जाता है)।
व्यक्तिगत बधाई
सामूहिक अभिनंदन
निमंत्रण पत्र
"निमंत्रण" प्रारूप व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्राचार की श्रेणी से संबंधित है।
यह आधिकारिक लेटरहेड या पोस्टकार्ड पर जारी किया जाता है और इसका उद्देश्य प्राप्तकर्ता को एक विशेष कार्यक्रम के बारे में सूचित करना होता है जिसमें उसे भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है।
निमंत्रण में कार्यक्रम के स्थान और समय के साथ-साथ उसके नाम की जानकारी भी होनी चाहिए।
निमंत्रण में स्वीकार्य ड्रेस कोड (उदाहरण के लिए, काला और टाई), साथ ही उन व्यक्तियों की संख्या का उल्लेख होना चाहिए जिन पर निमंत्रण लागू होता है।
एक नियम के रूप में, निमंत्रण व्यक्तिगत प्रकृति का होता है, लेकिन सार्वजनिक कार्यक्रमों के दौरान यह अवैयक्तिक हो सकता है।
व्यक्तिगत निमंत्रण
सामूहिक निमंत्रण
आभार पत्र
"धन्यवाद" प्रारूप व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्राचार की श्रेणी से संबंधित है और इसका उद्देश्य प्राप्तकर्ता के प्रति आभार व्यक्त करना है।
एक नियम के रूप में, आभार संगठन के आधिकारिक लेटरहेड पर जारी किया जाता है, लेकिन पोस्टकार्ड के रूप में भी जारी किया जा सकता है।
धन्यवाद पत्र का पाठ उस घटना के संदर्भ में संक्षिप्त, मैत्रीपूर्ण और आधिकारिक शैली में लिखा गया है जिसने प्रेषक को प्राप्तकर्ता के प्रति अपना आभार व्यक्त करने के लिए प्रेरित किया। यदि वांछित हो, तो प्राप्तकर्ता की अन्य खूबियाँ भी सूचीबद्ध की जा सकती हैं। आभार प्रेषक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर और, कुछ मामलों में, संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।
उदाहरण: ग्रेट ब्रिटेन के प्रधान मंत्री का यूएसएसआर के पीपुल्स कमिसर्स काउंसिल के अध्यक्ष को संदेश (25 अप्रैल, 1942) “23 अप्रैल के आपके संदेश के लिए मैं आपका बहुत आभारी हूं। हम निश्चित रूप से श्री मोलोटोव की यात्रा का स्वागत करेंगे, जिनके साथ मुझे यकीन है कि हम कई उपयोगी काम कर सकते हैं। मुझे बहुत ख़ुशी है कि आपको इस यात्रा की अनुमति देना संभव लगा, मुझे यकीन है कि यह बहुत मूल्यवान होगी।”
शोक पत्र
"शोक" प्रारूप व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्राचार की श्रेणी से संबंधित है और इसका उद्देश्य किसी अन्य दुखद घटना या हानि के संबंध में प्राप्तकर्ता के प्रति सहानुभूति और समर्थन व्यक्त करना है।
शोक संदेश लिखते समय, सही ईमानदार शब्दों का चयन करना बहुत महत्वपूर्ण है जो वास्तव में प्राप्तकर्ता को उसके दुःख में सहारा दे सके।
साथ ही, जो कुछ हुआ उसके संबंध में अपनी भावनाओं और अनुभवों को व्यक्त करना भी महत्वपूर्ण है।
शोक संदेश आधिकारिक लेटरहेड या एक विशेष पोस्टकार्ड पर विवेकपूर्ण, सही शैली में जारी किए जाते हैं और प्रेषक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होते हैं।
व्यावसायिक पत्र- संचार के लिए उपयोग किया जाने वाला एक दस्तावेज़, दो संवाददाताओं के बीच दूरी पर सूचना का प्रसारण, जो कानूनी संस्थाएं और व्यक्ति दोनों हो सकते हैं।
अपनी गतिविधियों की प्रकृति के कारण, एक प्रबंधक या प्रबंधन विशेषज्ञ को बहुत सारे व्यावसायिक पत्र लिखने की आवश्यकता होती है।
व्यावसायिक पत्रों में विशेषताएँ, बायोडाटा, अनुशंसा पत्र, अनुस्मारक और कृतज्ञता पत्र, साक्षात्कार या प्रस्तुति के लिए निमंत्रण पत्र, इनकार पत्र, दावे के बयान, शिकायतें आदि शामिल हैं।
बिजनेस लेटर सही तरीके से कैसे लिखें
- व्यावसायिक पत्र के लिए कागज अच्छी गुणवत्ता का, बिल्कुल साफ, करीने से कटा हुआ होना चाहिए;
- यह वांछनीय है कि व्यावसायिक पत्र प्रपत्र में संगठन का लोगो, उसका पूरा नाम, डाक और तार पते, टेलीफोन, फैक्स, ईमेल और बैंक विवरण शामिल हों;
- आधिकारिक व्यावसायिक पत्र शीट के सामने की ओर बिना किसी निशान के मुद्रित होते हैं; पहले को छोड़कर सभी पृष्ठ अरबी अंकों से क्रमांकित हैं;
- शीट के बाईं ओर हाशिये की चौड़ाई कम से कम 2 सेमी होनी चाहिए, पैराग्राफ एक लाल रेखा से शुरू होता है जिसमें रेखा के बाएं किनारे से पांच अंतराल पीछे हटते हैं; पाठ डेढ़ से दो अंतराल पर मुद्रित होता है; शब्दों को लपेटने से बचने की सलाह दी जाती है;
- व्यावसायिक पत्र के ऊपरी दाएं कोने में, भेजने वाले संगठन के पते के नीचे, तारीख इंगित की जाती है, अधिमानतः पूरी तरह से (उदाहरण के लिए, 2 जनवरी, 2007);
- संगठन का नाम या उस व्यक्ति का उपनाम और पता जिसे व्यावसायिक पत्र भेजा गया है, शीट के बाईं ओर लिखा गया है;
- नीचे, पंक्ति के किनारे से या शीट के केंद्र में, एक विनम्र पता लिखा है; उदाहरण के लिए, "प्रिय इवान इवानोविच"; किसी संबोधन के बाद अल्पविराम की आवश्यकता होती है, लेकिन अगले वाक्यांश को लाल रेखा और बड़े अक्षर से शुरू करने के लिए अक्सर विस्मयादिबोधक बिंदु का उपयोग किया जाता है;
- व्यावसायिक पत्र सहयोग के लिए कृतज्ञता के शब्दों और इसकी निरंतरता के लिए आशा व्यक्त करने के साथ समाप्त होता है;
- अंतिम विनम्रता वाक्यांश के बाद, हस्ताक्षर को शीट के दाईं ओर रखा जाता है, उदाहरण के लिए, "सम्मान के साथ...", हस्ताक्षरकर्ता का उपनाम उसके हस्तलिखित हस्ताक्षर के नीचे मुद्रित होता है;
- सभी प्रकार के आने वाले पत्राचार पर संकल्प पेंसिल या कागज की अलग शीट पर किया जाना चाहिए; एक व्यावसायिक पत्र को अंदर के पाठ के साथ मोड़ा जाता है, और सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक पत्रों को मोड़ा नहीं जाता है, जिसके लिए उन्हें बड़े मोटे लिफाफे में भेजा जाता है;
- एक टेलीग्राफ अनुरोध का उत्तर 3 दिनों के भीतर दिया जाना चाहिए, एक व्यावसायिक पत्र - 10; यदि अनुरोध पर विस्तृत विचार की आवश्यकता है, तो 3 दिनों के भीतर आपको सूचित करना चाहिए कि व्यावसायिक पत्र पर विचार कर लिया गया है और 30 दिनों के भीतर अंतिम प्रतिक्रिया दें।
- विचारों की प्रस्तुति की सटीकता और स्पष्टता - छोटे शब्द, छोटे वाक्यांश, छोटे पैराग्राफ
- समझने के लिए पाठ की अधिकतम पहुंच, सरल वाक्यांशों का उपयोग जो सार को सटीक और स्पष्ट रूप से व्यक्त करते हैं
- साक्षरता
- यथार्थता
पत्र अनादि काल से लिखे जाते रहे हैं और आज भी लिखे जा रहे हैं। वे लोगों के बीच संचार के लिए एक उपकरण के रूप में काम करते हैं, वार्ताकार को सार को स्पष्ट रूप से बताने में मदद करते हैं, जो इसे लिखने का कारण था। इस लेख में हम कई प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार को देखेंगे और सीखेंगे कि व्यावसायिक पत्रों को सही ढंग से कैसे लिखा जाए।
किसी भी व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको उसके सार को स्पष्ट रूप से बताने और उसकी सही संरचना करने में सक्षम होना चाहिए। व्यावसायिक पत्राचार आपके अपने लोगो और पते के साथ कंपनी-अनुमोदित लेटरहेड पर किया जाता है। ऊपरी दाएं कोने में, प्राप्तकर्ता कंपनी के प्रमुख की स्थिति और नाम वाला एक हेडर भरें। हेडर के अंत में प्रेषक के बारे में संक्षिप्त जानकारी लिखी होती है। पत्र लिखने का अगला चरण अपील लिखना है। यह प्राप्तकर्ता के साथ परिचितता की डिग्री के आधार पर भिन्न लग सकता है। यदि आप उन्हें व्यक्तिगत रूप से जानते हैं, तो आप उन्हें इस तरह संबोधित कर सकते हैं: "प्रिय सर्गेई यूरीविच!" यदि प्राप्तकर्ता कोई अजनबी है, तो पता इस तरह दिख सकता है: "प्रिय श्री इवानोव!" यह ध्यान में रखना चाहिए कि इन मामलों में श्रीमान शब्द को संक्षिप्त करना या अंतिम नाम और प्रथम नाम के स्थान पर प्रारंभिक अक्षर लगाना अस्वीकार्य है। पत्र के सार को संक्षिप्त रूप में व्यक्त करना प्रस्तावना का कार्य है। प्रायः इसमें एक अनुच्छेद होता है। प्रस्तावना पढ़ने के बाद, प्राप्तकर्ता को पहले से ही पत्र की सामग्री की संक्षिप्त समझ होनी चाहिए। इसके बाद, मुख्य पाठ शुरू होता है, जिसमें कई पैराग्राफ होते हैं। पाठ को स्थिति के बारे में आपके विचार संक्षेप में व्यक्त करने चाहिए। यह सलाह दी जाती है कि मुख्य पाठ चार पैराग्राफ से अधिक न हो। पत्र को एक निष्कर्ष के साथ समाप्त होना चाहिए, जो पत्र के परिणामों को संक्षेप में बताता है, प्रेषक के नाम और स्थिति को इंगित करने वाली तारीख और हस्ताक्षर डालता है। अपील लिखने के कारण के आधार पर, कभी-कभी इसे इन शब्दों के साथ समाप्त करना उचित होता है: "ईमानदारी से आपका!", "आगे सहयोग की आशा के साथ," आदि। सामान्य प्रकार के व्यावसायिक पत्रों में से एक गारंटी पत्र है। अपने मुख्य पाठ में, लेखक एक या दूसरे वादे की पूर्ति की गारंटी देता है, गारंटी की पूर्ति की अंतिम तिथि की घोषणा करता है और जुर्माने की राशि स्थापित करता है जो उसे वारंटी दायित्वों के उल्लंघन के मामले में भुगतान करना होगा।यहां से डाउनलोड किया जा सकता है.
कृतज्ञता पत्र भी एक प्रकार का व्यवसाय है, लेकिन पहले से ही व्यक्तिगत की श्रेणी से। इन्हें कंपनी के लेटरहेड या ग्रीटिंग कार्ड पर जारी किया जा सकता है। मुख्य पाठ में प्राप्तकर्ता को बधाई, उस घटना को इंगित करना जिसने पत्र को जन्म दिया और प्राप्तकर्ता की उत्कृष्ट उपलब्धियों को सूचीबद्ध करना शामिल होना चाहिए।हमारी वेबसाइट पर।
यहाँ डाउनलोड करें।
व्यावसायिक दस्तावेज़ प्रवाह में, अनुरोध पत्र प्रारूप का उपयोग अक्सर तब किया जाता है जब दूसरे पक्ष या उससे किसी विशिष्ट सेवा की सहमति प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। विभिन्न स्थितियों के लिए तैयार नमूने और उदाहरण, साथ ही ऐसे पत्र लिखने के नियम इस लेख में पाए जा सकते हैं।
अनुरोध पत्र तैयार करने की परंपरा और नियम विशेष रूप से व्यावहारिक दस्तावेज़ प्रबंधन में विकसित हुए हैं - अर्थात। विधायी स्तर पर कोई प्रपत्र या निर्देश अनुमोदित नहीं हैं। हालाँकि, सामान्य तौर पर, निम्नलिखित संरचना का पालन किया जाना चाहिए:
- हमेशा की तरह, "हेडर" पहले भरा जाता है, जो संबंधित संपर्क जानकारी के साथ भेजने वाले संगठन का पूरा नाम, साथ ही एक विशिष्ट कर्मचारी का नाम (आमतौर पर कंपनी के निदेशक) और प्राप्तकर्ता का नाम इंगित करता है। संगठन।
- इसके बाद स्वयं पाठ आता है, जिसमें स्थिति का विवरण और अनुरोध का औचित्य शामिल होता है। पाठ यथासंभव छोटा होना चाहिए - आमतौर पर 1-2 पैराग्राफ पर्याप्त होते हैं। अपने अनुरोध को विशेष रूप से और स्पष्ट रूप से बताना महत्वपूर्ण है ताकि वार्ताकार आपकी अपील का सार स्पष्ट रूप से समझ सके।
- इसके बाद हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलेख और संकलन की तारीख आती है।
इस प्रकार, इसे ऐसे दस्तावेज़ों के लिए मानक संस्करण के अनुसार तैयार किया गया है - प्रपत्र नीचे दिया गया है।
तैयार नमूने को एक उदाहरण के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।
टिप्पणी। दस्तावेज़ के शीर्षक को इंगित करने या न करने का निर्णय (अर्थात बीच में "अनुरोध पत्र" लिखना) प्रेषक द्वारा स्वयं किया जाता है। आमतौर पर, यह उन मामलों में आवश्यक है जहां दस्तावेज़ की प्रकृति और उस उद्देश्य पर जोर देना उचित है जिसे एक कंपनी दूसरे से हासिल करने की कोशिश कर रही है।
चूंकि इस मामले में हम इस तथ्य के बारे में बात कर रहे हैं कि एक कंपनी अपने साझेदार से कुछ एहसान या यहां तक कि रियायत पर भरोसा कर रही है, तो निश्चित रूप से, पत्र के लेखन, इसके डिजाइन और यहां तक कि इसके भेजने को भी बहुत गंभीरता से लिया जाना चाहिए। कोई भी विवरण प्रभाव डाल सकता है, इसलिए महत्वहीन प्रतीत होने वाली बारीकियों को भी ध्यान में रखना बेहतर है:
- सबसे पहले, इसे भौतिक मेल का उपयोग करके भेजना बेहतर है - नियमित रूसी पोस्ट या, इससे भी बेहतर, एक निजी संगठन जो घर-घर और बहुत तेजी से पत्राचार पहुंचाता है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में या फ़ैक्स के माध्यम से भेजे गए संदेश को अक्सर स्पैम की तरह अधिक अवैयक्तिक रूप से माना जाता है।
- इसके अलावा, दस्तावेज़ निष्पादन की भौतिक विधि (यानी, नियमित मेल के रूप में) आपको अधिक महंगे कागज, लिफाफे, टिकट और पंजीकरण के अन्य साधनों की कीमत पर अनुकूल प्रभाव डालने की अनुमति देती है।
- पाठ लिखने के लिए, कंपनी का लेटरहेड हमेशा चुना जाता है - यह आपको अनुरोध को अधिक आधिकारिक बनाने की अनुमति देता है।
- पाठ में स्पष्ट लिपिकीयवाद से बचना बेहतर है - अर्थात। स्थिर शब्द और अभिव्यक्तियाँ जो आमतौर पर व्यावसायिक वातावरण में उपयोग की जाती हैं। वे वस्तुतः कथा को "सूखा" देते हैं और आम तौर पर नकारात्मक प्रभाव डालते हैं। उन्हें आसानी से अधिक मूल विकल्पों के साथ बदला जा सकता है - उदाहरण के लिए, "कृपया विचार करें" के साथ "मुझे इस मुद्दे को हल करने में आपकी समझ और सहायता की आशा है।"
- अंत में, यह आम तौर पर व्यावसायिक पत्राचार की परंपराओं का पालन करने लायक है, अर्थात। पाठ मुख्यतः आधिकारिक व्यावसायिक शैली में लिखा गया है। इसमें कोई गीतात्मक विषयांतर, अत्यधिक जटिल वाक्य रचना, या अस्पष्ट (अर्थ में) वाक्यांश नहीं होने चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि वार्ताकार के लिए संदेश समझना बहुत आसान हो, समझ और मनोवैज्ञानिक दोनों दृष्टि से।
सलाह। यदि पाठ को हाथ से लिखना संभव हो तो इस पद्धति का उपयोग करना बेहतर है। एक हस्तलिखित पत्र इसे बाकी सभी से अलग बनाता है। हालाँकि, लेखन को किसी ऐसे विशेषज्ञ को सौंपना बेहतर है जो सुलेख तकनीकों को जानता हो।
किस्मों
विशिष्ट स्थिति के आधार पर, अलग-अलग पत्र विकल्प होते हैं। अधिकांश अनुरोध वित्तीय मुद्दों से संबंधित हैं - उदाहरण के लिए, छूट प्रदान करना, किसी सेवा के लिए भुगतान कम करना या उसे स्थगित करना। अनुरोध पत्रों का एक छोटा हिस्सा कुछ अन्य मुद्दों को हल करने में सहायता के लिए समर्पित है। सबसे आम मामलों और पत्रों के तैयार उदाहरणों पर नीचे चर्चा की गई है।
धन आवंटन के संबंध में
धर्मार्थ उद्देश्यों के लिए भी धन आवंटित करने का अनुरोध एक गंभीर अनुरोध है। इसलिए, ड्राइंग बनाते समय, स्थिति का यथासंभव विशेष रूप से वर्णन करना और इसके अलावा, यह स्पष्ट रूप से इंगित करना महत्वपूर्ण है कि वास्तव में किस लिए धन की आवश्यकता है, और किस कारण से इसे किसी अन्य स्रोत से नहीं लिया जा सकता है।
संकलन करते समय, आप इस उदाहरण को आधार के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
एनपीओ "इंद्रधनुष" से
विधान सभा के उपाध्यक्ष
सेंट पीटर्सबर्ग मिलोशनिकोव आई.एन.
प्रिय इल्या निकोलाइविच! गैर-लाभकारी संगठन रेनबो के निदेशक आपका स्वागत करते हैं। हमारा संगठन 2012 में स्थापित किया गया था और इन सभी वर्षों में यह ल्यूकेमिया के गंभीर रूपों से पीड़ित बच्चों को लगातार वित्तीय सहायता प्रदान कर रहा है। हमारी गतिविधि की मुख्य दिशा उचित दवाओं और जटिल ऑपरेशनों की खरीद है।
इन सभी वर्षों में, हमारी गतिविधियों के लिए वित्त पोषण का मुख्य स्रोत एलएलसी "..." उद्यम था। हालाँकि, इस वर्ष 2017 के अप्रैल में, फंडिंग की मात्रा में तेजी से कमी आई, और फिलहाल हम उसी मात्रा में चैरिटी कार्यक्रम आयोजित करने में सक्षम नहीं हैं।
हमारे आंकड़ों के अनुसार, निजी दान को ध्यान में रखते हुए फंड का वार्षिक बजट 10 मिलियन रूबल होना चाहिए। इस प्रकार, वित्तपोषण की समाप्ति के कारण 8 मिलियन रूबल की राशि में अंतर को कवर करना आवश्यक है। सालाना. हमें आपकी सहायता की आशा है, क्योंकि वर्तमान में प्रायोजक ढूँढना संभव नहीं है।
साभार, स्वेतोज़ारोव वी.के.
माल की डिलीवरी के बारे में
यहां आपकी रुचि और सहयोग की इच्छा प्रदर्शित करना महत्वपूर्ण है। इसलिए, आपको सही शब्द ढूंढने की ज़रूरत है ताकि आपका वार्ताकार विश्वास से भर जाए और उचित निर्णय ले सके। आप इस उदाहरण को आधार मान सकते हैं.
एलएलसी के जनरल डायरेक्टर "..."
नेक्रासोव एन.के.
एलएलसी के निदेशक से "..."
एलिज़ारोवा वी.एम.
नमस्ते, निकोलाई कोन्स्टेंटिनोविच! इस वर्ष मई में आयोजित क्षेत्रीय कृषि प्रदर्शनी में, हमारी कंपनी आपके द्वारा पेश किए गए मशीनरी और उपकरणों के नमूनों में रुचि रखने लगी।
हम माल का एक परीक्षण बैच वितरित करके आपके साथ सहयोग शुरू करना चाहते हैं (पूरी सूची इस पत्र के साथ एक अलग दस्तावेज़ के रूप में संलग्न है)। हम वस्तुओं और सेवाओं के लिए समय पर भुगतान की गारंटी देते हैं। हम दीर्घकालिक और पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग के लिए अपनी आशा व्यक्त करते हैं।
हमारा संपर्क विवरण:
साभार, एलिज़ारोव वी.एम.
छूट प्रदान करने के संबंध में
वर्तमान में, यह काफी सामान्य प्रकार है, क्योंकि आर्थिक स्थितियाँ कई मायनों में खराब हो गई हैं। अनुभव से पता चलता है कि प्रतिपक्ष को छूट प्रदान करने के लिए राजी करना निम्नलिखित मामलों में विशेष रूप से अच्छा काम करता है:
- यदि कंपनियां लंबे समय से सहयोग कर रही हैं, उदाहरण के लिए, एक वर्ष से अधिक;
- अगर तुरंत खरीदा जाए एक बड़ी संख्या कीचीज़ें।
सीईओ को
एलएलसी "एवांटेज" फ़िलिपोव जी.वी.
वेरेस एलएलसी के निदेशक से
अलेक्जेंड्रोवा के.एन.
नमस्ते, गेन्नेडी विक्टरोविच। हमें यह जानकर खुशी हो रही है कि हमारी कंपनियां 2 वर्षों से अधिक समय से सहयोग कर रही हैं। हम आपकी सेवाओं की लगातार उच्च गुणवत्ता के साथ-साथ कई मौजूदा मुद्दों को हल करने में आपकी सहायता के लिए आपका आभार व्यक्त करते हैं।
हमारा मानना है कि यह आपके लिए कोई रहस्य नहीं है कि पिछले वर्ष में हमारे बाजार क्षेत्र में आर्थिक स्थिति काफी खराब हो गई है। दुर्भाग्य से, इस समय हम आय की एक निश्चित कमी का अनुभव कर रहे हैं, जो तिमाही मुनाफे में कमी से जुड़ा है।
इन परिस्थितियों के संबंध में, हम अगले कैलेंडर वर्ष 2018 में प्रदान की जाने वाली सेवाओं पर 10% की छूट प्रदान करने के लिए आपकी समझ और सहमति की आशा करते हैं। बेशक, ऐसा उपाय अस्थायी है, और यदि आर्थिक स्थिति स्थिर हो जाती है तो हम पारस्परिक रूप से लाभकारी शर्तों पर पूर्ण सहयोग के लिए प्रतिबद्ध हैं।
साभार, अलेक्जेंड्रोव के.एन.
किराये में कमी के बारे में
इस मामले में, पत्र में आपके अनुरोध का औचित्य लगभग वही होगा जैसा पिछले उदाहरण में चर्चा की गई थी।
सीईओ को
एलएलसी "एवांटेज" फ़िलिपोव जी.वी.
वेरेस एलएलसी के निदेशक से
अलेक्जेंड्रोवा के.एन.
नमस्ते, गेन्नेडी विक्टरोविच। 2016 में समाप्त हुए वित्तीय वर्ष में, हमारी कंपनी को उम्मीद से 10% अधिक घाटा हुआ। हम यह स्वीकार करने के लिए मजबूर हैं कि हमारी कंपनी वित्तीय संकट से प्रभावित हुई है। यह 15-20% मालिकों द्वारा ग्राहक प्रवाह में कमी के रूप में परिलक्षित होता है।
इस संबंध में, हम आशा करते हैं कि आपके समझौते से किराए पर 10% की छूट मिलेगी। कृपया ध्यान दें कि हम काफी बड़े किरायेदार हैं और साथ ही, हमारे पांच साल के सहयोग की पूरी अवधि के दौरान, हमने भुगतान में एक भी देरी नहीं होने दी, और अनुबंध की अन्य सभी शर्तों को भी पूरा किया। हम इस तथ्य से आगे बढ़ते हैं कि यह उपाय अस्थायी है, इसलिए बाजार की स्थिति स्थिर होते ही हम शुल्क का पूरा भुगतान जारी रखने के लिए तैयार हैं।
साभार, अलेक्जेंड्रोव के.एन.
आस्थगित भुगतान के बारे में
इस मामले में, यह स्वीकार करना महत्वपूर्ण है कि आपने वास्तव में समय पर भुगतान नहीं किया और इसका कारण विस्तार से बताया। बेशक, आपको पूरी राशि की पुनर्भुगतान शर्तों को सटीक रूप से इंगित करने की आवश्यकता है।
एलएलसी "ग्रुज़ोडार" के निदेशक को
वकुलोव एन.यू.
परबोलिया एलएलसी के निदेशक से
अक्साकोवा टी.जी.
नमस्ते, प्रिय निकोलाई यूरीविच। सितंबर 2017 में, हमने आपकी सेवाओं के लिए 100,000 रूबल की राशि का अगला भुगतान नहीं किया। हमने आपको भुगतान करने की असंभवता के बारे में एक महीने पहले आधिकारिक तौर पर सूचित किया था। इस समय, हम स्पष्ट करते हैं कि कंपनी को भुगतान करने के लिए धन मिल गया है। हम आपसे दो महीनों के लिए एक किस्त योजना प्रदान करने के लिए कहते हैं: अक्टूबर और नवंबर (प्रत्येक 50,000 रूबल)।
हम अपने वित्तीय दायित्वों और ऋणों से पीछे नहीं हटते हैं और आपका ध्यान इस तथ्य की ओर आकर्षित करते हैं कि हमारे सहयोग के सभी 3 वर्षों के दौरान हमने कभी भी अनुबंध का उल्लंघन नहीं किया है। हम आपकी समझ की आशा करते हैं और पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग को आगे बढ़ाने की आशा करते हैं।
साभार, अक्साकोव टी.जी.
कृपया किसी अन्य कंपनी के लिए भुगतान करें
ऐसे अनुरोध उन मामलों में उत्पन्न हो सकते हैं जहां एक कंपनी कुछ शर्तों के तहत किसी अन्य कंपनी के वित्तीय दायित्वों को पूरा करने का वचन देती है। आप इस टेम्पलेट को उदाहरण के तौर पर उपयोग कर सकते हैं.
आईपी ब्लागोडारोवा ए.के.
आईपी इनिना ए.ए. से
नमस्ते, प्रिय अनातोली कोन्स्टेंटिनोविच। जैसा कि आप जानते हैं, आप पर मुझ पर 100,000 रूबल का कर्ज है। पिछले वित्तीय वर्ष में, मुझ पर 50,000 रूबल की राशि का 3 कंपनियों का कर्ज भी हो गया। मेरा सुझाव है कि आप मेरा पूरा कर्ज चुका दें। अपनी ओर से, मैं 6 महीने की अवधि के लिए आपके ऋण की संपूर्ण शेष राशि के लिए किस्त योजनाओं के प्रावधान की गारंटी देता हूं।
साभार, इनिन ए.ए.
समस्या के समाधान में सहायता के बारे में
अंत में, यदि आपको किसी विशिष्ट समस्या को हल करने की आवश्यकता है, तो आप निम्नलिखित पाठ लिख सकते हैं:
आईपी निकानोरोव वी.आर.
गुड सॉल्यूशंस एलएलसी के निदेशक से
अब्दुलोवा वी.एन.
प्रिय व्लादिमीर रोमानोविच, मैं एक चैरिटी संगठन का प्रमुख हूं जो कम आय वाले परिवारों के बच्चों के लिए नए साल की छुट्टियों का आयोजन करता है। जैसा कि हमने खुले स्रोतों से सीखा, आप कन्फेक्शनरी उत्पाद बेचते हैं। हम आपसे 20 आयोजनों के लिए 1000 टुकड़ों की मात्रा में नए साल के उपहारों की आपूर्ति व्यवस्थित करने के लिए कहते हैं।
अपनी ओर से, हम आपके प्रति लिखित और मौखिक आभार व्यक्त करने और आपके अनुरोध पर सभी संगठनों में सकारात्मक प्रतिक्रिया छोड़ने की गारंटी देते हैं।
साभार, अब्दुलोवा वी.एम.
निर्देश
प्राप्तकर्ता की स्थिति और पूरा नाम बताकर प्रारंभ करें। उदाहरण के लिए: "जेएससी पोलाड इवानोव एस.एस. के मुख्य अभियंता के लिए" फिर लिखना निवेदनपत्र के शीर्ष पर. यह आमतौर पर "प्रिय" शब्द से शुरू होता है। इसके बाद प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और संरक्षक आता है। आप उनका नाम बताए बिना भी "प्रिय श्री इवानोव" लिख सकते हैं। अपील बिल्कुल मध्य में स्थित होनी चाहिए।
अपने अपील पत्र की प्रस्तावना लिखें। इस पत्र को लिखने के कारणों और उद्देश्य को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से बताएं। इस पैराग्राफ से प्राप्तकर्ता को पत्र का पूरा सार समझना चाहिए। उदाहरण के लिए, इस तरह शुरू करें: "मैं आपको उन बीयरिंगों की असंतोषजनक गुणवत्ता के बारे में लिख रहा हूं जो आप हमें ... से ... तक भेजते हैं"।
पत्र का मुख्य भाग भरें. आमतौर पर, इसमें प्रस्तावना में उल्लिखित मुद्दे के बारे में चिंता व्यक्त करने वाले दो से चार पैराग्राफ होते हैं। साथ ही इस भाग में इस मामले पर और समस्या के संभावित समाधान पर अपने सभी विचार बताएं। बताएं कि इस मुद्दे को जल्द से जल्द हल करने के लिए प्राप्तकर्ता को क्या विशिष्ट कार्रवाई करनी चाहिए। स्पष्ट समय सीमा, संख्याओं और वाक्यों का प्रयोग करें।
एक निष्कर्ष लिखें. इस भाग में, संपूर्ण अपील पत्र के परिणाम तैयार करें। उदाहरण: "मुझे यकीन है कि आप इस अप्रिय स्थिति को हल कर लेंगे, और निकट भविष्य में हमारा सहयोग पहले जैसा ही रहेगा।"
एक आधिकारिक हस्ताक्षर करें, जिसमें पद का शीर्षक, साथ ही आपका पूरा नाम शामिल हो। इसके पहले आमतौर पर लिखा होता है: "सम्मान के साथ", "ईमानदारी से आपका", "आगे सहयोग की आशा के साथ", आदि। स्थिति के अनुसार चयन करें.
एक पोस्टस्क्रिप्ट या पोस्टस्क्रिप्ट लिखें. यह छोटा अनुभाग हस्ताक्षर के ठीक नीचे स्थित है। इस प्रारूप के अक्षरों में इसका प्रयोग बहुत कम होता है, लेकिन फिर भी कभी-कभी होता है। एक पोस्टस्क्रिप्ट प्राप्तकर्ता को पत्र के लेखक के संगठन के जीवन की कुछ महत्वपूर्ण घटनाओं के बारे में सूचित करती है। उदाहरण के लिए: “पी.एस. मैं आपको सूचित करता हूं कि 2 दिन पहले प्राप्त कच्चे माल के एक बैच में दोषों का प्रतिशत बढ़कर 19% हो गया है!
स्रोत:
- अपील पत्र का नमूना
कुछ ही साल पहले, किसी के विचारों को कागज पर व्यक्त करने की क्षमता को एक अमूल्य उपहार माना जाता था। आज, यह इतना महत्वपूर्ण गुण नहीं है, क्योंकि किसी समझौते पर पहुंचना और यहां तक कि टेलीफोन के माध्यम से बात करना भी बहुत आसान है। लेकिन फिर भी, कुछ क्षेत्रों में लेखन क्षमता एक महत्वपूर्ण पहलू बनी हुई है। पत्राचार के बिना व्यावसायिक संचार असंभव है, उदाहरण के लिए, कई लोगों को पत्र लिखना पड़ता है सहयोग, जो यह निर्धारित करता है कि यह घटित होगा या नहीं। इसीलिए इसे सही ढंग से और सक्षमता से लिखना बहुत महत्वपूर्ण है पत्र.
निर्देश
पत्र संगठन के लेटरहेड पर जारी किया जाना चाहिए। यदि पत्र का शीर्षक रंगीन स्याही से मुद्रित हो तो बहुत अच्छा है, क्योंकि मनोवैज्ञानिकों के दृष्टिकोण से, यह पाठक का ध्यान आकर्षित करता है।
यह ज्ञात है कि कुछ संगठन इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार के पंजीकरण की शुरुआत करते हैं, इसलिए अगला आइटम आउटगोइंग संदेश का पंजीकरण और तारीख लिखना होगा।
कृपया नीचे बताएं: यह व्यावसायिक पत्र किसे संबोधित है पत्र, और यह पूरी तरह से पद या विभाग द्वारा दर्शाया जाना चाहिए। कृपया याद रखें कि किसी भी शॉर्टकट की अनुमति नहीं है।
उसके बाद अपना संदेश बीच में बोल्ड और हाईलाइटेड फ़ॉन्ट में लिखें, उदाहरण के लिए, प्रिय महोदय! फिर पते पर आगे बढ़ें, यह सही ढंग से लिखा जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, "आप, आप, आप" को बड़े अक्षर से लिखा जाना चाहिए।
इसके बाद, व्यावसायिक प्रस्ताव लिखने का कारण बताएं, उदाहरण के लिए, यह कोई पुराना रिश्ता या किसी बैठक में चर्चा हो सकती है। इसके बाद, स्वयं प्रस्ताव लिखने के लिए आगे बढ़ें; आगे के वाणिज्यिक प्रस्तावों के विस्तृत विश्लेषण के साथ बड़े प्रस्ताव लिखने की कोई आवश्यकता नहीं है। आप इस सारी जानकारी को पाठ में विशेष रूप से संदर्भित करते हुए, परिशिष्टों में शामिल कर सकते हैं।
