व्यावसायिक अनुरोध पत्र कैसे लिखें. व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें: व्यावसायिक पत्रों के प्रकार, डिज़ाइन नियम, शैली और नमूने

"किसी व्यक्ति के लिए सबसे कठिन चीज़ वह देना है जो उसे नहीं दिया गया है।"
एम. ज़वान्त्स्की

संभवतः, प्रत्येक व्यक्ति को अपने जीवन में कम से कम एक बार इस तथ्य से जूझना पड़ा कि किसी वाणिज्यिक कंपनी के प्रमुख, भागीदार, अधिकारी, या सबसे खराब स्थिति में, आवास कार्यालय को एक व्यावसायिक पत्र लिखने की तत्काल आवश्यकता थी। लेकिन अगर आप खुद को एक व्यवसायी मानते हैं, यहां तक ​​कि एक नौसिखिया भी, या अपना खुद का व्यवसाय खोलने जा रहे हैं, यहां तक ​​​​कि दूर के भविष्य में भी, तो आपको सीखना होगा कि व्यावसायिक पत्र कैसे लिखना है।

तो एक साधारण पत्र और एक व्यावसायिक पत्र के बीच क्या अंतर है?

सबसे पहले, भावनात्मक घटकों की अनुपस्थिति, और तर्क की प्रबलता और व्यावहारिकआपके अनुरोध या प्रस्ताव का तर्कसंगत विवरण। एक व्यवसायी, कंपनी के मालिक या एक बड़े, और यहां तक ​​कि बहुत बड़े उद्यम के प्रमुख, एक "उपभोक्ता" के विपरीत, अनुरोध के साथ आपके भावनात्मक और प्रेरणादायक पत्र में दिलचस्पी लेने की संभावना नहीं है। सहयोग के बारे में,सहायता प्रदान करना या कोई अन्य मैत्रीपूर्ण संबंध स्थापित करना।

सबसे पहले, आपको यह समझना होगा कि एक व्यावसायिक पत्र लिखना यह है कि आप इसे बिंदु तक कैसे लिखते हैं! बहुत से लोग अब स्वयं से कहेंगे कि "शब्द" क्या है, यह स्पष्ट है कि एक व्यावसायिक पत्र स्पष्ट समझ में बाकियों से भिन्न होता है: "किससे", "क्यों" और "क्यों"। मैंने कई पत्र और प्रस्ताव पढ़े, और, दुर्भाग्य से, कुछ पत्रों में अर्थ लगातार गायब हो गया, और पत्र के अंत में यह बिल्कुल भी स्पष्ट नहीं था कि लेखक क्या पूछना या पेश करना चाहता था।

इसलिए, ताकि पत्र का अर्थ और विचार "पेड़ के माध्यम से न फैले", आपको अपने लिए निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देना होगा:

1. आप किसे पत्र लिख रहे हैं, क्या आपने पत्र भेजने वाले से कोई गलती की है?
2. आप पत्र क्यों लिख रहे हैं, आप क्या देना या पूछना चाहते हैं? क्या आपके तर्क स्पष्ट हैं, प्रस्तुत करने की शैली क्या है? और क्या वे आश्वस्त हैंअभिभाषक के लिए आपके तर्क? और उसे क्या लाभ मिलेगा सहयोग सेअपने साथ?
3. आप ऐसा क्यों कर रहे हो? आप क्या परिणाम पाना चाहते हैं? आप अभिभाषक को "उकसाने" के लिए और क्या कार्रवाई करने का इरादा रखते हैं?

व्यावसायिक पत्रों के लिए, संबंधित GOST R 6.30-2003 विकसित किया गया है, जो दस्तावेजों की सामग्री और निष्पादन के लिए बुनियादी आवश्यकताओं का वर्णन करता है। अधिक विस्तार से, आप इस GOST को बिजनेस बुक स्टोर से खरीदकर खुद को परिचित कर सकते हैं, और बाद में अपने कागजी काम में इसका उपयोग कर सकते हैं।

लेकिन, मैं कुछ महत्वपूर्ण बिंदुओं पर विशेष ध्यान देना चाहूँगा:

1. व्यावसायिक पत्र के शीर्षक में प्राप्तकर्ता के लिए एक अपील होनी चाहिए। यह पंजीकरण संख्या से थोड़ा नीचे जारी किया जाता है: ऊपरी दाएं कोने में, स्थिति और पूरा नाम दर्शाया गया है। अभिभाषक। नीचे आप पत्र का विषय निर्दिष्ट कर सकते हैं. इससे भी नीचे, केंद्र में, एक अपील तैयार की जाती है। अपील में, आम तौर पर स्वीकृत शब्दों का उपयोग करके सम्मान व्यक्त किया जाना चाहिए: "प्रिय", "श्रीमान", "मैडम" (संक्षेप की अनुमति नहीं है)। टोपी को आमतौर पर बोल्ड में हाइलाइट किया जाता है।

उदाहरण के लिए:

संदर्भ। क्रमांक 01 दिनांक 20.04.2012

वीएच पर. क्रमांक 01 - आरआईके दिनांक 01/01/1930

निदेशक

एलएलसी "हॉर्न्स एंड हूव्स"

बेंडर ओ.आई.

"दोषपूर्ण सींगों के एक बैच के बारे में,

01.01.1930 को वितरित"

प्रिय ओस्टाप इब्राहिमोविच,

1. परिचय। प्रस्तावना में पत्र के सार को संक्षेप में परिभाषित करना आवश्यक है। आप परंपरागत रूप से शुरू कर सकते हैं: "मैं आपके ध्यान में लाता हूं...", "मैं आपसे पूछता हूं...", "वर्तमान में...", आदि। - यदि पत्र प्रथम पुरुष में लिखा गया है।

यदि अपील किसी कानूनी इकाई से आती है, तो विवरण किसी तीसरे पक्ष से आता है (उदाहरण के लिए, "हमारा उद्यम ऑफ़र करता है ...")।

इसके अलावा, परिचय और पत्र के निम्नलिखित पाठ दोनों में, सर्वनाम आप और उसके सभी रूप (आप, आप, आपके) को बड़े अक्षर से लिखा जाना चाहिए।

1. पत्र के निष्कर्ष में, जो लिखा गया है उसके परिणामों का सारांश दिया जाता है; अक्सर एक अनुरोध या प्रस्ताव लिखा जाता है। उदाहरण के लिए: "उपरोक्त को देखते हुए, मैं आपसे पूछता हूं..."।
2. एक व्यावसायिक पत्र का मुख्य पाठ परंपरागत रूप से वाक्यांश के साथ समाप्त होता है: "सम्मानपूर्वक, ..." - यदि एक तटस्थ पते का इरादा है। यदि आप अभिभाषक से व्यक्तिगत रूप से परिचित हैं, तो आप पत्र को इस वाक्यांश के साथ समाप्त कर सकते हैं - "ईमानदारी से आपका, ..."।

उदाहरण के लिए:

सादर,

भूमिगत करोड़पति (हस्ताक्षर) ए.आई. कोरेइको

पद, पूरा नाम (पहला नाम और संरक्षक मुद्रित होता है, और फिर उपनाम), हस्ताक्षर अपने हाथ से किया जाता है।

1. व्यावसायिक पत्र प्रेषक के बारे में जानकारी के साथ समाप्त होता है, जिसमें उसका पूरा नाम होना चाहिए। (अधिमानतः पूर्ण रूप से) स्थिति, और संपर्क फ़ोन नंबर। यदि अतिरिक्त जानकारी के लिए प्राप्तकर्ता या उनके प्रतिनिधि से संपर्क करने की आवश्यकता हो तो यह आवश्यक है। आप जिम्मेदार व्यक्ति (पूरा नाम) और उसका संपर्क फोन नंबर भी बता सकते हैं। वैसे, फ़ोन नंबर के साथ क्षेत्र कोड बताना न भूलें। प्राप्तकर्ता को इस जानकारी की खोज में समय बर्बाद करने के लिए बाध्य न करें।

मैं आपका ध्यान पत्र की प्रस्तुति से संबंधित कुछ बिंदुओं की ओर भी आकर्षित करना चाहता हूं। एक समय में मैंने पत्र की प्रस्तुति के लिए विभिन्न विकल्पों का उपयोग किया था इस्तेमाल से पहलेएनएलपी, लेकिन यह सब थोड़ा व्यावहारिक उपयोग का था, क्योंकि व्यवसाय लेखन की शैली स्वयं बहुत रूढ़िवादी है, और पत्र भी मेल नहीं खातेइस शैली में, वे कंपनी सचिव द्वारा प्रस्तुत "सीमा शुल्क नियंत्रण" से आगे नहीं बढ़े। इसलिए मैंने मना कर दिया प्रयोगों सेऔर व्यावसायिक शैली की आवश्यकता के अनुसार लिखना शुरू किया।

याद रखें, आपके पत्र में तीन मुख्य भाग होने चाहिए, ये हैं परिचय, तर्क और निष्कर्ष। पत्र के कई लेखक वार्ताकार को इस मामले से परिचित कराए बिना तुरंत काम पर लग जाते हैं। बेशक, यदि पत्र काफी लंबा है, तो व्यवसायी परिचय पढ़ सकता है या नहीं पढ़ सकता है, लेकिन सीधे मुद्दे पर आ जाएगा। लेकिन यदि यह "सार" उसे रुचिकर लगे तो वह पत्र की शुरुआत में भी लौट सकता है। अंत में, आपको वह लिखना होगा जो आप प्राप्त करना चाहते हैं। पत्र में कोई दोहरी व्याख्या नहीं होनी चाहिए, आपके पूरे पत्र में केवल एक ही स्पष्ट विचार होना चाहिए। ऐसा करने के लिए, अरस्तू को याद करना अच्छा होगा, जिन्होंने हमारे युग से 300 साल पहले, प्रस्तावों के तर्क पर विचार किया और उसके आधार पर तार्किक कानून तैयार किए:

1. पहचान का नियम - तर्क के दौरान अवधारणा का उपयोग उसी अर्थ में किया जाना चाहिए;
2. विरोधाभास का नियम - "अपने आप का खंडन न करें";
3. बहिष्कृत मध्य का नियम - "ए" या "ए-ए" सत्य है, कोई तीसरा नहीं है।

लेखन नियमों के अनुसार, किसी व्यावसायिक पत्र के मुख्य भाग को तार्किक रूप से अनुरोध या प्रस्ताव की सामग्री का खुलासा करना चाहिए, जिससे यह प्राप्तकर्ता को समझ में आ सके। पिछले सभी पैराग्राफ तार्किक रूप से अगले पैराग्राफ में प्रवाहित होने चाहिए। आवश्यकतानुसार विशिष्ट तथ्य और आंकड़े प्रदान करें। और यह मत भूलो कि "संक्षिप्तता प्रतिभा की बहन है"। याद रखें कि बहुत लंबा पाठ प्राप्तकर्ता को "थका" सकता है, वह आपके पत्र को टाल सकता है, और यह पता नहीं लगा सकता है कि आपके अद्वितीय प्रस्ताव का उद्देश्य क्या है।

और जब आप यह मान लें कि आपका पत्र अंततः लिखा जा चुका है, तभी उसकी वर्तनी की जाँच करना सुनिश्चित करें और विराम चिह्नत्रुटियाँ. इसके तार्किक अनुक्रम और पूरे पाठ की पठनीयता को दोबारा जांचें (इसे ज़ोर से पढ़ना सबसे अच्छा है)।

अगर आप अनजाने में या जल्दबाजी में स्पेलिंग की गलतियां कर देते हैं तो यह शर्मिंदगी वाली बात होगी। त्रुटि संदेश वितरित करने वाली कंपनी के साथ कोई "व्यवसाय" कैसे कर सकता है? सावधान रहें!

अंत में, मैं यह कहना चाहूंगा कि आपके पत्र का स्वागत भी सबसे पहले "कपड़ों" से किया जाएगा, आपको उस कागज की गुणवत्ता पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है जिस पर पत्र मुद्रित है, डिजाइन पर, क्या पत्र परिवहन के दौरान अपना आकार खो देगा, क्या वे इसे हाथ में लेना चाहते हैं। यदि इस संबंध में सब कुछ ठीक है, तो एक साफ-सुथरा, तार्किक रूप से सुसंगत, सार प्रकट करने वाला, अच्छी तरह से लिखा गया व्यावसायिक पत्र अभिभाषक को आकर्षित करेगा। सकारात्मक करने के लिएनिर्णय आपके पक्ष में. पत्र लिखना!

वापस लौटें

व्यावसायिक पत्रों का उद्देश्य जो भी हो, वे व्यवसाय में वांछित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए लिखे जाते हैं। संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के पास व्यावसायिक पत्राचार के क्षेत्र में उचित योग्यता नहीं है, अयोग्य दृष्टिकोण के साथ, एक पत्र से कंपनी की प्रतिष्ठा पूरी तरह से खराब होने का जोखिम होता है। लेकिन यदि आप हमारी एजेंसी में पत्र संकलित करने की सेवा का उपयोग करते हैं, तो प्राप्तकर्ता निश्चित रूप से आपके साथ सहयोग करने में रुचि रखेगा।

व्यावसायिक पत्रों का उद्देश्य

व्यावसायिक पत्र कार्य संबंधी मुद्दों और विपणन कार्यों को सुलझाने में अपनी प्रासंगिकता नहीं खोते हैं। लिखित जानकारी सुविधाजनक है क्योंकि विवादास्पद मुद्दों को हल करते समय आप हमेशा इस पर लौट सकते हैं या अपील कर सकते हैं। लिखित पाठ आपको मौखिक संचार की तुलना में विचारों को अधिक संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, कुछ प्राप्तकर्ताओं से केवल व्यावसायिक पत्र भेजकर ही संपर्क किया जा सकता है। और इस अभिभाषक की स्थिति जितनी ऊंची होगी, पाठ को उतना ही अधिक पेशेवर तरीके से लिखा जाना चाहिए। व्यावसायिक पत्रों के प्रकारव्यावसायिक संबंधों का दायरा जितना विविध। व्यावसायिक पत्राचार वाणिज्यिक हो सकता है (किसी सौदे को समाप्त करने की इच्छा, लेन-देन के पक्ष के खिलाफ दावा) और गैर-व्यावसायिक (धन्यवाद, सूचनात्मक, गारंटी पत्र, अनुरोध पत्र, निमंत्रण, अनुस्मारक, आदि) कार्यक्षमता के अनुसार, पहल पत्र और प्रतिक्रिया पत्र को प्रतिष्ठित किया जाता है, साथ ही ऐसे संदेश जिन्हें प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है।

व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें.

व्यावसायिक पत्र की संरचना और पाठ की विशेषताएं

व्यावसायिक पत्रों की एक स्पष्ट संरचना होती है:

परिचय में, पत्र का उद्देश्य और कारण दर्शाया गया है, दस्तावेज़ का एक लिंक दिया गया है जो इस संदेश के लिए शुरुआती बिंदु के रूप में कार्य करता है;

मुख्य भाग मामलों की स्थिति का वर्णन करता है, स्थिति का विश्लेषण और तर्क प्रदान करता है।

साक्ष्य की प्रकृति पत्र की दिशा पर निर्भर करती है: उदाहरण के लिए, किसी सम्मेलन में आने के लिए राजी करना, किसी परियोजना में निवेश करना, कोई उत्पाद खरीदना;

निष्कर्ष में, पूर्वगामी के आधार पर एक निष्कर्ष निकाला जाता है: प्रस्ताव, अनुरोध, इनकार, इच्छा, आदि।

पत्र के पाठ से पहले, प्राप्तकर्ता से एक विनम्र अपील हमेशा की जाती है (उदाहरण के लिए, "प्रिय सर्गेई मिखाइलोविच!") और पाठ की शुरुआत या अंत में व्यावसायिक पत्राचार के सिद्धांतों के अनुसार तैयार किया गया एक शिष्टाचार सूत्र भी होता है। विनम्रता के सूत्र आमतौर पर इस तरह शुरू होते हैं: "मैं प्रदान की गई सहायता के लिए अपना आभार व्यक्त करता हूं.../निमंत्रण के लिए आभार.../फलदायी सहयोग की आशा करता हूं..."। ऐसे पत्र लिखते समय एक व्यावसायिक शैली देखी जाती है। इसकी विशेषताएं: संक्षिप्तता, स्पष्टता, अस्पष्टता, शब्दों का उपयोग, तटस्थ स्वर, मानकीकरण।

व्यावसायिक पत्र लिखने में कठिनाइयाँ

प्राप्तकर्ता और आपके मुद्दे पर उसके पास पहले से मौजूद जानकारी से अच्छी तरह अवगत रहें;

रूसी भाषा के नियमों और व्यावसायिक शैली की विशेषताओं का ज्ञान: भाषा सूत्र, मसौदा प्रस्ताव के नियम, आदि;

शब्दावली का सही और उचित उपयोग;

अभिभाषक को संबोधित करने में शुद्धता.

अच्छे व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें.

शब्दकोश, व्यावसायिक पत्र लिखने के नमूने आपको इस कार्य से स्वयं निपटने में मदद कर सकते हैं। लेकिन यदि व्यावसायिक पत्र लिखने की तैयारी के लिए पर्याप्त सक्षम कर्मचारी या समय नहीं है, तो यह सेवा एक पेशेवर एजेंसी द्वारा प्रदान की जा सकती है। कॉमजेंसी संचार एजेंसी के विशेषज्ञ आपको एक लेटरहेड विकसित करने, एक ठोस तर्क के लिए आवश्यक दस्तावेज़ एकत्र करने, एक सक्षम और प्रस्तुत करने योग्य व्यावसायिक पत्र लिखने में मदद करेंगे, जिससे आपके संगठन की छवि में सुधार होगा।

व्यावसायिक पत्र लिखना कैसे सीखें?

नीचे दिया गया वीडियो देखें, जहां व्यावसायिक पत्र लिखना सीखना आसान और सरल है, प्रशिक्षण के लिए स्पष्ट और समझने योग्य अनुशंसाएं और अभ्यास दिए गए हैं:

आप 2017 में आउटसोर्स करने की क्या योजना बना रहे हैं?

सरकारी पत्र- यह विभिन्न सामग्री के दस्तावेज़ों के लिए एक सामान्यीकृत नाम है, जो संस्थानों और व्यक्तियों के साथ संचार, किसी चीज़ की रिपोर्टिंग, किसी चीज़ के बारे में अधिसूचना के साधन के रूप में कार्य करता है।

व्यावसायिक पत्रों को संवाददाता को सूचित करने के लिए संकलित किया जाता है, उसे ऐसी जानकारी से अवगत कराया जाता है जो उसके लिए बेहद महत्वपूर्ण हो सकती है, आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए, संपर्क स्थापित करने के लिए, व्यावसायिक संबंध स्थापित करने के लिए पत्र लिखे जाते हैं, ताकि भविष्य में संयुक्त गतिविधियों को अंजाम देना, लेनदेन करना आदि संभव हो सके। एक व्यावसायिक पत्र संयुक्त गतिविधियों के कार्यान्वयन में परिचालन सूचना विनिमय का एक साधन है। पत्र का उपयोग मौखिक समझौतों की पुष्टि के रूप में, ग्रहण किए गए दायित्वों की गारंटी के रूप में, मानी गई शर्तों की पूर्ति की आवश्यकता के रूप में, एक अनुस्मारक के रूप में किया जा सकता है। इसके अलावा, इनमें से किसी भी मामले में, एक व्यावसायिक पत्र हमेशा कंपनी को प्रस्तुत करने का एक तरीका होता है। जिस प्रकार किसी व्यक्ति की पहली छाप ही उसके प्रति लंबे समय तक दृष्टिकोण निर्धारित करती है, उसी प्रकार पत्र का रूप, लिफाफा, पत्र का डिज़ाइन और अंततः पाठ, पत्र प्राप्तकर्ता पर अनुकूल या प्रतिकूल प्रभाव डाल सकता है। इसलिए, यदि आप चाहते हैं कि यह प्रभाव अनुकूल हो, तो एक व्यावसायिक पत्र हर तरह से उत्तम होना चाहिए।

एक व्यावसायिक पत्र का लंबा होना जरूरी नहीं है। व्यावसायिक संबंधों में, हर मिनट कीमती है, इसलिए आपको अपने विचारों को संक्षिप्त, सरल और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की आवश्यकता है। पत्र में केवल वही जानकारी होनी चाहिए जो सीधे मामले से संबंधित हो। पत्र तार्किक, स्पष्ट, बोधगम्य रूप से लिखा जाना चाहिए। एक व्यावसायिक पत्र में जटिल भाषा परिवर्तन, जटिल अवधारणाओं का उपयोग किया जाना चाहिए, जबकि एक व्यावसायिक पत्र सूखा नहीं होना चाहिए, इसमें प्राप्तकर्ता की रुचि होनी चाहिए। साथ ही, इसका मतलब यह नहीं है कि पत्र भावनात्मक होना चाहिए, अभिव्यंजक तो दूर की बात है। भले ही स्थिति स्वयं काफी तनावपूर्ण हो, गंभीर भय या चिंता का कारण हो, पत्र में भावनाओं को नियंत्रित किया जाना चाहिए, पत्र का स्वर बाहरी रूप से शांत, तटस्थ होना चाहिए। इसके अलावा, पत्र में परिचय की अनुमति नहीं है। संचार का संवादी तरीका, अनौपचारिक शैली - व्यावसायिक लेखन के लिए नहीं।

व्यावसायिक पत्र निम्नलिखित आवश्यकताओं के अधीन हैं:

- एक व्यावसायिक पत्र एक विशेष प्रपत्र पर तैयार किया जाता है - एक पत्र प्रपत्र (अन्य प्रकार के पत्राचार के लिए, विशेष प्रपत्रों का भी उपयोग किया जा सकता है: टेलीग्राम प्रपत्र, फैक्स संदेश प्रपत्र, टेलीफोन संदेश प्रपत्र);

- व्यावसायिक पत्र का डिज़ाइन GOST R 6.30-2003 का अनुपालन करना चाहिए; "

- संगठन में अपनाए गए प्रबंधन के बीच जिम्मेदारियों के वितरण के अनुसार संगठन के प्रमुख, या उसके डिप्टी, या किसी अन्य अधिकारी द्वारा एक व्यावसायिक पत्र पर हस्ताक्षर किए जाते हैं;

- पत्र एक मुद्दे के लिए समर्पित होना चाहिए, पत्र में कई मुद्दों पर तभी विचार किया जा सकता है जब ये मुद्दे आपस में जुड़े हों और उन पर एक निर्णय लिया जाएगा;

- पत्र का आकार बड़ा नहीं होना चाहिए (अधिकांश पत्र पाठ के एक पृष्ठ तक के होते हैं, और केवल असाधारण मामलों में जिनके लिए विस्तृत विवरण और विश्लेषण की आवश्यकता होती है, एक पत्र में पाठ के एक से अधिक पृष्ठ हो सकते हैं);

- एक पहल पत्र (अनुरोध, अनुरोध, मांग, आदि) का उत्तर दिया जाना चाहिए;

- एक व्यावसायिक पत्र बिना किसी सुधार के, सक्षम रूप से, सटीक रूप से लिखा जाना चाहिए;

- एक व्यावसायिक पत्र में बताई गई घटनाओं और तथ्यों के बारे में वस्तुनिष्ठ जानकारी होनी चाहिए, और यदि आवश्यक हो, तो व्याख्यात्मक और पूरक सामग्री होनी चाहिए।

व्यावसायिक पत्रों को तैयार करने और प्रारूपित करने के लिए कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग किया जाता है। व्यावसायिक पत्राचार की आधिकारिक प्रकृति और व्यावसायिक संचार की नैतिकता के लिए मुद्रण उपकरणों पर दस्तावेजों के उच्च गुणवत्ता वाले उत्पादन की आवश्यकता होती है, और निम्नलिखित का पालन किया जाना चाहिए:

− एकीकृत दस्तावेज़ शैली;

− सेवा क्षेत्रों के स्थापित आकार;

- प्राप्तकर्ता का सही स्थान, हस्ताक्षर, तिथि, पंजीकरण संख्या और अन्य विवरण;

- यदि पैराग्राफ लाल रेखा से शुरू होता है तो वही पैराग्राफ इंडेंट करता है;

- संकेतों के स्पष्ट, स्पष्ट निशान;

- रेखाओं, अक्षरों की एक सीधी रेखा;

- वर्णों, अक्षरों और संख्याओं के बीच समान स्थान।

दूरसंचार चैनलों के माध्यम से प्रेषित दस्तावेजों की तैयारी की अपनी विशेषताएं हैं और इसमें शामिल हैं:

− सेवा शीर्षलेखों की उपस्थिति;

− संदेश की मात्रा की सीमा;

− संक्षिप्ताक्षरों के स्थापित सीमित सेट का उपयोग;

- संचार अधिकारियों द्वारा स्थापित नियमों के अनुसार पंजीकरण।

पहले जो कुछ भी कहा गया है, उससे यह निष्कर्ष निकलता है कि पाठ की रचना और पत्र के डिज़ाइन के लिए रचनात्मक दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। प्रत्येक विशेषज्ञ को न केवल अपनी गतिविधि के क्षेत्र में सक्षम होना चाहिए, बल्कि साक्षर भी होना चाहिए, विचारों को तैयार करने और उन्हें वर्तमान नियामक दस्तावेजों की आवश्यकताओं के ढांचे के भीतर व्यवस्थित करने की कला में महारत हासिल करनी चाहिए। सैद्धांतिक प्रावधान, चाहे वे कितने भी पूर्ण रूप से बताए गए हों, उन्हें आत्मसात करने और व्यावहारिक अनुप्रयोग के लिए उनके विशिष्ट कार्यान्वयन के मॉक-अप, नमूने और उदाहरण दिखाने की आवश्यकता होती है।

पत्राचार कौशल, एक नियम के रूप में, अनुभव के साथ विकसित होते हैं, इसलिए, पत्रों के लेखक को संगठन के पिछले पत्राचार का सावधानीपूर्वक अध्ययन करने की आवश्यकता होती है, नमूनों के रूप में विशेषज्ञों द्वारा पहले से संकलित पत्रों का उपयोग करना, पत्राचार के नियमों का अध्ययन करना, संगठन के विषय पर पत्रों के पाठ लिखने की विशेषताओं का विश्लेषण करना, उसके लक्ष्यों, उद्देश्यों, गतिविधि की बारीकियों को ध्यान में रखना। किसी व्यक्ति की सामान्य संस्कृति, उसके ज्ञान, कौशल, दृष्टिकोण द्वारा एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाई जाती है, इसलिए अपने आप पर लगातार काम करना, व्यावसायिक संचार की संस्कृति और भाषण की संस्कृति सहित सामान्य संस्कृति में सुधार करना बहुत महत्वपूर्ण है।

पत्र लिखने में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

मुद्दे के सार का अध्ययन करना;

पिछले पत्राचार सहित आवश्यक जानकारी एकत्र करना;

एक मसौदा पत्र तैयार करना;

परियोजना का समन्वय (यदि आवश्यक हो);

मुखिया द्वारा हस्ताक्षर.

ड्राफ्ट पत्र उद्यम के प्रमुख की ओर से निष्पादकों द्वारा तैयार किए जाते हैं।

व्यावसायिक पत्र GOST R 6.30-2003 के अनुसार लेटरहेड पर जारी किए जाते हैं, एक नियम के रूप में, स्थायी विवरण ("स्टाम्प") की एक कोने की व्यवस्था के साथ। पत्रों के लिए स्थायी विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था वाले प्रपत्रों का उपयोग कम बार किया जाता है, मुख्यतः अधिकारियों और उच्च संगठनों द्वारा। प्रपत्र A4 और A5 का उपयोग किया जाता है। यदि अक्षर 7-8 पंक्तियों से अधिक न हो तो A5 प्रारूप का उपयोग किया जाता है।

पत्र का पहला पृष्ठ प्रपत्रों पर मुद्रित होता है, शेष - A4 कागज की खाली शीट पर।

पत्र कम से कम दो प्रतियों में तैयार किया गया है।

पहली प्रति एक प्रपत्र पर तैयार की जाती है और प्राप्तकर्ता को भेजी जाती है, दूसरी (इसे प्रतिलिपि कहा जाता है) कागज की एक खाली शीट पर मुद्रित की जाती है और प्रदर्शन किए गए कार्य के साक्ष्य के रूप में मामले में दायर की जाती है।

व्यावसायिक पत्र जारी करते समय निम्नलिखित विवरणों का उपयोग किया जाता है:

− रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

− रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट;

− संगठन का लोगो या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न);

− संगठन कोड;

− कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन);

- करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण कारण कोड (टीआईएन/केपीपी);

− दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;

− संगठन का नाम;

- संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;

− दस्तावेज़ की तारीख;

− दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;

− पताकर्ता;

− संकल्प;

− पाठ का शीर्षक;

− नियंत्रण का चिह्न;

− दस्तावेज़ का पाठ;

− आवेदन की उपस्थिति पर एक निशान;

− हस्ताक्षर;

− दस्तावेज़ का वीज़ा अनुमोदन;

− प्रिंट छाप;

- कलाकार के बारे में चिह्न;

- दस्तावेज़ के निष्पादन और उसे मामले में भेजने पर एक नोट;

− संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक निशान;

− दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति का पहचानकर्ता.

सूचीबद्ध विवरणों को तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

− पत्र के प्रपत्र का विवरण: रूसी संघ का राज्य प्रतीक; रूसी संघ के विषय का प्रतीक; कंपनी का लोगो या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न); संगठन कोड; कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन); करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण कारण कोड (टीआईएन/केपीपी); दस्तावेज़ प्रपत्र कोड; कंपनी का नाम; संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;

- व्यावसायिक पत्र संकलित करते समय उपयोग किया जाने वाला विवरण: दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख का संदर्भ; गंतव्य; पाठ का शीर्षक; मूलपाठ; आवेदन की उपस्थिति पर एक निशान; हस्ताक्षर; वीज़ा अनुमोदन दस्तावेज़; नाकाबंदी करना; कलाकार के बारे में चिह्नित करें;

- व्यावसायिक पत्रों के साथ काम करते समय उपयोग किए जाने वाले और वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने, पत्रों को निष्पादित करने, पत्रों को व्यवस्थित करने और उनके भंडारण को व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक विवरण: दस्तावेज़ की तारीख; दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या; संकल्प; पाठ का शीर्षक; नियंत्रण का चिह्न; दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में उसके निर्देश पर एक नोट; संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक निशान; दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति का पहचानकर्ता।

पत्र के पाठ में अक्सर एक परिचयात्मक भाग और मुख्य भाग होता है। परिचयात्मक भाग तथ्यों, तिथियों, दस्तावेजों के लिंक के साथ पत्र लिखने के कारणों को इंगित करता है। पत्र का मुख्य भाग इसका मुख्य उद्देश्य (प्रस्ताव, इनकार, अनुरोध, गारंटी, आदि) तैयार करता है।

पत्र का पाठ पहले व्यक्ति बहुवचन में लिखा गया है: "हम पूछते हैं ..., हम भेजते हैं ...", या तीसरा व्यक्ति एकवचन - "कंपनी का मानना ​​​​है ..., संगठन ने विचार किया है ..."।

यदि पत्र संगठन के प्रमुख के आधिकारिक लेटरहेड पर जारी किया जाता है, तो पाठ, एक नियम के रूप में, पहले व्यक्ति एकवचन में कहा गया है: "मैं सुझाव देता हूं ..., मैं पूछता हूं ..."।

पत्र का पाठ एक अपील से शुरू हो सकता है।

पाठ का यह छोटा सा भाग संचार के प्रयोजनों के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। सही ढंग से चुनी गई अपील न केवल प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करती है, बल्कि पत्राचार के लिए सही स्वर भी निर्धारित करती है, व्यावसायिक संबंधों की स्थापना और रखरखाव में योगदान देती है। अपील का महत्व पत्र के लेखक द्वारा निर्धारित किया जाता है, अपील आपको अपने आप को एक श्रोता प्रदान करने की अनुमति देती है। अपील के बाद विराम चिह्न विशेष ध्यान देने योग्य है। अपील के बाद अल्पविराम पत्र को एक आकस्मिक चरित्र देता है, विस्मयादिबोधक चिह्न महत्व और आधिकारिक चरित्र पर जोर देता है। अपील को केन्द्रित तरीके से मुद्रित किया गया है।

प्रिय मिखाइल पेत्रोविच!

मिस पेत्रोवा!

प्रिय श्री स्मिरनोव!

अध्यक्ष महोदय!

प्रिय साथियों!

पत्र आमतौर पर योजना के अनुसार तैयार किया जाता है: परिचय, मुख्य भाग, निष्कर्ष।

"रूसी संघ की सरकार के 27 जून, 2003 नंबर 620 के डिक्री के अनुसार "मॉडल विनियमों के अनुमोदन पर ..."।

मुख्य भाग में घटना का विवरण, वर्तमान स्थिति, उनका विश्लेषण और साक्ष्य शामिल हैं।

पत्र का निष्कर्ष अनुरोध, सुझाव, राय, इनकार, अनुस्मारक के रूप में एक निष्कर्ष है।

पत्रों में केवल आधिकारिक तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों, पदनामों और शब्दों का ही उपयोग किया जाना चाहिए। संस्थानों, संगठनों और पदों, उपाधियों, माप की इकाइयों, भौगोलिक नामों और अन्य के नाम बिल्कुल आधिकारिक नामों से मेल खाने चाहिए।

पाठ का अंतिम भाग अनुरोध के निष्पादन की अपेक्षा के साथ-साथ विनम्रता सूत्र के साथ समाप्त हो सकता है:

पत्र में केवल एक अंतिम भाग हो सकता है।

अनुलग्नकों की उपस्थिति के बारे में चिह्न उस स्थिति में पाठ क्षेत्र की बाईं सीमा से पत्र के पाठ के नीचे दो अंतराल पर मुद्रित किया जाता है जब पत्र इसके साथ एक अनुलग्नक प्रदान करता है।

हस्ताक्षर को पाठ से तीन पंक्ति रिक्ति द्वारा अलग किया जाता है।

फ़ाइल में शेष पत्र की एक प्रति पर अनुमोदन वीज़ा जारी किया जाता है। वीज़ा लेटर शीट के नीचे चिपकाया जाता है।

दस्तावेज़ के बाईं ओर दस्तावेज़ की अंतिम शीट के सामने या पीछे की ओर निष्पादक के बारे में चिह्न मुद्रित होता है।

पत्र की तारीख उसके हस्ताक्षर करने की तारीख है।

कर्तव्यों के वितरण के अनुसार अधिकारियों द्वारा पत्रों पर हस्ताक्षर किए जाते हैं और उन्हें संरचनात्मक प्रभागों और नौकरी विवरणों पर नियमों में दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार दिया जाता है।

अपेक्षित "हस्ताक्षर" से पहले एक शिष्टता सूत्र भी हो सकता है, जो पैराग्राफ से मुद्रित होता है और अल्पविराम द्वारा स्थिति से अलग किया जाता है, उदाहरण के लिए:

शिष्टाचार सूत्र इस तरह दिख सकता है:

सादर, …

शुभकामनाएं, …

सच्ची कृतज्ञता के साथ,…

ईमानदारी से, …

मुहर व्यक्तियों के अधिकारों को प्रमाणित करने, वित्तीय, भौतिक संसाधनों आदि से संबंधित तथ्यों को ठीक करने वाले दस्तावेजों पर एक अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करती है। मुहर तथ्यों, घटनाओं, वित्तीय सामग्री के पत्रों की पुष्टि करने वाले दायित्वों (गारंटी पत्र) वाले पत्रों को प्रमाणित करती है।

दस्तावेज़ पर मुहर की छाप पद के शीर्षक का हिस्सा हो सकती है, लेकिन अधिकारी के हस्ताक्षर नहीं। लगाई गई मुहर की छाप अच्छी तरह पढ़ने योग्य होनी चाहिए।

व्यावसायिक पत्र का लेआउट चित्र में दिखाया गया है। 7.

यदि पत्र के पाठ में दो या दो से अधिक पैराग्राफ हैं, तो पत्र 5वें अक्षर (फ़ील्ड लाइन से) से शुरू होता है। पैराग्राफ के बिना पाठ को सीधे बाएं हाशिये से मुद्रित किया जा सकता है।

पत्र के पाठ में तीन संरचनात्मक तत्व शामिल होने चाहिए: एक परिचयात्मक भाग जो पत्र लिखने का कारण बताता है; साक्ष्य भाग; अंतिम भाग, जो अनुरोध, सहमति, इनकार आदि निर्धारित करता है।

पत्र के निर्माण का उलटा क्रम संभव है: अंतिम भाग साक्ष्य से पहले दिया गया है। यह आदेश उच्च संगठनों के पत्रों के लिए विशिष्ट है।

परिशिष्ट: पर... एल., में... प्रतियाँ।

नौकरी का नाम

नेता (हस्ताक्षर)और के बारे में।

नौकरी का नाम

(हस्ताक्षर)आई. ओ. उपनाम

00.00.0000

कलाकार (आई.ओ. उपनाम)

फ़ोन (000 00 00)

दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की आईडी

चित्र 7. व्यावसायिक पत्र लेआउट

प्रकाशन दिनांक: 2014-10-19; पढ़ें: 6692 | पेज कॉपीराइट का उल्लंघन

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018। (0.008 सेकंड) ...

पत्र योजना

1. पहले परिचयात्मक वाक्यांश में, अपने पत्र का उद्देश्य बताएं-अपनी कंपनी, उत्पाद, सेवाओं का प्रतिनिधित्व।

मैं आपको हमारी कंपनी का परिचय देने के लिए लिख रहा हूं।

मैं आपको हमारी कंपनी का परिचय देने के लिए लिख रहा हूं।

मुझे हमारी कंपनी का परिचय देते हुए बहुत खुशी हो रही है।

मुझे हमारी कंपनी का परिचय देते हुए खुशी हो रही है।

हमारी टेलीफोन बातचीत के अलावा, मुझे आपको हमारी कंपनी और उसके उत्पादों के बारे में और अधिक बताते हुए बहुत खुशी हो रही है।

हमारी टेलीफोन पर बातचीत को जारी रखते हुए, मुझे आपको हमारी कंपनी और उसके द्वारा उत्पादित उत्पादों के बारे में और अधिक बताते हुए बहुत खुशी हो रही है।

शैक्षिक सॉफ्टवेयर के संबंध में 19 मई की हमारी टेलीफोन बातचीत के संदर्भ में, मुझे आपको सूचित करते हुए बहुत खुशी हो रही है।

प्रशिक्षण कार्यक्रमों के संबंध में 19 मई को हमारी टेलीफोन पर हुई बातचीत के अनुसार, मुझे आपको सूचित करते हुए बहुत खुशी हो रही है।

मैं आपको इस संबंध में लिख रहा हूं...

मैं आपके बारे में लिख रहा हूं...

आज सुबह हमारी टेलीफोन पर हुई बातचीत के संदर्भ में मैं आपको पुष्टि करने के लिए लिख रहा हूं...

आज सुबह हमारी टेलीफोन पर हुई बातचीत के अनुसार, मैं पुष्टि करने के लिए आपको लिख रहा हूं...

मैं आपको इस संबंध में लिख रहा हूं...

मैं आपको इस संबंध में लिख रहा हूं...

आपको याद होगा कि हम हनोवर में CeBIT'2004 में मिले थे और पते का आदान-प्रदान किया था।

आपको याद होगा कि हम हनोवर में CeBIT'2004 में मिले थे और पते का आदान-प्रदान किया था।

हम एक ऐसी कंपनी हैं जो औद्योगिक और स्वयं करें बाजारों के लिए उपकरण आयात करती है।

हमारी कंपनी उद्योग और DIY बाजार उपभोक्ताओं के लिए उपकरण आयात करती है।

2. प्रस्तावित उत्पाद, सेवाओं के मुख्य लाभों, नवाचारों, लाभों की सूची बनाएं।

यह एक नया समीक्षा किया गया संस्करण है जिसमें 20 से अधिक नई तस्वीरें शामिल हैं।

यह एक नया, संशोधित संस्करण है, जिसमें 20 से अधिक नई तस्वीरें शामिल हैं।

3. उस बाज़ार खंड का निर्धारण करें जहाँ आप अपना उत्पाद प्रस्तुत करना प्रस्तावित करते हैं। संभावित उपभोक्ताओं की पहचान करें.

हमारे ग्राहक छोटे उद्यमी हैं।

हमारे ग्राहक छोटे व्यवसाय उद्यमी हैं।

हम किशोरों के लिए काम कर रहे हैं।

हम किशोरों के लिए काम करते हैं। हम किशोरों के लिए उत्पाद बनाते हैं।

हमारा मानना ​​है कि हमारे उत्पाद युवा परिवारों और कम आय स्तर वाले लोगों के लिए रुचिकर होंगे।

हमारा मानना ​​है कि हमारे उत्पाद युवा परिवारों और काफी कम आय वाले लोगों के लिए रुचिकर होंगे।

4. सहयोग के लिए एक विशिष्ट प्रस्ताव व्यक्त करें: थोक या खुदरा, लाइसेंस समझौता, वितरण नेटवर्क का निर्माण, आदि।

हम विशेष रूप से दीर्घकालिक कामकाजी संबंधों में रुचि रखते हैं।

हम विशेष रूप से दीर्घकालिक कामकाजी संबंधों में रुचि रखते हैं।

हम खुदरा विक्रेताओं की एक श्रृंखला बनाने के लिए जर्मन कंपनियों की तलाश कर रहे हैं।

हम खुदरा नेटवर्क बनाने के लिए जर्मन कंपनियों की तलाश कर रहे हैं।

वास्तव में हम केवल लाइसेंस समझौतों में रुचि रखते हैं।

वास्तव में, हम केवल लाइसेंस समझौतों में रुचि रखते हैं।

5. यदि आप उत्पाद के नमूने संलग्न कर रहे हैं, तो आपको यह बताना होगा कि पेश की गई श्रृंखला के कौन से उत्पाद हैं।

मैं ऊपर उल्लिखित सॉफ्टवेयर की 5 प्रतियां संलग्न कर रहा हूं।

मैं ऊपर उल्लिखित 5 नमूना कार्यक्रम संलग्न कर रहा हूं।

कृपया मूल्यांकन के लिए "स्मार्ट स्टाइलर" की संलग्न 3 इकाइयां ढूंढें।

परीक्षण और मूल्यांकन के लिए 3 स्मार्ट स्टाइलर उत्पाद नमूने शामिल किए गए हैं।

6. उत्पाद के मूल्यांकन के दौरान उठने वाले सभी प्रश्नों का उत्तर देने की इच्छा व्यक्त करें।

यदि आपको कोई और जानकारी चाहिए तो कृपया हमसे संपर्क करें।

यदि आपको अधिक जानकारी की आवश्यकता हो तो कृपया हमें बताएं।

हमें आपकी आवश्यकतानुसार कोई भी अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने में खुशी होगी।

हमें आपको कोई भी आवश्यक जानकारी प्रदान करने में खुशी होगी।

यदि आपको किसी और जानकारी की आवश्यकता हो तो कृपया संपर्क करने में संकोच न करें।

यदि आपको अधिक जानकारी चाहिए तो कृपया हमें बताएं।

7. पत्र को एक मानक वाक्यांश के साथ समाप्त करें, सहयोग की आशा व्यक्त करें।

आप से जल्दी सुनने की उम्मीद।

हम आपके उत्तर की प्रतीक्षा में हैं।

हमें आपसे शीघ्र ही उत्तर प्राप्त होने की आशा है।

हम आपके साथ व्यवसाय करने के लिए तत्पर हैं।

हम साथ मिलकर काम करने के लिए उत्सुक हैं।

हम शीघ्र उत्तर के लिए आभारी होंगे।

हमें जल्द ही आपकी बात सुनकर खुशी होगी।

भविष्य में सहयोग की आशा है.

हम साथ मिलकर काम करने के लिए उत्सुक हैं। साथ मिलकर काम करने को उत्सुक हूं.

8. आपके हस्ताक्षर, नाम और पद

सुनहरा नियम:

अपनी कंपनी, उत्पाद, सेवा की सभी उपलब्धियों, फायदों की सूची बनाएं, आपकी व्यक्तिगत उपलब्धियों को बिना किसी अतिशयोक्ति के ईमानदारी से सूचीबद्ध करना चाहिए। किसी भी जानकारी को आसानी से सत्यापित किया जा सकता है।

सुनहरा नियम:

एक व्यवसायिक औपचारिक पत्र व्यक्तिगत रूप से, केवल प्राप्तकर्ता को संबोधित करते हुए लिखा जाना चाहिए। कोई ठंडा, औपचारिक वाक्यांश नहीं!

सभी वैश्विक व्यवसाय व्यक्तिगत संबंधों पर बने हैं, और उन्हें बनाया जाना चाहिए!

सुनहरा नियम:

पत्र सूचनात्मक और संक्षिप्त दोनों होना चाहिए और एक पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए। याद रखें, कोई भी एक पेज से अधिक नहीं पढ़ेगा। इस कंपनी से आप क्या अपेक्षा करते हैं, इसके प्रत्यक्ष संकेत के साथ पत्र को समाप्त करें। यह अंतिम वाक्यांश है जिसे सबसे अधिक याद किया जाएगा।

सुनहरा नियम:

कोई भी पत्र लिखते समय आपको हमेशा सूत्र द्वारा निर्देशित होना चाहिए:

KISS = इसे छोटा और सरल रखें

उदाहरण 1. एक कंपनी का प्रतिनिधित्व - शैक्षिक कंप्यूटर प्रोग्राम का डेवलपर।

आपकी कंपनी के साथ संभावित सहयोग के लिए आपको हमारी कंपनी और उसके सॉफ्टवेयर उत्पादों का परिचय देते हुए मुझे बहुत खुशी हो रही है।

हमारे इंटरैक्टिव सॉफ्टवेयर उत्पाद "ओपन" संस्करण आधुनिक प्रौद्योगिकियों की नवीनतम उपलब्धियों को शामिल करते हैं और शैक्षिक प्रक्रिया को बहुत आकर्षक और प्रभावी बनाते हैं। यह "ओपन" संस्करण पाठों को सुनने और पढ़ने, कंप्यूटर प्रयोग करने और समस्याओं के एक समूह को हल करने की संभावनाओं का एक अनूठा संयोजन है। मैं यह बताना चाहूंगा कि इस समय जर्मन बाजार में ऐसी कोई गुणवत्तापूर्ण शैक्षिक सॉफ्टवेयर उत्पाद नहीं हैं।

हाई स्कूल और कॉलेज के छात्रों के साथ-साथ स्वयं शिक्षा के लिए "ओपन" संस्करण की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है।

इस "खुले" संस्करण में इस समय शामिल हैं:

"मुक्त भौतिकी" (2 भाग, 2 सीडी-रोम), जर्मन/अंग्रेजी/रूसी/फ़्रेंच, और

"ओपन मैथ" (6 भाग, 6 सीडी-रोम) जर्मन/अंग्रेजी/रूसी/फ्रेंच।

ऊपर उल्लिखित सॉफ्टवेयर संयुक्त उद्यम ओपन लर्न इंक द्वारा विकसित किया गया था। (यूएसए) - मैथमेटिकल लिमिटेड (रूस) और संयुक्त राज्य अमेरिका, रूस और यूरोप में व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।

चूंकि हमारा व्यवसाय यूरोप के जर्मन भाषी हिस्से में विस्तार कर रहा है, हम जर्मन सॉफ्टवेयर खुदरा विक्रेताओं के साथ दीर्घकालिक संपर्क में रुचि रखते हैं और मीडिया श्योरप-मार्केट को सर्वश्रेष्ठ में से एक मानते हैं।

इसलिए, कृपया अपनी समीक्षा और मूल्यांकन के लिए संलग्न "ओपन" सेट ढूंढें।

मैं आपसे जल्द ही सुनने की उम्मीद कर रहा हूं।

आपका,

उदाहरण 2

क्या "सीन्स प्रिंटर्स" को "रशियन रेनबो इंक" के रोमांचक नए स्याही-कारतूस के विपणन में रुचि होगी?

मैंने "सीन्स प्रिंटर्स" के लिए परफेक्ट स्याही-कारतूस के सभी अधिकार विकसित किए हैं और मेरे पास हैं, जो मुझे लगता है कि आपके जैसे प्रिंटर उद्योग में असाधारण रूप से अच्छी तरह से बिक सकता है।

नया इंक-कारतूस अपने उपयोगकर्ताओं को कई प्रकार के लाभ प्रदान करता है।

स्याही के रंग बिल्कुल ताज़ा और चमकीले हैं।

कार्ट्रिज स्वयं उसी आकार का है जिस वस्तु का आप अभी उपयोग कर रहे हैं, लेकिन इसमें दो गुना अधिक भिन्न रंग हैं।

आपके द्वारा उपयोग किए गए मौजूदा मॉडलों की तुलना में मुद्रण की गुणवत्ता अधिक है।

मैं ईमानदारी से मानता हूं कि यह उत्पाद यथार्थवादी मूल्य निर्धारण और मजबूत वितरण चैनलों के साथ बहुत अच्छी तरह से फिट होगा जो "सीन्स प्रिंटर्स" की पहचान प्रतीत होते हैं।

यह पत्र किसी भी ऐसे व्यक्ति को आकर्षित करने का व्यापक प्रयास नहीं है जो नई स्याही-कारतूस में रुचि रखता हो।

इसे केवल "सीन्स प्रिंटर्स" को भेजा जा रहा है, और मैं वास्तव में आपकी जितनी जल्दी हो सके मेरे पास वापस आने के लिए सराहना करूंगा ताकि हम इस मुद्दे की संभावनाओं पर आगे चर्चा कर सकें।

कृपया नए स्याही कार्ट्रिज पर विचार करें और मुझे अपने विचार बताएं!

उदाहरण 3

रूस में एक विदेशी कंपनी के स्वामित्व वाले उत्पाद का उत्पादन और बिक्री करने का प्रस्ताव।

मैं आपकी कंपनी के साथ कुछ व्यवसाय करने की संभावना तलाशना चाहूंगा।

मैं हाल ही में बोस्टन गया था और मुझे अपने निजी उपयोग के लिए उपहार के रूप में कुछ खिलौने की आवश्यकता थी। मैंने आपकी कंपनी द्वारा विकसित "सेल्फड्यूकेबल बॉक्स" खरीदा और इसने वही किया जो मुझे चाहिए था।

मेरे मन में विचार आया कि यदि सही तरीके से पैक किया जाए और ठीक से चिह्नित किया जाए, तो यह उत्पाद कम से कम शिक्षा के लिए एक बहुत प्रभावी प्रचार उपकरण साबित हो सकता है।

मैं आपके उत्पाद को पूरक उत्पादों के साथ उत्पादित और पैकेज करने का प्रस्ताव करता हूं, और इसे शुरुआत में रूस में पुस्तक भंडार और पुस्तकालय क्षेत्र में हमारे ग्राहकों को बेचने का प्रस्ताव करता हूं। हमारा मानना ​​है कि आपको उत्पाद बेचने का यह अधिक सीधा दृष्टिकोण कुछ महत्वपूर्ण दीर्घकालिक संबंध स्थापित करने में मदद करेगा।

मैं जानना चाहता हूं कि "सेल्फड्यूकेबल बॉक्स" का उपयोग करने के लिए रॉयल्टी/लाइसेंसिंग समझौते के तरीके में क्या किया जा सकता है। अपने उत्पाद को बेचने के वैकल्पिक साधन के रूप में, यह रूसी बाजार में "मैजिक टूल्स" और "सेल्फड्यूकेबल बॉक्स" का एक उत्कृष्ट तरीका साबित हो सकता है, जो कि वर्तमान समय में अप्रयुक्त है।

मैं आपके विचारों की सराहना करूंगा.

आपका,

उदाहरण 4

किसी रूसी लेखक की पुस्तक के लिए विदेश में प्रकाशक ढूंढने का प्रस्ताव।

कल की हमारी चर्चा के अनुसरण में, मैं हमारी "इमर्जेंट मार्केट्स" पुस्तक की एक प्रति संलग्न कर रहा हूं जिसे मॉस्को बिजनेस प्रेस द्वारा प्रकाशित किया गया था। इसे प्रेस द्वारा बहुत अच्छी तरह से स्वीकार किया गया है।

1999 के वसंत तक, पुस्तक चार भाषाओं में प्रकाशित हो चुकी होगी: रूसी, चीनी, डेनिश और स्लोवेनियाई। जैसा कि मैंने आपको बताया था, मैं एक अमेरिकी संस्करण भी देखना चाहूंगा। मेरा मानना ​​है कि संयुक्त राज्य अमेरिका में इमर्जेंट मार्केट का मुद्दा बहुत सामयिक होगा। क्या आप मुझे एक अच्छा प्रकाशक ढूंढने में मदद कर सकते हैं? मैं अत्यंत आभारी रहूँगा.

इस प्रकार सहयोग विकसित हुआ है; मैं इसी विषय पर बर्गमोन प्रेस में आपके कुछ सहयोगियों से बात करने की संभावना पर भी गौर करना चाहूंगा।

क्या आपको लगता है कि कोई दिलचस्पी होगी?

मैं आपके उत्तर की प्रतीक्षा करूंगा।

आदर के साथ

सादर,

उदाहरण 5

पत्राचार व्यवसाय-शिक्षा प्राप्त करने का प्रस्ताव।

प्रिय श्रीमती वैंकूवर

वर्ल्ड ओपन यूनिवर्सिटी बिजनेस स्कूल में आपकी रुचि के लिए धन्यवाद।

बिजनेस स्कूल पूर्णकालिक रोजगार वाले लोगों के लिए डिज़ाइन किया गया प्रबंधन विकास प्रदान करता है। इस प्रकार के कार्यक्रम को चुनने में आप व्यावहारिक असाइनमेंट के आधार के रूप में अपने संगठन और स्थिति पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होंगे, साथ ही मामले के अध्ययन और अपने स्थानीय अध्ययन समूह के साथ बातचीत से अन्य संगठनों और उद्योगों के बारे में जानकारी प्राप्त करेंगे।

वर्ल्ड ओपन यूनिवर्सिटी "समर्थित ओपन लर्निंग" में दुनिया की अग्रणी यूनिवर्सिटी है। पूर्णकालिक रोजगार में वयस्कों के लिए प्रभावी, उच्च गुणवत्ता वाली शिक्षा प्रदान करने में इसके पास किसी भी अन्य विश्वविद्यालय की तुलना में अधिक अनुभव और विशेषज्ञता है।

हमारे कार्यक्रम आपके काम और करियर के लिए प्रासंगिक हैं, और लचीलेपन की गारंटी देते हैं, जहां आप उस गति से सीखते हैं जो आपकी अन्य प्रतिबद्धताओं के साथ मेल खाती है।

वर्ल्ड ओपन यूनिवर्सिटी एक मान्यता प्राप्त ब्रिटिश राज्य-विश्वविद्यालय है, और बिजनेस स्कूल के एमबीए को एएमबीए द्वारा मान्यता प्राप्त है, जो सभी यूरोपियम एमबीए कार्यक्रमों में से केवल शीर्ष 30% को मान्यता देता है।

अपना अगला कदम तय करने से पहले, हमारी स्थानीय सलाहकार सेवा का लाभ उठाएँ! हम मॉस्को और सेंट पीटर्सबर्ग में नियमित सूचना शाम या आपके लिए सुविधाजनक समय पर व्यक्तिगत नियुक्ति का विकल्प प्रदान करते हैं।

उदाहरण 6. संयुक्त राज्य अमेरिका में एक रूसी कंपनी का प्रतिनिधित्व करने की पेशकश करने वाले एक समाचार पत्र के विज्ञापन पर प्रतिक्रिया।

पुन: बिजनेस वीकली में आपका विज्ञापन

मुझे बिजनेस वीकली से पता चला कि आप संयुक्त राज्य अमेरिका में रूसी कंपनियों का प्रतिनिधित्व करने में रुचि रखते हैं।

हमारी कंपनी का अभी तक संयुक्त राज्य अमेरिका में प्रतिनिधित्व नहीं है। पिछले साल हमने अपने उत्पादों की बिक्री के लिए वहां के बाजार की जांच करने के लिए एक बाजार अनुसंधान संस्थान को नियुक्त किया था। अध्ययन के नतीजे बहुत उत्साहजनक थे, और इसलिए अब हम इस क्षेत्र में एक प्रतिनिधि की तलाश कर रहे हैं।

बिजनेस वीकली ने एक नई स्टार्ट-अप कंपनी के रूप में आपकी उपलब्धियों के बारे में बहुत सराहना की है, इसलिए मुझे लगता है कि हम सफलतापूर्वक सहयोग कर सकते हैं।

इसलिए क्या आप कृपया मुझे कुछ संदर्भ और उन कंपनियों की सूची दे सकते हैं जिनका आप प्रतिनिधित्व करते हैं?

कृपया मुझे किसी संपर्क के नाम और टेलीफोन नंबर के साथ संदर्भ मेल या फैक्स करें, जिसके साथ मैं परियोजना पर विस्तार से चर्चा कर सकता हूं।

भविष्य में सहयोग की आशा के साथ.

आपका,

अभ्यास 1. रूस में एक विदेशी कंपनी का प्रतिनिधित्व करने का प्रस्ताव।

नीचे एक रूसी कंपनी द्वारा एक निश्चित विदेशी कंपनी के लिए प्रतिनिधि सेवाओं की पेशकश के पत्र का पाठ है। पत्र का पाठ मनमाने ढंग से तोड़ा गया है। ऐसे पत्रों को संकलित करने के लिए उपरोक्त योजना का उपयोग करते हुए, एक वास्तविक पत्र का अक्षर सूत्र बनाएं। "चेक" बटन पर क्लिक करके परिणाम जांचें।

प्रिय श्री हीथ्रो

डी। यदि आप रूस में प्रतिनिधित्व करने में रुचि रखते हैं, तो मुझे विश्वास है कि आप हमारी सेवाओं से संतुष्ट होंगे।

बी। हमारी कंपनी "सॉफ्ट-सिस्टम" 10 वर्षों से अधिक समय से सॉफ्टवेयर उद्योग में काम कर रही है, और हम रूस में आपका प्रतिनिधित्व करने और आपके सिस्टम सॉफ़्टवेयर को बेचने में बहुत रुचि रखते हैं। कृपया हमें बताएं कि क्या आप रूस में अपना सॉफ़्टवेयर वितरित करने में रुचि रखते हैं।

एक। हमें आपका पता अमेरिकन चैंबर ऑफ कॉमर्स की मास्को शाखा से प्राप्त हुआ।

इ। हम आपकी जानकारी के लिए एक ब्रोशर और हमारे संगठन का अधिक विवरण संलग्न कर रहे हैं।

एफ। आपसे जल्द मुलाकात की मुझे उम्मीद,

सी। वर्तमान में हम यहां रूस में दो प्रसिद्ध अमेरिकी और एक फ्रांसीसी कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हैं। मैं बताना चाहूंगा कि हम औसत से बेहतर बिक्री परिणाम का आनंद ले रहे हैं। हम एक अच्छी तरह से प्रशिक्षित और कुशल बिक्री स्टाफ को नियुक्त करते हैं, और हमारे पास परिवहन की पर्याप्त सुविधाएं और साधन भी हैं।

आपका,

सही उत्तर: ए, बी, सी, डी, ई, एफ।

पत्र का बरामद पाठ नीचे दिया गया है।

उदाहरण 7. रूस में एक विदेशी कंपनी का प्रतिनिधित्व करने का प्रस्ताव।

प्रिय श्री हीथ्रो

हमें आपका पता अमेरिकन चैंबर ऑफ कॉमर्स की मास्को शाखा से प्राप्त हुआ।

हमारी कंपनी "सॉफ्ट-सिस्टम" 10 वर्षों से अधिक समय से सॉफ्टवेयर उद्योग में काम कर रही है, और हम रूस में आपका प्रतिनिधित्व करने और आपके सिस्टम सॉफ़्टवेयर को बेचने में बहुत रुचि रखते हैं। कृपया हमें बताएं कि क्या आप रूस में अपना सॉफ़्टवेयर वितरित करने में रुचि रखते हैं।

वर्तमान में हम यहां रूस में दो प्रसिद्ध अमेरिकी और एक फ्रांसीसी कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हैं। मैं बताना चाहूंगा कि हम औसत से बेहतर बिक्री परिणाम का आनंद ले रहे हैं। हम एक अच्छी तरह से प्रशिक्षित और कुशल बिक्री स्टाफ को नियुक्त करते हैं, और हमारे पास परिवहन की पर्याप्त सुविधाएं और साधन भी हैं।

यदि आप रूस में प्रतिनिधित्व करने में रुचि रखते हैं, तो मुझे विश्वास है कि आप हमारी सेवाओं से संतुष्ट होंगे।

वादे:- अत्यावश्यक, स्पेक्ट्रम (सेवाओं का)–विस्तृत, छूट–महत्वपूर्ण/महत्वहीन, प्रस्ताव–रचनात्मक, असहमति–सामग्री/महत्वहीन, लाभप्रदता–उच्च/निम्न, गणना–प्रारंभिकया अंतिमऔर इसी तरह।

आपूर्तिकर्ता को धन्यवाद पत्र

पत्र #1:
प्रिय इवान इवानोविच,

अपना आभार व्यक्त करता है डेलोपिस.आरयू एलएलसीकई वर्षों तक पारस्परिक रूप से लाभप्रद और फलदायी सहयोग के लिए।

आपकी कंपनी एक ऐसी कंपनी है जिसके साथ काम करना वाकई दिलचस्प है, क्योंकि Delopis.ruएक बहुत ही गतिशील रूप से विकासशील कंपनी, हर साल उत्कृष्ट गुणवत्ता के नए उत्पाद बाजार में लॉन्च करती है। मैं अलग से यह नोट करना चाहूंगा कि, बाजार में प्रवेश करने के केवल छह महीने बाद, वह अपने नियमित ग्राहक को जीतने में सक्षम था।

हम रिलीज का इंतजार कर रहे हैं।

हमें उम्मीद है कि आने वाले समय में सितम्बर 2013प्रदर्शनी का वर्ष डेलोपिस.आरयू एलएलसीएक बार फिर हमें अपने नए उत्पादों से प्रसन्न करें।

Delopis.ruपेशेवरों की एक टीम है जिसके साथ आप निपट सकते हैं!

ईमानदारी से,
पेट्र पेत्रोव

पत्र #2:
प्रिय इवान इवानोविच,

कंपनी Delopis.ruराज्य की जरूरतों के लिए उत्पादों और सेवाओं की खरीद के लिए निविदाओं में बार-बार विजेता रहा है, खुद को एक विश्वसनीय आपूर्तिकर्ता भागीदार के रूप में स्थापित किया है।

से प्रारंभ करके सहयोग की संपूर्ण अवधि के लिए 2005 वर्षों तक, डिलीवरी समय पर और पूर्ण रूप से की गई।

काम की प्रक्रिया में, कंपनी के कर्मचारियों ने उच्च स्तर की व्यावसायिकता और संचार कौशल दिखाया।

हम कई वर्षों के संयुक्त कार्य के लिए अपना आभार व्यक्त करते हैं और आगे भी उपयोगी सहयोग की आशा करते हैं।

ईमानदारी से,
पेट्र पेत्रोव

पत्र #3:
प्रिय इवान इवानोविच,

हम कंपनी के प्रति अपना आभार व्यक्त करते हैं।' Delopis.ruडिलीवरी की तारीखों के समय पर अनुपालन के लिए, अपने क्षेत्र में व्यापक अनुभव और उच्च व्यावसायिकता के साथ पेशेवर इंस्टॉलरों की एक टीम द्वारा इंस्टॉलेशन कार्य। मैं विशेष रूप से उत्पादों की उच्च गुणवत्ता पर ध्यान देना चाहूंगा, जिसने ऑपरेशन की पूरी अवधि के दौरान खुद को सर्वश्रेष्ठ पक्ष से साबित किया है।

ईमानदारी से,
पेट्र पेत्रोव

पत्र #4:
प्रिय इवान इवानोविच,

कंपनी कार्य के प्रति सावधानीपूर्वक दृष्टिकोण के लिए उपकरणों की उच्च गुणवत्ता और समय पर डिलीवरी के लिए अपना आभार और सराहना व्यक्त करती है।

हम विभागाध्यक्ष के प्रति अपना व्यक्तिगत आभार भी व्यक्त करना चाहते हैं एलेक्सी अलेक्जेंड्रोविच सेमचेंकोव्यावसायिकता, धैर्य और कम से कम समय में मुद्दों को हल करने की क्षमता के लिए।

ईमानदारी से,
पेट्र पेत्रोव

पत्र #5:
प्रिय इवान इवानोविच,

धन्यवाद डेलोपिस.आरयू एलएलसीशहर की मरम्मत सुविधाओं के लिए उत्पादों की समय पर डिलीवरी के लिए टवर.

ने खुद को एक विश्वसनीय आपूर्तिकर्ता के रूप में स्थापित किया है जो पूर्ण और समय पर उपकरण भेजता है। आपूर्ति किए गए उत्पाद लगातार उच्च गुणवत्ता वाले हैं, सभी आवश्यक परीक्षण और प्रमाणीकरण पास कर चुके हैं।

इसके अलावा, यह हमारी कंपनी को सूचना समर्थन प्रदान करता है, विद्युत उपकरणों के संपूर्ण स्पेक्ट्रम पर पेशेवर सलाह प्रदान करता है।

आपके सहयोग के लिए धन्यवाद, घोषित संस्करणों पर त्वरित प्रतिक्रिया। हम संयुक्त परियोजनाओं पर काम जारी रखने के लिए तैयार हैं।

ईमानदारी से,
पेट्र पेत्रोव

पत्र #6:
प्रिय इवान इवानोविच,

टीम को धन्यवाद Delopis.ruऔर आप व्यक्तिगत रूप से शहर के निर्माण बाजार में हमारे साथ सफल और उपयोगी सहयोग के लिए मास्को.

हमारे संयुक्त कार्य की अवधि के दौरान, कंपनी Delopis.ruने खुद को गुणवत्तापूर्ण उत्पादों के एक विश्वसनीय आपूर्तिकर्ता के रूप में स्थापित किया है, जो उच्च पेशेवर स्तर पर जटिल कार्य करने में सक्षम है।

मैं ईमानदारी से आपकी और आपकी कंपनी की समृद्धि और नई परियोजनाओं के कार्यान्वयन में और सफलता की कामना करता हूं।

ईमानदारी से,
पेट्र पेत्रोव

आज लगभग हर कोई सक्रिय रूप से इंटरनेट का उपयोग करता है। लेकिन व्यावसायिक पत्राचार प्रासंगिक और महत्वपूर्ण नहीं रह गया है। इसे बस अन्य मीडिया में स्थानांतरित कर दिया गया। व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें और प्रारूपित करें, प्रकाशन बताएगा।

एक व्यावसायिक संदेश में क्या हो सकता है?

सबसे पहले, व्यावसायिक पत्राचार कर्मचारियों और व्यावसायिक भागीदारों के साथ किसी भी राय या सुझाव का आदान-प्रदान करने का अवसर प्रदान करता है। पत्र में कंपनियों के बीच गलतफहमी को खत्म करने के लिए अनुरोध, दावे और अन्य विचार शामिल हो सकते हैं। सामान्य तौर पर, व्यावसायिक पत्राचार एक प्रकार का आधिकारिक पत्राचार होता है।

अन्य पत्रों से भिन्नता

मुख्य अंतरों को इस प्रकार संक्षेप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

• प्रस्तुति शैली.
• अधीनता की उपस्थिति.
• भावनाओं की सशक्त अभिव्यक्ति के बिना शब्दावली।
• एक नियम के रूप में, पत्र एक पृष्ठ से अधिक नहीं लेता है।
• पूरे पाठ में फ़ॉन्ट एक ही है (न छोटा और न बड़ा)।
• यह आमतौर पर संगठन के आधिकारिक लेटरहेड पर तैयार किया जाता है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

उत्तर दिए जाने वाले पत्र:

• अनुरोध।
• याचिका।
• मांग।
• प्रस्ताव।
• अपील करना।

ऐसे पत्र जिनके उत्तर की आवश्यकता नहीं है:

• सूचनात्मक.
• सूचित करना।
• साथ में।
• वारंटी.
• चेतावनी।
• अनुस्मारक।

वाणिज्यिक पत्र. आमतौर पर अनुबंध की अवधि के दौरान या किसी समझौते को समाप्त करने के लिए इनकी आवश्यकता होती है:

• अनुरोध।
• एक अनुरोध का जवाब.
• अनुस्मारक।
• दावा करना।
• प्रस्ताव। यह एक अनुबंध समाप्त करने या कोई सौदा करने का प्रस्ताव है।
• दायित्वों को पूरा करने, समझौतों को समाप्त करने आदि की आवश्यकता के बारे में चेतावनी।

गैर-व्यावसायिक पत्र:

• आमंत्रण।
• किसी चीज़ के बारे में जानकारी.
• आभार की अभिव्यक्ति।
• सिफ़ारिशें.
• अनुरोध।
• निर्देश।
• कवर पत्र।
• शोक की अभिव्यक्ति.
• किसी भी अवसर पर बधाई.
• प्रत्याभूत के पत्र।
• माल की प्राप्ति की पुष्टि, सेवाओं का प्रावधान, इत्यादि।

संरचना के आधार पर व्यावसायिक पत्रों का वर्गीकरण:

• एक सख्त पैटर्न के अनुसार संकलित.
• मुक्त रूप में लिखा गया है।

प्राप्तकर्ता के आधार पर प्रकार:

• सामान्य। एक पते वाले को भेजा गया।
• सामूहिक. एक व्यक्ति को भेजा गया, लेकिन कई व्यक्तियों से।
• गोलाकार. एकाधिक प्राप्तकर्ताओं को भेजा गया.

पत्र का स्वरूप इस प्रकार है:

• नियमित डाक लिफाफे में भेजा गया।
• व्यक्तिगत रूप से सौंपा गया।
• फैक्स के रूप में भेजा गया.
• ईमेल द्वारा भेजा गया.

जैसा कि आप देख सकते हैं, एक व्यावसायिक संदेश को अलग-अलग तरीकों से और अलग-अलग इरादों से तैयार किया जा सकता है। लेकिन यह ध्यान देने योग्य है कि कुछ मामलों में, नैतिक कारणों से, इसे हाथ से लिखा जाना चाहिए, न कि कंप्यूटर पर टाइप किया जाना चाहिए। यह बधाई और संवेदना पर लागू होता है।

एक पत्र के अंश

एक अच्छा व्यावसायिक पत्र हमेशा कई भागों में विभाजित होता है। यह परिचयात्मक, मुख्य और अंतिम है। और वे तार्किक रूप से एक दूसरे से जुड़े हुए हैं।

एक नियम के रूप में, परिचयात्मक भाग में उन परिस्थितियों के बारे में जानकारी होती है जिनके कारण पत्र लिखना पड़ा। मुख्य पाठ ही सामग्री है, संदेश का सार। अंतिम भाग में, वे परिणामों का सारांश प्रस्तुत करते हैं, जो इनकार, सहमति, अनुरोध आदि व्यक्त कर सकते हैं।

लेखन सिद्धांत

कोई भी बिजनेस संदेश इसी तरह लिखा जाना चाहिए.

1. निष्पक्षता से.
2. संबोधित (अर्थात् किसी विशिष्ट व्यक्ति के लिए अभिप्रेत)।
3. तर्क दिया।
4. विश्वसनीय रूप से।
5. सर्वाधिक पूर्ण.
6. पाठ की सभी जानकारी लेखन के समय अद्यतन होनी चाहिए।

शैलीगत विशेषताएँ

व्यावसायिक पत्र लिखने के नियम बताते हैं कि सख्त शैली का पालन करना आवश्यक है। भाषण के केवल उन्हीं साधनों का उपयोग करना आवश्यक है जो आधिकारिक दस्तावेजों के लिए विशिष्ट हैं। यानी एक आधिकारिक व्यावसायिक शैली उपयुक्त होगी। भाषा में निम्नलिखित विशेषताएँ होनी चाहिए।

• आधिकारिकता.
• प्रदान की गई जानकारी की सटीकता.
• निष्पक्षता.
• संरचित.
• जानकारीपूर्ण लेकिन संक्षिप्त.

मामले का सार क्रियाओं पर जोर देते हुए सरल छोटे वाक्यों में बताया जाना चाहिए। विशेषणों के साथ पाठ को अधिभारित करने की कोई आवश्यकता नहीं है, अल्पज्ञात और अत्यधिक विशिष्ट शब्दों का उपयोग करें जिन्हें प्राप्तकर्ता समझ नहीं सकता है। इससे केवल नकारात्मकता और अस्वीकृति ही पैदा होगी। सरल, समझने योग्य शब्दों, अधिक तथ्यों और विशिष्टताओं में समझाने का प्रयास करना बेहतर है। व्यावसायिक शैली बिना सूचना वाले और "पानीदार" पाठों की उपस्थिति की अनुमति नहीं देती है।

अंतिम भाग को भाषण के अनावश्यक और लंबे मोड़ के साथ समाप्त नहीं किया जाना चाहिए। साथ ही अतार्किक एवं असंगत प्रस्ताव भी काम नहीं करेंगे। इसलिए, क्रियाविशेषण और सहभागी वाक्यांशों को बाहर करना ही बेहतर है। प्रत्येक अनुच्छेद में केवल एक विशिष्ट विचार होना चाहिए। पाठ पूरा करने के बाद, पत्र को ज़ोर से पढ़कर कई बार त्रुटियों की जाँच करना बेहतर होता है।

प्रपत्र आवश्यकताएँ

व्यावसायिक पत्र के नियमों के अनुसार इसे कंपनी के लेटरहेड पर लिखना बेहतर होता है। इसकी निम्नलिखित मुख्य आवश्यकताएं हैं।

• यदि उद्यम राज्य के स्वामित्व में है, तो फॉर्म के बीच में आपको रूसी संघ के हथियारों का कोट डालना होगा।
• पत्र को A4 प्रारूप की शीट पर रखा जाना चाहिए।
• बाईं ओर, फ़ील्ड को खाली छोड़ दें (कम से कम 3 सेंटीमीटर)। यह आवश्यक है क्योंकि कुछ समय बाद सामग्री को बाकी दस्तावेजों के साथ दाखिल किया जाएगा।
• सबसे इष्टतम फ़ॉन्ट मानक "टाइम्स न्यू रोमन" है, आकार 12 और पंक्ति रिक्ति 1.5-2 है। पढ़ते समय यह सबसे अच्छी तरह समझ में आता है।
• पत्र के शीर्षक में आपको संगठन का नाम, उसका वास्तविक और कानूनी पता, फ़ोन नंबर और ई-मेल बताना होगा।

प्रारुप सुविधाये

यदि किसी व्यावसायिक पत्र के डिज़ाइन में कई पृष्ठ लगे हैं, तो आपको दूसरे से प्रारंभ करते हुए क्रमांकन करने की आवश्यकता है। इसके लिए अरबी अंकों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। संख्याओं के आगे बिंदु लगाने की आवश्यकता नहीं है।

पत्र को पैराग्राफों में और यदि आवश्यक हो तो उपशीर्षकों में विभाजित किया जाना चाहिए। पाठ को एक सतत धारा की तरह नहीं दिखना चाहिए, क्योंकि इसे खराब तरीके से समझा जाएगा। पैराग्राफ दिखाएंगे कि अन्य विचार कहां समाप्त होते हैं और कहां से शुरू होते हैं।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि व्यावसायिक पत्राचार के लिए टाइपो, मिटाने और कोई भी सुधार अस्वीकार्य है। वे प्रतिद्वंद्वी की अशिक्षा और तुच्छता की गवाही देंगे।

प्रयुक्त विवरण

पत्र में आमतौर पर निम्नलिखित जानकारी होती है।

1. कंपनी का पूरा नाम, केवल संक्षिप्त नाम नहीं।
2. फ़ोन नंबर, फैक्स नंबर, बैंक खाता और ई-मेल।
3. अभिभाषक। इसके अलावा, कंपनी का नाम मूल मामले में इस्तेमाल किया जाना चाहिए। यदि आपको अंतिम नाम और स्थिति निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है, तो डाइवेटिव केस का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। यदि प्राप्तकर्ता के पास कोई उपाधि या शैक्षणिक डिग्री है, तो इसे व्यक्ति के नाम से पहले दर्शाया जाना चाहिए।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक विशेषता को बड़े अक्षर से और एक नई पंक्ति में लिखा जाना चाहिए।

एक व्यावसायिक पत्र में सन्दर्भ

औपचारिक संचार सदैव तटस्थ स्वर में होना चाहिए। प्राप्तकर्ता से अपील का प्रारूप एक जैसा होना चाहिए। "शुभ दोपहर" जैसे वाक्यांश अनुचित होंगे। यदि आप नमस्ते कहना चाहते हैं, तो औपचारिक "हैलो" का उपयोग करना बेहतर है। लेकिन सबसे सक्षम विकल्प नाम और संरक्षक नाम से अपील माना जाता है। और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि अभिभाषक के साथ परिचय कितने समय तक रहता है। किसी पत्र में, आप नाम के संक्षिप्त रूप का उपयोग नहीं कर सकते (उदाहरण के लिए, पेट्या, आन्या, इत्यादि)।

पारस्परिक दूरी बनाए रखने के लिए, उम्र में बड़े या पद पर उच्च व्यक्ति के प्रति सम्मान दिखाने के लिए, "आप" से अपील करने से मदद मिलेगी। हालाँकि, यह ध्यान देने योग्य है कि कुछ कंपनियों में, इसके विपरीत, संचार करते समय, यहाँ तक कि एक पत्र में भी, "आप" का उपयोग करने की प्रथा है।

यह ध्यान देने योग्य है कि "प्रिय महोदय" शीर्षक का उपयोग इस व्यक्ति के नाम के बाद के संकेत के बिना नहीं किया जा सकता है। संक्षिप्ताक्षरों "श्री", "श्रीमती" से भी बचना चाहिए। यदि आपको लोगों के समूह को संबोधित करने की आवश्यकता है, तो नाम न बताने की अनुमति है। फिर आप संक्षेप में लिख सकते हैं: "प्रिय महोदय!" नियमानुसार नाम से संबोधन के बाद हमेशा विस्मयादिबोधक चिह्न लगाना चाहिए। उदाहरण के लिए, किसी व्यावसायिक पत्र में एक समान वाक्यांश इस तरह दिखेगा: "प्रिय अलेक्जेंडर सर्गेइविच!"

अंतिम भाग में, आप विभिन्न विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं। "शुभकामनाओं के साथ", "सम्मान के साथ", "सहयोग की आशा के साथ" इत्यादि। यहां अपील औपचारिक लेकिन मैत्रीपूर्ण होनी चाहिए।

अंतिम भाग बनाना

पत्र को सही ढंग से समाप्त करना भी बहुत महत्वपूर्ण है। अंतिम भाग में, आपको पहले कही गई बातों को संक्षेप में प्रस्तुत करना होगा। हालाँकि, निष्कर्ष को 10 वाक्यों तक न फैलाएँ। यह याद रखना चाहिए कि व्यावसायिक शैली में संक्षिप्तता और संक्षिप्तता को महत्व दिया जाता है। अपने आप को सरल वाक्यांशों तक सीमित रखना बेहतर है। उदाहरण के लिए, कई निर्माण दिए जाएंगे जो व्यावसायिक पत्राचार के अंतिम भाग में उपयुक्त होंगे। व्यावसायिक पत्रों को यथासंभव सही और विनम्रता से पूरा किया जाना चाहिए।

• आपकी मदद या ध्यान देने के लिए धन्यवाद. "मुझे इसके लिए धन्यवाद दें..." "धन्यवाद!"
• किसी बात में अभिभाषक का आश्वासन। "हमें आपके साथ काम करना अच्छा लगेगा।"
• भविष्य के लिए आशा की अभिव्यक्ति. "हमें आशा है कि हम यथाशीघ्र आपकी बात सुनेंगे।"
• कुछ के लिए अनुरोध करें. "यदि आप परिणामों की रिपोर्ट करेंगे तो हम आभारी होंगे।"
• किसी भी असुविधा के लिए खेद है। "भुगतान में देरी के लिए हम क्षमा चाहते हैं।"

अभिभाषक को अलविदा कैसे कहें

इस तथ्य के बावजूद कि पत्राचार व्यवसायिक है, व्यावसायिक पत्र में आप विभिन्न तरीकों से अलविदा कह सकते हैं। ऐसा करने के लिए, तथाकथित समापन वाक्यांशों का उपयोग करें।

निम्नलिखित विकल्प उदाहरण हैं:

1. सादर।
2. ईमानदारी से।
3. शुभकामनाएं।
4. मैं आपके कार्य में सफलता की कामना करता हूँ।
5. हमें उम्मीद है कि सहयोग जारी रहेगा.
6. हम सेवा करके खुश थे।

अन्य विकल्प भी हो सकते हैं. यहां अंतिम वाक्यांश का चुनाव पूरी तरह से स्वाद का मामला है।

हस्ताक्षर

शीट के बिल्कुल नीचे प्रेषक को अपना हस्ताक्षर करना होगा। लेकिन इसे सही तरीके से करना बेहद ज़रूरी है ताकि दस्तावेज़ का आधिकारिक स्वरूप हो।

हस्ताक्षर करने के लिए पद, आद्याक्षर, उपनाम और विपरीत संकेत देना आवश्यक है। इसके अतिरिक्त, आप संपर्क जानकारी (व्यक्तिगत ईमेल पता या फ़ोन नंबर) निर्दिष्ट कर सकते हैं। यह प्राप्तकर्ता को संवाद करने और सहयोग करने की इच्छा प्रदर्शित करेगा।

असफलता की विशेषताएं

यदि आपको किसी चीज़ को अस्वीकार करना हो तो यह जानना भी महत्वपूर्ण है कि व्यावसायिक पत्र कैसे लिखा जाए। आख़िरकार, छिपी हुई नकारात्मकता या इनकार पर भी किसी का ध्यान नहीं जाएगा और इसके अप्रिय परिणाम होंगे। इसके बाद स्वयं के प्रति सकारात्मक या कम से कम तटस्थ रवैये पर भरोसा करना संभव नहीं होगा। पत्र लिखते समय आपको भावनाओं के वशीभूत होने की आवश्यकता नहीं है। अपने आप को सीमा के भीतर रखना बेहतर है, भले ही पता करने वाला बहुत परेशान करने वाला हो। अस्वीकृति पत्रों को हमेशा कई बार दोबारा पढ़ा जाना चाहिए, संदेश के लहजे पर विशेष ध्यान देना चाहिए।

संदेश स्पष्ट "नहीं" से शुरू नहीं होना चाहिए, चाहे वह किसी भी रूप में व्यक्त किया गया हो। अन्यथा, प्राप्तकर्ता को यह आभास होगा कि वह रुचिकर नहीं है और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। सबसे पहले, गैर-कल्पित ठोस स्पष्टीकरण देना बेहतर है। जब इनकार के कारणों को संक्षेप में सूचीबद्ध किया जाता है, तो आप आसानी से तथ्य बताने के लिए आगे बढ़ सकते हैं। साथ ही, व्यावसायिक पत्र के शिष्टाचार के अनुसार निम्नलिखित प्रकार के शब्दों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है।

• दुर्भाग्य से, हम आपका अनुरोध पूरा करने में असमर्थ हैं।
• हमें हार्दिक खेद है, लेकिन हमें आपका प्रस्ताव अस्वीकार करना होगा।
• हमें गहरा खेद है, लेकिन निम्नलिखित कारणों से हम आपके अनुरोध को स्वीकार नहीं कर सकते।

आदर्श रूप से, पत्र की शुरुआत में, आपको प्राप्तकर्ता के अनुरोध को संक्षेप में बताना चाहिए। तो वह समझ जाएगा कि वे वास्तव में उसके प्रस्ताव से परिचित हो गए हैं, और निश्चित रूप से वह इसकी सराहना करेगा।

ईमेल लिखने की विशेषताएं

आज, लोगों की रुचि इस बात में बढ़ती जा रही है कि यदि किसी व्यावसायिक पत्र को ई-मेल द्वारा भेजने की आवश्यकता हो तो उसे कैसे लिखा जाता है। ऐसे पत्राचार के लिए, वही सभी नियम लागू होते हैं जिनका पहले उल्लेख किया गया था। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक संदेशों की अपनी विशेषताएं होती हैं।

• लॉगिन ठोस और पर्याप्त होना चाहिए. उदाहरण के लिए, [ईमेल सुरक्षित]एक बुरा विकल्प है [ईमेल सुरक्षित]- अच्छा।

• "विषय" फ़ील्ड को भरना हमेशा महत्वपूर्ण होता है। इससे यह स्पष्ट हो जाएगा कि संदेश किस बारे में होगा. यदि पत्र किसी अजनबी के लिए है तो शीर्षक रोचक होना चाहिए। लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि इसे ज़्यादा न करें। "अभी अनोखा ऑफर", "तत्काल" जैसे विषय केवल अस्वीकृति का कारण बनेंगे। शीर्षक 3-5 शब्दों से बना होना चाहिए, जिसमें संदेश का सार शामिल होना चाहिए।

• यदि पत्राचार किसी अजनबी के साथ किया जाता है, तो सबसे पहले आपको उसे यह बताना होगा कि आपने उसके बारे में कैसे सीखा और कंपनी क्या करती है। ऐसे परिचय के बिना, संदेश को स्पैम माना जा सकता है और तुरंत हटा दिया जा सकता है।

• पाठ में महत्वपूर्ण बिंदुओं को बोल्ड में हाइलाइट करना सबसे अच्छा है। इस मामले में, विभिन्न रंगों का उपयोग करना अस्वीकार्य है।

• व्यावसायिक ईमेल में कैप्स का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए। यहां तक ​​कि उपशीर्षक और विषय का शीर्षक भी ठोस बड़े अक्षरों में नहीं होना चाहिए। डुप्लिकेट विराम चिह्नों के लिए भी यही बात लागू होती है।

• पाठ को पैराग्राफों में विभाजित करना बेहतर है, उनके बीच एक खाली रेखा छोड़ दें।

• संदेश जितना छोटा होगा, वे उतनी ही तेजी से उसका जवाब देंगे।

• हस्ताक्षर आवश्यक है. इसमें आमतौर पर ई-मेल में कई पंक्तियाँ होती हैं, जिनमें प्रेषक का नाम और स्थिति, कंपनी का नाम, फ़ोन नंबर और वेबसाइट का पता शामिल होता है।

• पाठ फ़ाइलें और छवियाँ पत्र के साथ संलग्न की जा सकती हैं। यह बहुत सुविधाजनक है, क्योंकि अतिरिक्त सामग्री, टिप्पणियाँ, स्पष्टीकरण और विस्तृत विवरण सार से ध्यान भटकाते हैं। इसलिए, उन्हें पत्र के पाठ में नहीं, बल्कि संलग्न फाइलों में रखना बेहतर है।

• यदि व्यावसायिक पत्राचार लंबे समय से चल रहा है और मधुर भरोसेमंद संबंध स्थापित हो गया है, तो ईमेल में इमोटिकॉन्स के उपयोग की अनुमति है। वे थोड़ा "पुनर्जीवित" करने और संचार को शांत करने में मदद करेंगे। लेकिन उनका दुरुपयोग नहीं किया जाना चाहिए, और कागजी पत्रों में वे आम तौर पर अस्वीकार्य हैं।

पत्र लिखने के निर्देश

व्यावसायिक पत्र लिखने को कई चरणों में विभाजित किया जा सकता है।

1. सबसे पहले आपको पता निर्दिष्ट करना होगा। ऐसा करने के लिए, फॉर्म के ऊपरी दाएं कोने में, आपको प्राप्तकर्ता के प्रारंभिक अक्षर, उपनाम और स्थिति लिखनी होगी। यदि प्राप्तकर्ता एक संगठन है, तो उसका कानूनी पता दर्शाया जाना चाहिए।

2. प्राप्तकर्ता से अपील. इसे फॉर्म के मध्य में नीचे की ओर रखा जाना चाहिए। यह पहले ही कहा जा चुका है कि किन वाक्यांशों का उपयोग किया जा सकता है। आमतौर पर अपील इस तरह दिखती है: "प्रिय इगोर पेत्रोविच!"

3. प्रयोजन का कथन. नीचे, एक नई पंक्ति में, आपको मुख्य विचार, संपूर्ण बिंदु, अपील के कारणों का उल्लेख करते हुए लिखना होगा। अगर हम बात कर रहे हैंकुछ समस्याओं के बारे में, इसे हल करने के लिए विकल्प पेश करना उचित है। अगर यह सहयोग का प्रस्ताव है तो आपको यह बताना होगा कि यह कैसे होगा. यदि पत्र किसी शिकायत को प्रतिबिंबित करता है, तो विशिष्ट कार्रवाई के लिए पूछना उचित है। एक शब्द में, पाठ के प्राप्तकर्ता को यह समझना चाहिए कि वे उससे वास्तव में क्या चाहते हैं।

4. अंतिम भाग. और अंत में, एक नई पंक्ति से, आपको अंतिम वाक्यांश और हस्ताक्षर सम्मिलित करना होगा।

धन्यवाद पत्र

यह नमूना दिखाता है कि धन्यवाद पत्र कैसा दिख सकता है। हालाँकि, इस उदाहरण में एक दोष है। "फ्लैगशिप कंपनी के लिए" पंक्ति के बजाय, एक अभिवादन वाक्यांश और उन लोगों के नाम डाले जा सकते हैं जिनके लिए पत्र का इरादा था।

एक पूछताछ

यह अनुरोध का एक नमूना व्यावसायिक पत्र है. इसमें कोई कमी नहीं है. आधिकारिक पत्र लिखने के सभी नियमों का पालन किया गया। पाठ से यह स्पष्ट हो जाता है कि कौन सी समस्या उत्पन्न हुई है और इसे हल करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है। संदेश में सभी संपर्क विवरण, एक स्वागत संदेश, एक समापन वाक्यांश और एक हस्ताक्षर भी शामिल है।

इसलिए, प्रकाशन ने प्रदर्शित किया है कि व्यावसायिक साझेदारों के लिए पत्र कैसे लिखें। यह सही ढंग से और सक्षमता से किया जाना चाहिए ताकि बदनामी न हो। आख़िरकार, कंपनी का भविष्य इस पर निर्भर करता है। किसी व्यावसायिक संदेश का समय पर उत्तर देना भी महत्वपूर्ण है। यह पत्र प्राप्त होने के तीन से सात दिनों के भीतर किया जा सकता है।

एक व्यावसायिक पत्र तैयार करना

व्यावसायिक पत्रों का उद्देश्य जो भी हो, वे व्यवसाय में वांछित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए लिखे जाते हैं। संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के पास व्यावसायिक पत्राचार के क्षेत्र में उचित योग्यता नहीं है, अयोग्य दृष्टिकोण के साथ, एक पत्र से कंपनी की प्रतिष्ठा पूरी तरह से खराब होने का जोखिम होता है। लेकिन यदि आप हमारी एजेंसी में पत्र संकलित करने की सेवा का उपयोग करते हैं, तो प्राप्तकर्ता निश्चित रूप से आपके साथ सहयोग करने में रुचि रखेगा।

व्यावसायिक पत्रों का उद्देश्य

व्यावसायिक पत्र कार्य संबंधी मुद्दों और विपणन कार्यों को सुलझाने में अपनी प्रासंगिकता नहीं खोते हैं। लिखित जानकारी सुविधाजनक है क्योंकि विवादास्पद मुद्दों को हल करते समय आप हमेशा इस पर लौट सकते हैं या अपील कर सकते हैं। लिखित पाठ आपको मौखिक संचार की तुलना में विचारों को अधिक संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, कुछ प्राप्तकर्ताओं से केवल व्यावसायिक पत्र भेजकर ही संपर्क किया जा सकता है। और इस अभिभाषक की स्थिति जितनी ऊंची होगी, पाठ को उतना ही अधिक पेशेवर तरीके से लिखा जाना चाहिए। व्यावसायिक पत्रों के प्रकारव्यावसायिक संबंधों का दायरा जितना विविध। व्यावसायिक पत्राचार वाणिज्यिक हो सकता है (किसी सौदे को समाप्त करने की इच्छा, लेन-देन के पक्ष के खिलाफ दावा) और गैर-व्यावसायिक (धन्यवाद, सूचनात्मक, गारंटी पत्र, अनुरोध पत्र, निमंत्रण, अनुस्मारक, आदि) कार्यक्षमता के अनुसार, पहल पत्र और प्रतिक्रिया पत्र को प्रतिष्ठित किया जाता है, साथ ही ऐसे संदेश जिन्हें प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है।

व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें.

व्यावसायिक पत्र की संरचना और पाठ की विशेषताएं

व्यावसायिक पत्रों की एक स्पष्ट संरचना होती है:

परिचय में, पत्र का उद्देश्य और कारण दर्शाया गया है, दस्तावेज़ का एक लिंक दिया गया है जो इस संदेश के लिए शुरुआती बिंदु के रूप में कार्य करता है;

मुख्य भाग मामलों की स्थिति का वर्णन करता है, स्थिति का विश्लेषण और तर्क प्रदान करता है। साक्ष्य की प्रकृति पत्र की दिशा पर निर्भर करती है: उदाहरण के लिए, किसी सम्मेलन में आने के लिए राजी करना, किसी परियोजना में निवेश करना, कोई उत्पाद खरीदना;

निष्कर्ष में, पूर्वगामी के आधार पर एक निष्कर्ष निकाला जाता है: प्रस्ताव, अनुरोध, इनकार, इच्छा, आदि।

पत्र के पाठ से पहले, प्राप्तकर्ता से एक विनम्र अपील हमेशा की जाती है (उदाहरण के लिए, "प्रिय सर्गेई मिखाइलोविच!") और पाठ की शुरुआत या अंत में व्यावसायिक पत्राचार के सिद्धांतों के अनुसार तैयार किया गया एक शिष्टाचार सूत्र भी होता है। विनम्रता के सूत्र आमतौर पर इस तरह शुरू होते हैं: "मैं प्रदान की गई सहायता के लिए अपना आभार व्यक्त करता हूं.../निमंत्रण के लिए आभार.../फलदायी सहयोग की आशा करता हूं..."। ऐसे पत्र लिखते समय एक व्यावसायिक शैली देखी जाती है। इसकी विशेषताएं: संक्षिप्तता, स्पष्टता, अस्पष्टता, शब्दों का उपयोग, तटस्थ स्वर, मानकीकरण।

व्यावसायिक पत्र लिखने में कठिनाइयाँ

प्राप्तकर्ता और आपके मुद्दे पर उसके पास पहले से मौजूद जानकारी से अच्छी तरह अवगत रहें;

रूसी भाषा के नियमों और व्यावसायिक शैली की विशेषताओं का ज्ञान: भाषा सूत्र, मसौदा प्रस्ताव के नियम, आदि;

शब्दावली का सही और उचित उपयोग;

अभिभाषक को संबोधित करने में शुद्धता.

अच्छे व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें.

शब्दकोश, व्यावसायिक पत्र लिखने के नमूने आपको इस कार्य से स्वयं निपटने में मदद कर सकते हैं। लेकिन यदि व्यावसायिक पत्र लिखने की तैयारी के लिए पर्याप्त सक्षम कर्मचारी या समय नहीं है, तो यह सेवा एक पेशेवर एजेंसी द्वारा प्रदान की जा सकती है। कॉमजेंसी संचार एजेंसी के विशेषज्ञ आपको एक लेटरहेड विकसित करने, एक ठोस तर्क के लिए आवश्यक दस्तावेज़ एकत्र करने, एक सक्षम और प्रस्तुत करने योग्य व्यावसायिक पत्र लिखने में मदद करेंगे, जिससे आपके संगठन की छवि में सुधार होगा।

संभवतः, प्रत्येक व्यक्ति ने अपने जीवन में कम से कम एक बार मित्रों, रिश्तेदारों, सहकर्मियों या कार्य साझेदारों को पत्र लिखा। और आपने शायद देखा होगा कि पत्र का प्रत्येक स्वर किसी विशेष स्थिति के लिए उपयुक्त नहीं होता है। इसलिए, उदाहरण के लिए, यदि आप दोस्तों को औपचारिक व्यावसायिक शैली में संदेश भेजते हैं तो उन्हें मज़ा आएगा। और साझेदार, सबसे अधिक संभावना है, संदेश के चंचल स्वर की सराहना नहीं करेंगे। किसी झंझट में न पड़ने के लिए, आपको सही और सक्षम तरीके से पत्र लिखना सीखना चाहिए।

अक्षरों के कुल 3 समूह हैं। उनमें से प्रत्येक की शैली और डिज़ाइन की अपनी बारीकियाँ हैं।

1. व्यक्तिगत पत्र -करीबी लोगों, दोस्तों, प्रेमियों, परिवार के सदस्यों को संबोधित।
2. अर्ध-औपचारिक पत्र.किसी भी जानकारी के लिए अनुरोध करने, सामान प्राप्त करने आदि के बारे में पत्र लिखने की उनकी रोजमर्रा की स्थितियाँ।
3. आधिकारिक पत्र या, अन्यथा, व्यवसाय।ये एक नियम के रूप में, संगठनों के बीच औपचारिक संदेशों का आदान-प्रदान हैं। इस प्रकार में संदेश को निष्पक्षता और स्पष्ट व्याख्या देने के लिए आधिकारिक शैली का उपयोग शामिल है।

व्यक्तिगत पत्र सही ढंग से लिखना कैसे सीखें?

यह बहुत ही सरल कार्य है. रिश्तेदारों और प्रियजनों को पत्र स्वतंत्र शैली में लिखे जाते हैं। सामान्य बोलचाल की भाषा का प्रयोग करें, चुटकुले डालें, दयालु शब्दों का प्रयोग करें - व्यक्तिगत पत्र में सब कुछ संभव है। व्यक्तिगत पत्र लिखना कैसे शुरू करें? व्यक्ति को ऐसे संबोधित करें जैसे कि वह पास में ही हो।

व्यक्तिगत पत्रों की सख्त सीमाएँ नहीं होतीं। जब तक - अंत में हस्ताक्षर करना न भूलें ताकि प्राप्तकर्ता समझ सके कि संदेश किसका है: "प्यार से, माशा", "सम्मानपूर्वक, इवान इवानोविच", "आपकी किटी", आदि। सच है, ई-मेल के माध्यम से एक पत्र भेजते समय, आप हस्ताक्षर नहीं कर सकते हैं या सार्वभौमिक हस्ताक्षर का उपयोग नहीं कर सकते हैं, जो स्वचालित रूप से किसी भी पत्र के अंत में रखा जाएगा।

औपचारिक और अर्ध-औपचारिक पत्र कैसे लिखें?

व्यावसायिक पत्राचार एक बहुत व्यापक विषय है, जिसमें आधिकारिक और अर्ध-आधिकारिक संदेशों की एक पूरी सूची शामिल है। हम सबसे आम विकल्पों का वर्णन करते हैं।

विभिन्न संगठनों को लिखे गए पत्र इस प्रकार संकलित हैं:

• पता आवश्यक है;
• पत्र लिखने की तारीख;
• यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम निश्चित रूप से जानते हैं, तो इस तरह से शुरुआत करना बेहतर है: "प्रिय (पूरा नाम)";
• यदि आप पते वालों का नाम या नाम नहीं जानते हैं, तो आप संपर्क कर सकते हैं: "प्रिय महोदय";
• कोने में दाईं ओर आपको अक्षर संख्या के लिए जगह छोड़नी होगी।

सूचनाएं, अनुरोध, शिकायतें आदि व्यक्तिगत हुए बिना सरल और समझने योग्य शैली में लिखी जाती हैं। सूचना पत्र कैसे लिखें? यदि जानकारी संक्षेप में और बिंदुवार प्रस्तुत की जाए तो बेहतर है। संगठन को पत्र भेजने के बाद आपको उसकी एक प्रति अपने पास रखनी चाहिए।

यदि आप किसी संगठन को पत्र लिखकर इस या उस जानकारी की पुष्टि करने के लिए कह रहे हैं, तो ऊपरी दाएं कोने में अपना रिटर्न पता छोड़ना न भूलें। यह भी सुनिश्चित करें कि तारीख लिखें और पत्र में आपको प्राप्त जानकारी का स्रोत देखें।

धन्यवाद पत्र कैसे लिखें? इस तरह का पत्राचार संगठनों और कर्मचारियों के बीच साझेदारी को मजबूत करने का काम करता है। संदेशों को स्पष्ट रूप से मुख्य विचार को प्रतिबिंबित करना चाहिए, संक्षिप्त होना चाहिए, धारणा के लिए समझने योग्य होना चाहिए। पाठ में यह उल्लेख करना न भूलें कि आप प्राप्तकर्ता को किस बात के लिए धन्यवाद दे रहे हैं।

पत्र के अंत में क्या लिखें?

यदि आप कागज पर कोई व्यावसायिक संदेश लिखते हैं, तो दिनांक, नाम, आद्याक्षर, हस्ताक्षर लिखें। इलेक्ट्रॉनिक संदेशों में, एक सार्वभौमिक हस्ताक्षर का उपयोग अक्सर किया जाता है, जो निम्नलिखित जानकारी को इंगित करता है: "सम्मानपूर्वक, पूरा नाम" और फिर - संपर्क जिसके द्वारा आप उस व्यक्ति से संपर्क कर सकते हैं।