आधिकारिक निमंत्रण। घटना निमंत्रण: पाठ, डिजाइन

व्यापार पत्राचार अक्सर कंपनियों या एक ही कंपनी के विभिन्न कार्यालयों के बीच दिखाई देता है। पत्र में, आप हमेशा आदेश के बारे में जानकारी प्रदान कर सकते हैं, विवरण स्पष्ट कर सकते हैं, बैठक में आमंत्रित कर सकते हैं। इस सामग्री में, हम यह पता लगाएंगे कि कैसे ठीक से व्यवस्था की जाए निमंत्रण पत्र, जिसका एक नमूना आप सामग्री के नीचे शब्द प्रारूप में डाउनलोड कर सकते हैं।

निमंत्रण पत्र- एक आधिकारिक पत्र जो किसी कार्यक्रम, सम्मेलन, बैठक के अवसर पर अभिभाषक को भेजा जाता है। किसी व्यक्ति को साक्षात्कार, बैठक में आमंत्रित करने के लिए निमंत्रण पत्र जारी किया जा सकता है। कई कंपनियां पाठ्य सूचना को स्थानांतरित करने के मौखिक रूप का उपयोग करती हैं, और आमंत्रण पत्र इस रूप में प्रकट होता है अतिरिक्त उपायअभिभाषक पर ध्यान दें।

एक आधिकारिक दस्तावेज के रूप में, निमंत्रण पत्र के कई फायदे हैं, आइए उन सभी पर क्रम से विचार करें।

1. ऐसे पत्र के लिए धन्यवाद, आप अभिभाषक के प्रति सम्मान दिखा सकते हैं।
2. इस तरह के एक पत्र की उपस्थिति इंगित करती है कि प्राप्तकर्ता वास्तव में घटना के लिए आमंत्रित किया गया है और समय पर आना चाहिए।
3. ऐसा पत्र अभिभाषक को भेजा जा सकता है यदि किसी अन्य तरीके से उससे संपर्क करना संभव न हो।
4. निमंत्रण पत्र हमेशा प्राप्तकर्ता की आंखों के सामने होगा, और वह आगामी बैठक के बारे में नहीं भूलेगा, उदाहरण के लिए, यदि उसे वक्ता के रूप में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया गया था आधिकारिक घटना.

आप रूसी डाक या ई-मेल की सेवाओं का उपयोग करके ऐसा निमंत्रण पत्र भेज सकते हैं।

हम आपको नमूना अनुरोध-अनुस्मारक, पुष्टिकरण, अनुरोध डाउनलोड करने की पेशकश भी करते हैं।

इंटरव्यू, मीटिंग या मीटिंग के लिए निमंत्रण पत्र कैसे लिखें?

किसी भी आधिकारिक कार्यक्रम में सक्रिय और निष्क्रिय प्रतिभागी शामिल होते हैं जिन्हें निमंत्रण पत्र भेजकर अग्रिम रूप से आमंत्रित किया जाना चाहिए। इस तरह के एक पत्र के हाथ में होने से, सम्मेलन, सेमिनार, बैठकों या बैठकों में भाग लेने वाले अपने समय की तैयारी और तर्कसंगत रूप से योजना बनाने में सक्षम होंगे।

ऐसा दस्तावेज़ उद्यम के लेटरहेड पर संपर्क विवरण और विवरण के साथ तैयार किया जाता है। पत्र के ऊपरी कोने में, प्राप्तकर्ता का व्यक्तिगत डेटा, यदि आवश्यक हो, तो उद्यम या कंपनी का नाम इंगित किया गया है।

केंद्र में प्राप्तकर्ता के लिए एक अपील लिखी जाती है, फिर पत्र का सार मुक्त शैली में बताया जाता है। उस कार्यक्रम का उल्लेख करना सुनिश्चित करें जिसमें आप प्राप्तकर्ता को आमंत्रित करते हैं। यह एक बैठक या एक साक्षात्कार, एक बैठक या बैठक, एक सम्मेलन या चखना आदि हो सकता है। कार्यक्रम का नाम इंगित करना सुनिश्चित करें और कार्यक्रम, यदि कोई हो, संलग्न करें।

निम्नलिखित घटना की तारीख और सही समय है। घटना का स्थान विस्तार से इंगित किया गया है। पते के अलावा, आपको घर, कार्यालय, फर्श, और यहां तक ​​कि स्थान मानचित्र की सही संख्या निर्दिष्ट करनी होगी, जिस तरीके से आप बैठक बिंदु तक पहुंच सकते हैं। विशेष रूप से कठिन मामलों में, उस भवन की योजना की आवश्यकता होती है जिसमें कंपनी का कार्यालय स्थित है।

संलग्न सामग्री का अध्ययन करने के लिए समय निकालने के लिए, पत्र और उसकी सामग्री के प्रति ध्यान देने के लिए आप अभिभाषक का आभार व्यक्त करते हुए निमंत्रण पत्र को पूरा कर सकते हैं। लेखक पत्र पर हस्ताक्षर करता है, यदि आवश्यक हो तो एक मुहर लगाई जाती है।

इस तरह के निमंत्रण के बाद, अभिभाषक इसका जवाब दे सकता है, घटना में अपनी भागीदारी की पुष्टि कर सकता है या मना कर सकता है, उचित तर्क प्रस्तुत कर सकता है।

आमंत्रण पत्र डाउनलोड करें। नमूना भरना

अनुदेश

इष्टतम उपचार चुनें। यह प्राप्तकर्ता की छवि और उसके साथ आपके संचार के स्तर के अनुरूप होना चाहिए। वर्तमान में, रूसी भाषा अपील "श्री" (संक्षिप्त नाम श्री में), "मैडम" (श्रीमती), "सज्जनों" का उपयोग करती है। आधिकारिक शब्दांकन: "प्रिय श्री ...." हमेशा उपनाम के साथ होता है। आप नाम और बाप के नाम से संबोधित कर सकते हैं, फिर "मिस्टर" फॉर्म छोड़ा गया है। उदाहरण के लिए: "प्रिय प्योत्र सेमेनोविच।"

आधिकारिक आमंत्रण का मुख्य वाक्यांश (या पाठ) तैयार करें। यहां आपको यह निर्दिष्ट करना होगा कि कौन आमंत्रित करता है, क्यों और कहां। शब्दों को सख्त, साहित्यिक, व्याकरणिक और वर्तनी की दृष्टि से सही होना चाहिए। आमतौर पर सहभागी वाक्यांशों के साथ जटिल वाक्य तैयार किए जाते हैं, संस्था और आयोजकों के पूर्ण और आधिकारिक नाम का उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए: "साइबेरियाई राज्य औद्योगिक विश्वविद्यालय आमंत्रित करता है ..."। आमंत्रण भाषण क्लिच का उपयोग करता है:

हम आपको (आपको) आमंत्रित करते हैं / इसमें भाग लेते हैं ...

हमें आपको आमंत्रित करने का सम्मान है ...

हम आपको निमंत्रण भेज रहे हैं...

अनुमति दें / मुझे आपको आमंत्रित करने दें ...

हमें आपको आमंत्रित करते हुए खुशी हो रही है....

आगे इंगित करें कि किस घटना की योजना बनाई गई है, किस उद्देश्य के लिए या क्या समर्पित है। उदाहरण के लिए: "...पुनर्निर्माण के लिए मास्टर प्लान के विकास के परिणामों की प्रस्तुति में भाग लेने के लिए...", "...भोज/उत्सव के अवसर पर...", " ... को समर्पित समारोहों के लिए ..."। निर्दिष्ट करें कि घटना कहाँ, कब और किस समय होगी। यह जानकारी एक अलग वाक्य में भी दी जा सकती है यदि पिछला बहुत बड़ा निकला हो।

यदि आवश्यक हो तो लिखें, जहां निमंत्रण पत्र प्राप्त या खरीदे जाते हैं। और यह भी, यदि यह महत्वपूर्ण है, तो आमंत्रण या भागीदारी की स्वीकृति की पुष्टि करने के लिए अनुरोध करें। "कृपया अपनी सहमति/भागीदारी/अपने आगमन की पुष्टि करें ..." वाक्यांश का उपयोग करें और इंगित करें कि आमंत्रित व्यक्ति के लिए ऐसा करना सबसे अच्छा कैसे है - पत्र द्वारा, फैक्स द्वारा या फोन द्वारा। मानक शब्द "ईमानदारी से ..." के साथ निमंत्रण समाप्त करें, अंतिम नाम, पहला नाम और संभवतः, स्थिति इंगित करें।

कृदंत एक क्रिया रूप है जिसमें क्रिया और विशेषण के गुण होते हैं। आश्रित शब्दों के साथ कृदंत कृदंत बनाता है कारोबार. इसे अक्सर मौखिक विशेषण के साथ भ्रमित किया जा सकता है। सहयोगी की पहचान कैसे करें कारोबारऔर कैसे इसे भाषण के अन्य भागों के साथ भ्रमित न करें?

अनुदेश

सबसे पहले एक्टिव वॉइस में पार्टिसिपल्स को पहचानें। प्रत्यय आपको ऐसा करने में मदद करेंगे, जिनकी मदद से क्रियाओं से भाग बनते हैं: -usch-, -yushch-, -ash-, -yash-। उदाहरण के लिए, चलना, सोचना, झूठ बोलना, धूम्रपान करना। पिछले प्रतिभागियों को बनाने के लिए, प्रत्यय -vsh-, -sh- का उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, सोचा, समाप्त हो गया। निष्क्रिय आवाज़ में प्रतिभागियों के साथ, यह पता लगाना इतना आसान नहीं है, क्योंकि। वे प्रत्यय -em-, -im- (पठनीय, सताए गए), -en(n)-, -n(n)-, -t- (सौंपे गए, हटाए गए, बंद) का उपयोग करके बनते हैं। मौखिक विशेषणों के साथ उन्हें भ्रमित न करें, क्योंकि कृदंत संज्ञा से भी सहमत है, इसमें लिंग, संख्या और मामला है। उदाहरण के लिए, "थका हुआ और थका हुआ, उसे घर ले जाया गया।"

कृदंत की विशिष्ट मौखिक विशेषताओं पर अधिक विस्तार से विचार करें। संस्कार, क्रिया की तरह, परिपूर्ण और अपूर्ण (नहाया हुआ और नहाया हुआ) हो सकता है। यह सक्रिय या निष्क्रिय हो सकता है ("लेखक जिसने पुस्तक लिखी है" और "लेखक द्वारा लिखी गई पुस्तक")। वास्तविक प्रतिभागियों के लिए ट्रांज़िटिविटी को परिभाषित करना संभव है। उदाहरण के लिए, करना एक सकर्मक कृदंत है, और चलना एक अकर्मक कृदंत है। कृदंत में क्रिया की ऐसी विशेषता होती है जैसे कि रिफ्लेक्सिविटी (चलना एक अपरिवर्तनीय कृदंत है, और चलना एक आवर्तक कृदंत है), और वर्तमान और भूत काल में भी हो सकता है ("वह छात्र जिसने कार्य पूरा किया" और "वह छात्र जो कार्य पूरा किया")।

इसलिए, यदि आपके पास भाषण का एक हिस्सा है जो किसी वस्तु के संकेत को दर्शाता है, तो इस चिन्ह की प्रकृति का निर्धारण करें। एक मौखिक विशेषण किसी वस्तु की एक निरंतर विशेषता को दर्शाता है। दूसरी ओर, कृदंत, किसी क्रिया में उसकी भागीदारी से जुड़े किसी वस्तु के अस्थायी संकेत को दर्शाता है। उदाहरण। में लाया गया सख्त निर्देशउसने कभी खुद को ऐसी हरकतों की इजाजत नहीं दी। "सख्त नियमों में लाया गया" - संचारक कारोबार, क्योंकि द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है "उसे सख्त नियमों में लाया गया था।" लड़की अच्छी तरह से शिक्षित, शिक्षित और पढ़ी-लिखी थी। "पला, शिक्षित और अच्छी तरह से पढ़ा" - विशेषण। किसी वस्तु की स्थायी विशेषता निर्दिष्ट करें।

यदि शब्द में प्रत्यय -n- (-nn-) और -en- (-enn-) हैं, तो निर्धारित करें कि यह किस प्रकार की क्रिया से बना है। अगर

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आमंत्रण पत्र है विशेष मामलाअधिसूचना पत्र, जिसका उपयोग किसी कार्यक्रम (प्रदर्शनी, वार्ता, बैठक, सेमिनार, आदि) में आमंत्रित करने के लिए किया जाता है।
यह अलग है कि निमंत्रण पत्र लेटरहेड पर जारी नहीं किया जा सकता है और कलात्मक सजावट हो सकती है: चित्र, गहने, और इसी तरह।

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निमंत्रण पत्र कैसे लिखें

अन्य आधिकारिक पत्रों की तरह, निमंत्रण पत्र में पहले व्यक्ति बहुवचन का उपयोग करने की प्रथा है: "हम आमंत्रित करते हैं", "हम पूछते हैं", आदि। (क्योंकि पत्र का लेखक पूरे संगठन या इकाई की ओर से बोलता है)।
आमतौर पर (लेकिन हमेशा नहीं) एक निमंत्रण पत्र किसी विशिष्ट व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से संबोधित किया जाता है, इसलिए व्यक्तिगत अपील के शब्दों का उपयोग किया जाता है: "प्रिय (वें, वें) ..."।
रूढ़िवादी अभिव्यक्तियों का भी उपयोग किया जाता है:
"हम आपको आमंत्रित करते हैं, हमें आपको आमंत्रित करने, भाग लेने, यात्रा करने आदि का सम्मान है।"
"यदि आप हमें (विशेषज्ञ, अतिथि, आदि) ..., आदि के रूप में आते हैं, तो हम आपके आभारी, आभारी, आभारी होंगे।"

अन्य प्रकार के आधिकारिक पत्रों की तरह, एक निमंत्रण पत्र एक टेम्पलेट के अनुसार तैयार किया जाता है:

[पता]
[फोन, ईमेल, आदि]
प्रिय (वें, वें) देवियों और सज्जनों।

हम आपको [नाम और/या कार्यक्रम का विवरण] में भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं, जो [पता/संस्थान का नाम, आदि] पर होगा।
[घटना का नाम] के आयोजक: [आयोजकों की सूची]।
[घटना का नाम] के प्रस्तुतकर्ता: [प्रस्तुतकर्ताओं की सूची]।
[घटना नाम] के दौरान: [यह किस बारे में है, चर्चा किए गए मुद्दों की सूची, और इसी तरह]।
[कुछ अतिरिक्त जानकारी]

पीछे अतिरिक्त जानकारीओ [ईवेंट का नाम] [टेलीफोन, ईमेल, पता, आदि] से संपर्क करें।

ऐसे और ऐसे कार्यालय के सामान्य निदेशक हस्ताक्षर वी.एम. बटकोविच

निमंत्रण पत्र का अनिवार्य विवरण: संगठन का नाम, संगठन कोड, संगठन के बारे में संदर्भ डेटा, पीएसआरएन, टीआईएन, दिनांक, पंजीकरण संख्या, पता, प्रमुख के हस्ताक्षर, कलाकार के बारे में नोट।

निमंत्रण पत्र का पाठ संक्षिप्त, संक्षिप्त, सही होना चाहिए और विभिन्न व्याख्याओं की अनुमति नहीं देनी चाहिए। भेजने वाले संगठन की एक ही संरचनात्मक इकाई में उनके घनिष्ठ संबंध और स्थान के मामलों को छोड़कर, एक निमंत्रण पत्र केवल एक मुद्दे (घटना, घटना) के लिए समर्पित होना चाहिए। पत्र दो प्रतियों में तैयार किया जाता है (दूसरी प्रति संकलक, भेजने वाली इकाई के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होती है और भेजने वाले संगठन के पास रहती है)।

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कोई भी अनुसूचित घटना जिसमें अनधिकृत व्यक्तियों (कंपनी के कर्मचारियों की नहीं) की उपस्थिति की आवश्यकता होती है, का तात्पर्य आमंत्रण पत्र भेजने से पहले होता है। साथ ही, आमंत्रणों के पाठ पर घटनाओं के बीच अंतर भी प्रदर्शित होते हैं। इस लेख में, हम देखेंगे कि किसी बैठक या वार्ता के लिए आधिकारिक आमंत्रण कैसे दिया जाता है।

इस लेख में, हम देखेंगे:

• निमंत्रण का आधिकारिक पत्र;
• बैठक के लिए निमंत्रण पत्र;
• बातचीत के लिए निमंत्रण पत्र।

निमंत्रण का आधिकारिक पत्र

किसी भी कार्यक्रम का संगठन और तैयारी (जिस पर आगंतुकों की उपस्थिति की योजना बनाई गई है) को निमंत्रण पत्रों के निर्माण और वितरण को ध्यान में रखते हुए किया जाता है। यह उन घटनाओं के लिए विशेष रूप से सच है जिनके लिए मेहमानों की सूची तैयार की जाती है, जिनकी उपस्थिति का स्वागत है।

ऐसे में सिर्फ उन्हें कॉल करना और उन्हें आने वाले इवेंट के बारे में बताना काफी नहीं होगा। यह महत्वपूर्ण है कि आमंत्रित व्यक्ति को घटना के पैमाने के बारे में पता हो और खुद का महत्व. यह इस बात के लिए है कि हम इस बात पर विचार करेंगे कि निमंत्रण पत्र को सही तरीके से कैसे बनाया जाए (एक नमूना नीचे प्रस्तुत किया गया है)।

निमंत्रण पत्र (नमूना)

निमंत्रण का औपचारिक पत्र एक भिन्नता है। इस श्रेणी से संबंधित आमंत्रण के उद्देश्य के आधार पर निर्धारित किया जाता है: सूचित करने के लिए सही लोगइसके आयोजन की आगामी घटना, समय और स्थान के बारे में। यह पत्र इस मायने में अलग है कि इसे प्रत्येक आमंत्रित व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से एक प्रति में भेजा जाता है। सीधे शब्दों में कहें, निमंत्रण का प्रत्येक पत्र वैयक्तिकृत है।

इसके अलावा, इसमें व्यक्तिगत रूप से प्रत्येक आमंत्रित व्यक्ति से संबंधित जानकारी हो सकती है (उदाहरण के लिए, सीट संख्या, पंक्ति, आदि)।

निमंत्रण पत्र के डिजाइन की विशेषताएं अक्षरों के मानक डिजाइन की कमी से जुड़ी हैं। एक नियम के रूप में, निमंत्रण से अधिक है प्रस्तुत करने योग्य उपस्थितिएक साधारण व्यापार पत्र की तुलना में। यह अक्सर डिजाइन करने के लिए प्रयोग किया जाता है अच्छा कागज(एक मानक कार्यालय एक नहीं), विभिन्न सजावटी तत्व और बहुत कुछ। इस मामले में, निमंत्रण सुंदर सुलेख हस्तलेखन में लिखा जा सकता है। सामान्य तौर पर, जैसा कि आप पहले ही समझ चुके हैं, इस पत्र का लगभग कोई भी रंग और रूप हो सकता है।

ध्यान दें कि में इस मामले मेंपंजीकरण के लिए मानक रूपों का बहुत कम उपयोग किया जाता है व्यावसायिक पत्र. हालाँकि, यदि आप किसी व्यावसायिक कार्यक्रम के निमंत्रण का आधिकारिक पत्र लिखना चाहते हैं, तो लेटरहेड का उपयोग करके इसका निष्पादन स्वीकार्य है।

एक विदेशी को निमंत्रण पत्र

विदेशी नागरिकों को निमंत्रण पत्र भेजते समय, आपको इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि हो सकता है कि वे आपके शहर को बिल्कुल भी न जानते हों। इस मामले में महान समाधानसाथ के दस्तावेजों के पत्र के साथ अटैचमेंट होगा, जो स्थल, आपके संगठन आदि के लिए दिशाओं का नक्शा है।

साथ ही इस मामले में, किसी विदेशी को उसके ठहरने की अवधि के लिए होटल में बसाने का ध्यान रखना आवश्यक है। यदि मेजबान पक्ष आवास, उड़ानें, स्थानान्तरण और अन्य सेवाओं के लिए भुगतान करता है, तो आमंत्रण के साथ संलग्न दस्तावेजों में इसका भी उल्लेख किया जाना चाहिए।

एक विदेशी मेहमान को समझना चाहिए कि इस कार्यक्रम में शामिल होना उसके लिए कोई समस्या नहीं होगी, बल्कि एक सुखद यात्रा होगी। इसके अलावा, एक विदेशी अतिथि के आगमन की तैयारी का स्तर संभावित इनकार की संभावना को काफी कम कर देगा।

व्यापार निमंत्रण पत्र (नमूना)

मसौदा तैयार करते समय इसे ध्यान में रखना आवश्यक है राष्ट्रीय विशेषताएं. इस मामले में, आपको निमंत्रण नहीं लिखना चाहिए मातृ भाषाआमंत्रित: इसे लिखने के लिए पर्याप्त होगा अंग्रेजी भाषा. मेरा विश्वास करें, अंग्रेजी में एक आमंत्रण अधिक सृजन करेगा सुखद प्रभावजापानी की तुलना में, लेकिन अधिक त्रुटियों के साथ।

अन्य प्रतिभागियों की तुलना में किसी कार्यक्रम के लिए विदेशियों को निमंत्रण बहुत पहले भेजा जाना चाहिए। विदेशी नागरिकों की उपस्थिति के कार्यक्रमों की योजना बनाते समय, विचार करें कि आवश्यक दस्तावेज (वीजा, छुट्टियां), उड़ानें आदि को पूरा करने में उन्हें कितना समय लगेगा।

बैठक निमंत्रण पत्र

बैठक के निमंत्रण पत्र को सीधे इच्छुक पार्टियों को संबोधित किया जाना चाहिए। में इस पत्रआपको बैठक के विषय, उस पर विचार किए जाने वाले मुद्दों का विस्तार से वर्णन करना चाहिए। आपको बैठक का स्थान और समय भी सूचित करना चाहिए। वहीं, इस तरह का निमंत्रण किसी खास संगठन के प्रमुख को ही भेजा जा सकता है।

यदि आवश्यक हो, तो वह स्वयं अन्य सक्षम कर्मचारियों की उपस्थिति की आवश्यकता पर निर्णय ले सकता है। हालांकि, इस तरह के एक आइटम के लिए प्रतिक्रिया पत्र में अधिसूचना की आवश्यकता होती है ताकि उपस्थित सभी लोगों के बैठने की योजना पहले से बनाई जा सके। टेम्पलेट पढ़ें सरकारी पत्रइसके डिजाइन को देखने के लिए निमंत्रण।

कार्यक्रम का निमंत्रण पत्र (नमूना)

बातचीत के लिए निमंत्रण पत्र

निमंत्रण भेजने के बारे में सोचने से पहले, यह ध्यान में रखना चाहिए कि दो प्रकार हैं: परिचालन और नियोजित। एक परिचालन बैठक (जो एक निश्चित कार्यक्रम के अनुसार आयोजित की जाती है) तैयार करते समय, सचिव को प्रतिभागियों को आमंत्रित करने, उन लोगों के प्रमुख को सूचित करने और अनुपस्थिति के कारणों का पता लगाने से निपटना चाहिए। परिचालन बैठक के दौरान सचिव को स्वागत क्षेत्र में होना चाहिए और कॉल और आगंतुकों को प्राप्त करना चाहिए।

बड़ी संख्या में प्रतिभागियों के साथ एक निर्धारित बैठक (बैठक) आयोजित करते समय, इसके आयोजन से 1.5-2 सप्ताह पहले तैयारी शुरू हो जाती है और इसमें निम्नलिखित चरण शामिल होते हैं:

• बैठक की तिथि, समय और स्थान की नियुक्ति;
• एजेंडा तैयार करना, प्रतिभागियों और वक्ताओं की सूची;
• बैठक शुरू होने से पहले आवश्यक कार्य करना;
• निमंत्रण के पाठ का मसौदा तैयार करना।

एक विशेष प्रकार की बातचीत तथाकथित है " मंथन"। इस तरह का आयोजन तब होता है जब किसी जटिल समस्या को हल करना जरूरी होता है, जिससे कोई रास्ता निकाला जा सके भ्रमित स्थितिएक जिम्मेदार निर्णय लेने के लिए।

वार्ता के लिए आमंत्रण पत्र (नमूना)

प्रतीत होने वाली औपचारिकता के बावजूद, निमंत्रण के साथ काम करना किसी भी आयोजन की तैयारी में महत्वपूर्ण बिंदुओं में से एक है। यह निमंत्रण है जो इस अवसर के नायक का "चेहरा" है और संपूर्ण आगामी कार्यक्रम। मेहमानों को सही तरीके से कैसे आमंत्रित करें और सही निमंत्रण तैयार करते समय किन बातों का ध्यान रखें? हम इस बारे में लेख में बात करेंगे।

आमंत्रण प्राप्त करने के बाद, अतिथि तय करता है कि कार्यक्रम में भाग लेना है या नहीं। यदि प्राप्तकर्ता के निमंत्रण में दिलचस्पी है या यहां तक ​​​​कि साज़िश है, अगर वह इस बारे में उत्सुक हो जाता है कि घटना का कार्यक्रम कैसे जीवन में आएगा, या यदि निमंत्रण को देखते हुए, पेशेवर रूप से और स्वाद के साथ निष्पादित किया गया, तो उसने सोचा कि व्यक्ति किस स्तर का हो सकता है वहाँ, तब आयोजन के आयोजक ने उत्सव की तैयारी के इस कार्य को सफलतापूर्वक पूरा किया!

निमंत्रणों की प्रतिक्रियाओं के अनुसार, यह स्पष्ट हो जाता है कि कितने मेहमानों की अनुमानित संख्या की अपेक्षा की जानी चाहिए। भोज के लिए बैठने की योजना बनाने, जलपान और पेय का ऑर्डर देने, आधिकारिक भाग के दौरान हॉल में बैठने की योजना बनाने, स्थानान्तरण की व्यवस्था करने, होटल के कमरे बुक करने आदि के लिए आपको यह जानने की आवश्यकता है।

आइए निमंत्रण तैयार करने की प्रक्रिया को यथासंभव आदर्श के करीब देखें।

हम निमंत्रण तैयार करने के लिए मेहमानों की सूची बनाते हैं

यह सुनिश्चित करने के लिए कि निमंत्रण तैयार करने, उन्हें भेजने और मेहमानों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने की प्रक्रिया यथासंभव सुचारू रूप से चलती रहे, सावधानीपूर्वक प्रारंभिक कार्य करना आवश्यक है।

इसके लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करना वांछनीय है जो मेहमानों की सूची को स्वतंत्र रूप से नेविगेट करता है। आदर्श रूप से, यदि आयोजन का आयोजक स्वयं ही सब कुछ करता है!

आमंत्रणों की सूची कैसे बनाएं

1. मुखिया के साथ मेहमानों की सूची पर विचार करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कई बार सूची पर वापस जाएं कि कोई भी छूटा नहीं है और किसी भी अतिथि को किसी और की उपस्थिति से असुविधा नहीं होगी।

2. पता करें कि प्रबंधक प्रत्येक अतिथि को निमंत्रण में कैसे संबोधित करने की योजना बना रहा है (कुछ के लिए - नाम से, संरक्षक, दूसरों के लिए - केवल नाम से, और तीसरे के लिए - प्रिय सर / मैडम / श्री / सुश्री / मैडम / महाशय .. आदि...).

3. प्रिंटिंग हाउस में छपाई के लिए नामों की सूची बनाएं।

4. सुनिश्चित करें कि प्रबंधक द्वारा सूचीबद्ध सभी व्यक्तियों को आप जानते हैं और आपके पास उनका संपर्क विवरण है।

5. ईमेल आमंत्रण भेजने के लिए ईमेल पतों की एक सूची संकलित करें।

6. तय करें कि किन मेहमानों को व्यक्तिगत निमंत्रण मिलेगा ईमेलऔर किसे इसे सहायक/सचिव/रिसेप्शनिस्ट के माध्यम से भेजना चाहिए।

7. पाठ लिखें कवर लेटर(उन निमंत्रणों के लिए जो सहायकों, सचिवों या रिसेप्शनिस्टों के ईमेल पर भेजे जाएंगे)। ऐसे पाठ का एक उदाहरण:

8. यह सलाह दी जाती है कि "मुझे एक पत्र प्राप्त होने/पढ़ने पर मुझे सूचित करें" विकल्प का उपयोग करें ताकि संभावित मेहमानों को अनावश्यक कॉल से परेशान न किया जा सके कि क्या उन्हें निमंत्रण मिला है।

9. निमंत्रणों के वितरण के लिए डाक पतों की एक सूची संकलित करें कागज का रूप. अग्रिम में वितरित करें कि उनमें से कौन सा कूरियर सेवा द्वारा वितरित किया जाएगा, और कौन सा व्यक्तिगत रूप से। बाद के मामले में, आपको पास का ध्यान रखना होगा।

10. आमंत्रितों के साथ फीडबैक स्थापित करें, यानी यह तय करें कि आप उनसे उपस्थिति की पुष्टि कैसे प्राप्त करेंगे: मेहमानों से जवाब की प्रतीक्षा करें या निर्णय लेने के लिए उन्हें स्वयं कॉल करना शुरू करें। दूसरे मामले में, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि किस अवधि के बाद संभावित मेहमानों को कॉल करना उचित होगा। तय करें कि यह वास्तव में कौन करेगा, क्योंकि सूची काफी बड़ी हो सकती है, और एक विनम्र लेकिन लगातार बातचीत की जिम्मेदारी और भी बड़ी है।

11. सुनिश्चित करें कि जिन संपर्कों के लिए आमंत्रण में संकेत दिया गया है प्रतिक्रियाप्रासंगिक: मेल "काम कर रहा है", फोन चालू है, कॉल का जवाब दिया जाता है।

12. उन मेहमानों से पूछना सुनिश्चित करें जिन्होंने निमंत्रण स्वीकार कर लिया है, क्या उन्हें अतिरिक्त संगठनात्मक समर्थन की आवश्यकता है: क्या उन्हें उत्सव के शहर में स्थानांतरण या आवास प्रदान करने की आवश्यकता है, क्या बैंक्वेट में उत्पादों के लिए विशेष अनुरोध हैं, संभव को ध्यान में रखते हुए खाद्य एलर्जी या विशिष्ट खाद्य प्रणाली (शाकाहार, उदाहरण), या शायद कुछ और।

13. आमंत्रितों की सूची में तुरंत परिवर्तन करें।

आमंत्रितों की सूची के साथ काम करने का एक उदाहरण तालिका 1-4 में प्रस्तुत किया गया है।

तालिका नंबर एक।वितरण पद्धति द्वारा जनरेट किए गए आमंत्रणों की सूची

तालिका 2।प्रिंटिंग हाउस में छपाई के लिए पतों (नामों) की सूची

टिप्पणी:

सीरियल नंबर डिलीवरी लिस्ट नंबर के अनुरूप हैं।

टेबल तीनआवश्यक संगठनात्मक समर्थन का संकेत देते हुए, आमंत्रण स्वीकार करने वाले अतिथियों की सूची

तालिका 4उन अतिथियों की सूची जिन्होंने आमंत्रणों को अस्वीकार कर दिया

आमंत्रण का पाठ लिखना

आइए निमंत्रण के पाठ के मुख्य तत्वों पर करीब से नज़र डालें।

■ हैंडलिंग।प्रिंटिंग हाउस में मुद्रित आमंत्रितों के नाम के साथ व्यक्तिगत निमंत्रणों को ऑर्डर करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा (उन्हें खाली क्षेत्र में दर्ज करना सबसे अच्छा विकल्प नहीं है)।

अतिथि से अपील सटीक और सही होनी चाहिए - यहां गलतियों की अनुमति नहीं है। विनम्रता और शिष्टाचार के आम तौर पर स्वीकृत सूत्र हैं। उदाहरण के लिए, यदि आमंत्रित व्यक्ति एक अकादमिक डिग्री या डॉक्टर के साथ विदेशी है, तो उसे अंग्रेजी में संबोधित करना शुरू हो जाएगा प्रिय प्रोफेसरया प्रिय डा. यदि आमंत्रित व्यक्ति आधिकारिक सरकारी पद पर है, तो अपील उचित होनी चाहिए: प्रिय मंत्री महोदयया प्रिय श्रीमान राजदूत.

इस तथ्य पर ध्यान देना भी आवश्यक है कि अपील के बाद अल्पविराम पाठ को एक रोजमर्रा का चरित्र देता है या संयमित पर जोर देता है व्यापार स्वर. विस्मयादिबोधक बिंदु घटना के महत्व या गंभीरता को इंगित करता है। ऐसे मामले में जब पते के बाद एक अल्पविराम हो, तो आगे के पाठ को लिखा जाना चाहिए निचला मामला, विस्मयादिबोधक बिंदु के बाद - पूंजीकृत।

ये सभी प्रतीत होने वाले महत्वहीन विवरण निमंत्रण को बहुत ही व्यक्तिगत और सही बनाते हैं। आमंत्रित निश्चित रूप से चौकस और की सराहना करेंगे सम्मानजनक रवैयाइस अवसर के नायक अपने मेहमानों के लिए।

■ घटना का नाम।आमंत्रण में पूर्ण होना चाहिए आधिकारिक नामगतिविधियाँ (कोई संक्षिप्त रूप नहीं)।

■ स्थान, दिनांक, समय।कार्यक्रम की तिथि, समय और स्थान अतिथि के देश में अपनाए गए नियमों के अनुसार दर्शाए गए हैं (यदि आमंत्रण उपयुक्त भाषा में है)। उदाहरण के लिए, एक अमेरिकी आमंत्रित व्यक्ति के लिए, ये विवरण इस प्रकार दिखाई देंगे: दिनांक - 1 मार्च? 2017; इवेंट शुरू होने का समय - शाम 7 बजे; पता - लेनिनग्रैडस्की ए.वी. 40 मास्को।

■ कार्यक्रम का कार्यक्रम।अतिथि को सीधे संबोधित करने के अलावा, घटना का नाम, उसके आयोजन की जगह और तारीख, निमंत्रण में आवश्यक रूप से कार्यक्रम के कार्यक्रम (मुख्य बिंदु) को इंगित करना चाहिए, अधिमानतः प्रत्येक भाग के प्रारंभ समय के संकेत के साथ। कार्यक्रम को विस्तार से या मुख्य विषयगत भागों की सूची के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

एक विस्तृत कार्यक्रम विशेष रूप से शीर्ष स्तर की आधिकारिक यात्राओं के लिए प्रासंगिक है। इस मामले में, इसे एक अलग विवरणिका या कार्ड के रूप में जारी किया जा सकता है (नियोजित वस्तुओं की संख्या के आधार पर (उदाहरण)।

आमंत्रण में कार्यक्रम प्रस्तुत करने का सबसे अच्छा विकल्प निम्न हो सकता है:

घटना के कार्यक्रम के कुछ हिस्सों का पदनाम बहुत संक्षिप्त हो सकता है, उदाहरण के लिए: आधिकारिक भाग के बाद, एक स्वागत समारोह होगा।

प्रारूप भिन्न हो सकता है - यह सब घटना की बारीकियों पर निर्भर करता है। कुंजी यह है कि मेहमानों को उनके लिए स्टोर में क्या है, इसका अंदाजा लगाया जाए ताकि वे अपने समय की योजना बना सकें।

■ आमंत्रितों की संख्या।पाठ में उन व्यक्तियों की संख्या भी दर्शाई जानी चाहिए जिन पर आमंत्रण लागू होता है।

संचलन में आमंत्रितों की संख्या को भी इंगित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, जब दोनों पति-पत्नी को निमंत्रण में इंगित किया जाता है: प्रिय व्लादिमीर पेट्रोविच और ओल्गा सर्गेवनाया माननीय श्री <पॉलिसी धारक का नाम।और सुश्री कोरोलेंको,या श्रीमान राजदूत श्री पेत्रोव और उनकी पत्नी को भोज में आने के लिए कहते हैं।

■ ड्रेस कोड। आमंत्रण में ड्रेस कोड आयोजक के विवेक पर है। अगर वहाँ कुछ आवश्यकताएंमेहमानों के कपड़ों के रंग या स्टाइल के अनुसार, तो यह निमंत्रण पत्र में लिखा होता है। उदाहरण के लिए, शाम की पोशाकमहिलाओं के लिए, पुरुषों के लिए टक्सीडो।

यदि घटना आधिकारिक व्यवसाय है, तो आमंत्रण आमतौर पर ड्रेस कोड के अंतर्राष्ट्रीय नाम को इंगित करता है।

बुनियादी ड्रेस कोड का विवरण

■ कृपया आमंत्रण का उत्तर दें।यदि कार्यक्रम में मेहमानों के लिए बैठने की व्यवस्था है, तो उन लोगों की सही संख्या का पता लगाना आवश्यक है जो उपस्थित हो सकेंगे।

इस क्षण पर आमंत्रित व्यक्ति का ध्यान केंद्रित करने के लिए, आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त नाम निमंत्रण में डाला जाता है RSVP. औपचारिक निमंत्रणों में, RSVP को निचले दाएं कोने में इंगित किया जाता है, कम औपचारिक मामलों में, इन पत्रों को कहीं भी (आमतौर पर अंत में) रखा जा सकता है। कभी-कभी वे किसी विशिष्ट तिथि से पहले प्रतिक्रिया मांगते हैं।

RSVP के अलावा, ऐसे फॉर्मूलेशन हैं जो केवल इनकार करने की स्थिति में ही उत्तर दें या कृपया अपनी भागीदारी की पुष्टि करें, जो काफी आधिकारिक और सही भी हैं।

■ आयोजकों के संपर्क।निमंत्रण में प्रतिक्रिया के लिए कई विकल्पों (ई-मेल और आयोजकों के कम से कम दो फोन नंबर) को इंगित करना महत्वपूर्ण है।

■अतिरिक्त जानकारी।निमंत्रण दूसरे को भी इंगित कर सकता है आवश्यक जानकारीसंगठन की बारीकियों और किसी विशेष कार्यक्रम के संचालन के आधार पर (उदाहरण के लिए, यदि घटना एक ऐतिहासिक हवेली में आयोजित की जाती है, तो स्टिलेट्टो हील्स पहनना प्रतिबंधित हो सकता है)।

■ भोज बैठने की योजना।यदि, आधिकारिक भाग के अलावा, विशेष रूप से बड़े पैमाने पर और के लिए एक भोज या डिनर पार्टी की योजना बनाई गई है पवित्र घटनाएँनिमंत्रण में बैठने की योजना को शामिल करना उचित है जिसमें किसी विशिष्ट अतिथि की मेज और/या सीट का संकेत हो।

आमंत्रण के डिजाइन और प्रारूप का निर्धारण

यह "कपड़े" है जिसके द्वारा निमंत्रण "अभिवादन" किया जाता है।

निमंत्रण का आकार और डिजाइन घटना के उद्देश्य और प्रकृति पर निर्भर करता है।

राजनयिक स्वागत और अंतरराष्ट्रीय मंचों के लिए निमंत्रणदूतावासों और सरकार के सदस्यों द्वारा भेजे गए, सख्ती से जारी किए जाते हैं व्यापार शैलीराज्य के प्रतीक के साथ आधिकारिक रूपों पर।

एक अनौपचारिक स्वागत के लिए निमंत्रण।यहां तक ​​कि अगर घटना आधिकारिक नहीं है, तो आमतौर पर सख्त शैली रखी जाती है।

एक घटना के लिए निमंत्रण, जिसका उद्देश्य जितना संभव हो उतना इकट्ठा करना है अधिक मेहमान , उज्ज्वल और आकर्षक होगा।

व्यक्तिगत आमंत्रण पर, उदाहरण के लिए, शादी, दोनों मोनोग्राम और दिल, साथ ही एक विचारशील पुष्प पृष्ठभूमि, काफी उपयुक्त हैं।

आमंत्रण का प्रारूप निर्धारित करते समय, आप मानक लिफाफों के आकार पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

कागज और प्रिंट की गुणवत्ता के बारे में मत भूलना

उच्च-स्तरीय आयोजनों के लिए आमंत्रणों की गुणवत्ता को बचाने की प्रथा नहीं है। कागज "सही" घनत्व और सुखद बनावट होना चाहिए। यह अस्वीकार्य है कि छपाई की स्याही खराब हो गई है या पाठ खराब पढ़ा जा सकता है।

यह वांछनीय है कि निमंत्रण विशेष डिज़ाइनर लिफाफों में भेजे जाएं जो स्वयं निमंत्रणों की गुणवत्ता से कमतर न हों।

यह न भूलें कि आमंत्रण का पाठ स्वयं आमंत्रण पर नहीं, बल्कि उसके टैब पर मुद्रित किया जा सकता है। एक नियम के रूप में, पतले, लगभग पारदर्शी कागज पर। सुनिश्चित करें कि इसकी स्पष्ट नाजुकता के बावजूद, यह अभी भी यांत्रिक तनाव के लिए पर्याप्त रूप से प्रतिरोधी है।

हम निमंत्रण देते हैं

यदि संभव हो तो, निमंत्रण का कम से कम हिस्सा वितरित किया जाना चाहिए, यदि व्यक्तिगत रूप से नहीं, तो "आपके" लोगों की मदद से - सुरक्षा, ड्राइवर या अवसर के नायक के सहायक।

आमतौर पर, वे विशेष रूप से उच्च-प्रतिष्ठा वाले मेहमानों को अपने दम पर निमंत्रण देते हैं। उदाहरण के लिए, एक साधारण कूरियर के माध्यम से एक उच्च पदस्थ अधिकारी को निमंत्रण भेजना बेहद अजीब होगा।

साथ ही, यह एक बार फिर आपके प्रति सम्मान व्यक्त करेगा।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि निमंत्रण प्राप्तकर्ताओं तक पहुंच गए हैं, आपको प्रत्येक अतिथि को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संदेश भेजकर संदेशों को डुप्लिकेट करने की आवश्यकता है।

आमंत्रणों का जवाब कैसे दें

आमंत्रण का उत्तर कार्यक्रम के प्रारूप और स्वयं आमंत्रण के अनुसार दिया जाता है।

कुछ मामलों में काफी स्वीकार्य। फोन कॉल, दूसरों में, एक ई-मेल पर्याप्त है, और दूसरों में, आप बिल्कुल भी जवाब देने में जल्दबाजी नहीं कर सकते हैं और आमंत्रित पार्टी से संबंधित प्रश्न की प्रतीक्षा कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, उच्च-श्रेणी के व्यक्तियों द्वारा इसे वहन किया जा सकता है)।

हालाँकि, यदि निमंत्रण में RSVP का संक्षिप्त नाम है, तो बस उत्तर देना आवश्यक है, और जितनी जल्दी हो सके।

एक आधिकारिक राजनयिक स्वागत के मामले में, निमंत्रण की स्वीकृति या कार्यक्रम में भाग लेने से इनकार व्यापार प्रोटोकॉल के अनुसार लिखित रूप में होना चाहिए। उदाहरण के लिए:

एम.आई. पेत्रोव के पास मंगलवार, 10 मार्च को 20:00 बजे रात के खाने के लिए श्रीमान राजदूत के दयालु निमंत्रण की प्राप्ति को स्वीकार करने का सम्मान है, जिसे उन्होंने सहर्ष स्वीकार कर लिया।

एम.आई. पेट्रोव, छुट्टी पर जाने के कारण, दुर्भाग्य से, इस वर्ष मंगलवार, 10 मार्च को दोपहर के भोजन के लिए श्रीमान राजदूत के विनम्र निमंत्रण को स्वीकार नहीं कर पाएंगे।

एक निजी व्यक्तिगत कार्यक्रम तैयार करते समय, वे आमतौर पर निमंत्रण के कागजी संस्करण के बिना करते हैं - वे इलेक्ट्रॉनिक लोगों तक सीमित होते हैं। इस मामले में, अतिथि के लिए कार्य पूरी तरह सरल है। आम तौर पर, इलेक्ट्रॉनिक निमंत्रण"स्वीकार करें" या "अस्वीकार करें" शब्द द्वारा एक क्लिक के साथ अपने निर्णय के बारे में ईवेंट के आयोजक को सूचित करने का अवसर प्रदान करें। उत्तर स्वचालित रूप से प्रेषक को भेजा जाता है।

निमंत्रण के साथ काम करना कभी-कभी पहली नज़र में लगने से कहीं अधिक कठिन होता है। हालाँकि, आयोजन की तैयारी के इस भाग के साथ सफलतापूर्वक मुकाबला करने के बाद, आयोजक यह सुनिश्चित कर सकता है कि कार्यों की एक महत्वपूर्ण परत पहले ही पूरी हो चुकी है! आगे अभी भी बहुत काम और परेशानी है, लेकिन यह एक नियमित बात है संगठनात्मक मुद्दे. दर्जनों आमंत्रित अतिथियों के साथ एक साथ बातचीत करने की कठिन प्रक्रिया पहले से ही हमारे पीछे है। बाकी तकनीक का विषय है।

समारोह के आयोजन और आयोजन के बारे में अधिक जानकारी के लिए देखें: ज़ेमचुगोवा एस.ए. पुरस्कार समारोह: आयोजन और संचालन कैसे करें // सचिव-संदर्भ। 2017. नंबर 1. पी. 4-13।